写在前面的话,那天自己的文章好像被推荐了,一下子收到好多喜欢,真的很惊喜呢。今天送上2018年的第一篇文啦!
Vlookup函数绝对是在职场中使用频率最高的函数之一,但是大部分的人只会它的基本操作,而且还经常出错,甚至有的人就根本不会,需要匹配东西的时候只能求助公司里的表哥表姐。
所以小奚最近打算写个关于Vlookup的系列文章,今天跟着小奚来看看Vlookup的基础操作吧,零基础教你轻松入门Vlookup函数。
我是目录,目录是我
01 基础查找(精确查找)
■ 应用场景
工作中我们经常会遇到这样的情境,比如:给出了几个销售的名字,需要从总表里面去匹配查找出他们相应的销售额。在数据量很小的时候,当然可以用筛选查找,再找到需要的数据复制粘贴。
但是当数据量很大的时候,就需要用到查找函数了——也就是我们今天的主角Vlookup。什么是Vlookup?怎么使用?
■ 解决方法
写在前面的话,其实Excel函数没有我们想象的难,相反,Excel的帮助文档对函数有非常详细的解释,建议同学们多看看帮助文档,具体方法我已经放在动图里了。
不仅如此,在使用函数时,Excel会对每个参数做引导,小奚偷偷告诉你们我当时学习函数的秘诀就是参考函数引导,也就是上图中我用红色方框框起来的那一坨。(敲黑板!这个方式非常有用。)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
你有没有发现,在输入参数时,对应该输入的参数就会变黑,如果你还是新手,记不住该输入什么参数时可以将这四个参数的英文名对应的意思记住,那么在使用的过程中,只要看到哪个参数变黑就能知道下一步该怎么使用啦。下面我用上图中的例子来解释这四个参数的意思。
公式:=VLOOKUP(H2,B:F,5,)
1)H2 是lookup_value,即要查找的值。
2)B:F(在图中选中的部分)是 table_array,即查找值所在的区域。要注意,在选中区域的时候,必须将lookup_value所在的列作为第一列,如例子中的lookup_value是销售,那么就将销售所在列做为第一列。
3)5 是 col_index_num,即 table_array 中包含返回值的列号。怎么看第几列呢?我在图中有标注,选中区域,拉到我们需要的那一列(本例中是销售总金额),右上角会出现一个RxC的标签,表示第几行第几列,所以C前面的数字就是我们需要的。
4) [range_lookup],这个参数是控制精确查找还是模糊查找的,工作中大部分时候用的是精确查找,一些特殊情况需要用到模糊查找,我会在下面讲到。我们可以看到这项参数的引导带面有方括号[],函数的参数如果带有方括号就是可以省略的意思。在这里给大家讲三种控制精确或者模糊查找的方式,按自己的喜好选择一种使用就行。
第一类(省略)
精确查找:直接省略第4参数,即本例中的:=VLOOKUP(H2,B:F,5,)。
模糊查找:直接省略最后一个逗号和第4参数,如:=VLOOKUP(H2,B:F,5),与精确查找的区别是没有最后一个逗号。这类是小奚自己最喜欢用的,所以可以看到在例子也用的这种。
第二类(0、1控制)
精确查找:第4个参数设置为0,即:=VLOOKUP(H2,B:F,5,0)
模糊查找:第4个参数设置为1,即:=VLOOKUP(H2,B:F,5,1)
第三类(FALSE、TRUE控制)
精确查找:第4个参数设置为FALSE,即:=VLOOKUP(H2,B:F,5,FALSE)
模糊查找:第4个参数设置为TRUE,即:=VLOOKUP(H2,B:F,5,TRUE)
如果记不住第4个参数,可以选择FALSE、TRUE,因为Excel的参数提示里面就是用的FALSE、TRUE,也就是,不需要你记住,写到这个参数的时候,Excel就会提示你该用FALSE还是TRUE。
以上三种控制精确还是模糊查找的方式,只需要选择自己喜欢的一类使用就可以了,不必全记住。
■ 动图演示
02 隐藏返回的错误值(IFERROR)
■ 应用场景
我们在使用VLOOKUP的时候可能会遇到这种情况,函数返回错误值 #N/A或其他 ,假设出现这种错误值并不是由于我们错误使用函数造成的(比如将参数输错等),那么可能就是查找不到我们需要查的值。在这种情况下,这些 #N/A 会给我们的计算带来一些麻烦,怎么把它隐藏呢?
■ 解决方法
隐藏错误值的黄金搭配是IFERROR(Excel2007开始才有的函数,2003版本的同学需要用IF和ISERROR函数嵌套,请自行百度使用方法)
公式:=IFERROR(VLOOKUP(H3,B:F,5,),"")
我们一般将VLOOKUP函数放在第1个参数,第2个参数就可以设置成我们想要错误值显示什么,比如常见的是显示空值"",或者数字0
在使用IFERROR的时候有一点要注意,一定要保证自己的函数没写错,否则可能会出问题。如图。
■ 动图演示
03 VLOOKUP的连续使用
■ 应用场景
有的时候,我们有多列需要匹配但都是对同一条件进行匹配,拿上面的例子来说,我需要匹配出性别,司龄,销售总金额。是否需要写三个函数?
■ 解决方法
公式:=VLOOKUP($H2,$B:$F,COLUMN(C1),)
这里的重点就是将VLOOKUP的第3个参数设置为COLUMN(C1),因为COLUMN()是返回列值,C1是第三列,所以这里的COLUMN(C1)就等同于3 。看起来好像没什么意义,但是COLUMN(C1)会随着往右边拉就变COLUMN(D1)即4,COLUMN(E1)即5 。这也回答了我们上面的问题,不需要写三个函数。
■ 动图演示
■ 应用场景
小奚上面提到的连续使用(用COLUMN())是基于要匹配的顺序和源表的顺序是一致的,那如果需要匹配的字段的顺序不一样怎么办呢?比如我们需要:销售总金额,性别,团队。
■ 解决方法
公式:=VLOOKUP($H2,$B:$F,MATCH(I1,$B$1:$F$1,0),)
这里的重点是MATCH函数,将MATCH函数作为第3参数,可以查找 I1单元格(销售总金额)是从B1到F1的第几列就返回几。在这里,销售总金额是第5列,所以MATCH返回的是5作为VLOOKUP函数的第3个参数。再把公式往右拉就自动匹配出来。
■ 动图演示
【说明】:关于VLOOKUP的连续使用有的同学可能会觉得太难了,如果在平时使用时,需要匹配的列数较少时,其实也完全可以自己手动改变第3参数,如:
VLOOKUP(H3,B:F,3,)
VLOOKUP(H3,B:F,4,)
VLOOKUP(H3,B:F,5,)
但是,假设你需要连续匹配的列特别多,还是建议将我们这里讲的小技巧学起来哟。
可简信我获得本文中的案例表格。
END