咨询界前辈教你3招,高效解决问题

跟老板汇报工作,他突然说了一句:“你想表达的是什么?”我们会怎么样,当然是赶紧再次陈述自己的意图,但是这句来自老板的灵魂拷问让我们陷入慌乱。

在卫生间上大,突然听到两个人在嘀咕:“不知道刚才老板说的是什么,说了一堆不知所谓。”你也许会憋着气,想要出去揍下属一顿。

是的,明明花了很多时间和经历,却得不到老板的认可;明明自己想说的话已经说完了,下属却听完后没有任何实际行动,反而还在背后给予很低的评价;我们明明做了很多工作,却无法得到理解……

遇到这样的情况是不是让人觉得很无力、很抓狂?很多时候,不是因为我们不勤奋、不努力才无法成功,而是因为我们我们努力的方向不对,我们没办法好好表达自己的想法,向老板清晰地陈述方案、给下属派发任务等等,所以即便做多少,也相当于没做,出现这样的问题很容易让我们在职场中陷入被动。

为什么我们无法向对方表达清楚自己的想法呢,《高效人士的问题解决术:BCG×麦肯锡的高效工作法》表示,这个问题的出现其实往往都包括三个方面原因:

第一,没有好好“整理”对方说的话或发生的现象。这就像速记员在做会议记录时,没有任何思考,直接把会议中所有对话内容一字不漏地记下一样。由于没有做好整理,当然也就无法抓住重点,有的放矢地进行对话磋商。

第二,没有把事情“分解”成容易处理的大小;这主要出现在不能从具体而朴实的角度解决问题,着眼于大事实,容易陷入大而空的思想误区中,由此提出来的解决方案当然也就不接地气,站不住脚。

第三,没有通过“比较”,清楚呈现自己想告诉对方的意思。没有比较就没有更深入的思考,没有进行比较的事实通常都会导致比较片面的论断,只局限于自己的认知,容易钻牛角尖。

这三个原因总的来说,就是思考得不够,自己都没有想清楚如何做,所以没办法说清楚。

所以,在《高效人士的问题解决术》整本书中,核心内容就是教会我们思考以及解决问题的三步骤,它们分别是整理、分解和比较。

这本书的作者是森秀明,日本作家,曾任职多家管理咨询公司,后来自己开了咨询顾问公司,持续支援企业经营者和负责人规划策略,解决业务、组织方面的问题,也积极栽培年轻企业咨询人才。

作者以自己多年咨询顾问经验为基础,将如何思考、回答、解决企业客户丢来的难题,总结成一套一般人也能实践的步骤,帮助更多的人高效解决问题。

说了那么多,我们究竟要怎样通过整理、分解和比较,让思考得更加透彻,表达得更加清晰呢?

01 整理:将事实整理归类

首先,我们要解释一下什么叫事实。

事实主要指的是我们根据目的选出来的法则、案例、信息和数据等。

而把事实一件一件区分开来,正确掌握每一件事实的性质、规模和相关内容,就是我们所说的整理。

打个比方,我们要收拾房间里四处散乱的玩具,就必须按照玩具大小一一放进箱子里,就像面对许多模糊不清的事实一样,要想整理好就必须抓住每一件事实的关键。

我们整理事实的目的在于,能够把不同的事实归类,更好地进行下一步的分析解构。

不过大多数人经常都会犯的错是,把不同的事实混为一谈,当作同一类别,在这样的事实基础上进行思考和沟通极有可能会出问题。因为双方的讨论没有基于同一类事实依据,甚至没也交集,导致说话、开会偏离重点等等。

出现这样问题的原因,往往是因为整理的方法不对。书中建议我们依照差异、时间、类别、脉络的类别对事实进行来整理,更好地区分和分类事实。

02 分解:会用MECE穷尽问题分解

分解就是把大事实划分成小事实。这样说可能会比较拗口,我们举一个简单的例子,比如南方特有的水果荔枝,这是一个大事实,而荔枝涵盖的各类品种比如贵妃红、妃子笑、桂味、鸡嘴荔等等,这些就是大事实分解出来的小事实。

根据某种角度把事实分成几个小类,我们常常会用到的一个方法叫做——金字塔原理。

金字塔结构是芭芭拉·明托提出来的一种被广泛运用的思考、写作、解决问题的工具。还是拿荔枝为例,在它的下一类事实贵妃子笑中,又可以往下分出海南妃子笑和广东妃子笑等。这样从上往下的分类方法,构建出来的金字塔结构,能够满足分解的一项原则,那就是芭芭拉提到的MECE原则——没有遗漏,没有重复。

在解决问题的时候,以芭芭拉·明托提倡的金字塔结构为先设定主张,在主要的主张下面列出一些补充说明的副主张,下面再列出作为依据的事实,排成金字塔形状,是对事实进行有效分解的关键。

03 比较:在同等单位下比较才有意义

比较是把大小一样的信息放在一起比较,也就是比较相同单位的事实。

怎么理解呢?比方说,我们要比较a公司的营业获利和b公司的最终获利,两者由于是不同概念和单位的事实,所以无法得到正确的比较结果,这就要求我们拿来比较的事实,单位必须一样。

又比如说男女吵架,女人说:“你怎么又把臭袜子到处乱扔。”男人说:“一会儿我就拿去洗。”结果一直没有洗,又被女人唠叨:“你总是这样,不知道体恤我的辛苦,一点也不爱我。”

这一通对话,因为吵的点不同,很有可能产生沟通障碍,让关系陷入僵局,让谈判陷入僵局。

所以,我们常常要注意自己对于事实是否已经整理、分解、比较完毕,只有采取以上三个步骤,并形成一定的工作思路,才有可能更好地面对可能要发生的各种问题。

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