如何写一篇技术求助邮件

这个问题涉及的方面比较多,简单理解就是“提问的方式”和“高效沟通交流”。实际生活中很多情况都会用到例如问路,请教问题,公司业务邮件来往等。仅结合个人的理解来说一下。

提问题之前自己是否先尝试去解决问题了。通过网络搜索、设想、尝试,很多问题很容易就可以解决,根本就没必要再发邮件去求助。很多情况下无非就是因为懒,懒得去搜索,懒得去尝试。针对这个问题,我也进行了一些搜索,也获得了很多很有用的帮助。

如果仍然解决不了,再尝试发送邮件求助。在发邮件求助的过程中需要注意的地方:

一、找对人。

先思考一下,将邮件发给最有可能解决你的问题问题的人,尽量少做无用功。比如你去一个陌生的城市旅游期间,需要问路,眼前一个是路边开杂货铺的大爷,一个是背着旅行包走路的小妞,你会问谁?当然你也有可能出于某些“不可描述”的原因会去问那个小妞,但你已经暂时搁置了自己要解决的问题,而去给自己制造更多的问题了。再比如在公司里,你想问问今年领新工装的事宜,你要是发邮件给市场部询问,你觉得对方会不会心里默念一句“SB”?以上两个例子虽然看起来很脑残,但扩展联想一下,我们生活真的很多问题恰恰就是找不到“对”的人而导致浪费了很多时间也没有解决问题。

二、主题简明。

收件人首先看到的就是邮件主题,尽量简短地描述你的邮件的核心内容,让收件人快速了解你发邮件的目的和大致内容。例如“石家庄办事处维修工具申请”、“9月财务报表”、“Android技术求助”。别人不可能整天就在等你的邮件,而且也不可能只收到你一个人的邮件。如果不注意这些很容易被收件人认为是不重要的邮件而被延后处理,影响解决问题的效率。

三、内容清晰。

“让听的人知道你在说什么”,这是个技术活儿。在实际工作中发邮件时要考虑收件人是否理解你在邮件中使用到的某些专业术语、业务词汇等。这就需要你在编辑邮件时更多地为收件人考虑,当然,这不是此问题需要过多考虑的。因为如果你自己搜索尝试过了,而且也找到了“对”的人。那我们就可以默认他能理解你的描述(注意,只是你的文字描述)。

邮件正文虽不像标题那样需要很简短,但也不可以长篇大论,大家工作都很忙的,谁也没功夫欣赏你的文采,尽量抓重点,精简语句,同时把你要说的事情描述清楚,中学语文课学的那些主谓宾,定状补,到了灵活运用的时候了。

描述问题时的重点:

1、出现问题的时机、环境。很多问题具体到不同的环境下,出现的原因也不相同,所以需要将问题的背景介绍一下。

2、描述一下自己搜索到的结果,做过的尝试。大牛之所以牛,是因为他有更多的套路、思路。但是再牛的人遇到“电脑按开机键无反应”时也不会先去拆机箱,而是先检查电源,再一步步地去排查故障。所以将你的尝试和想法列出来后,大牛就无需再尝试你已经做过的尝试,也为你解决问题提高了效率。

四、反馈及感恩。

再牛的人,他也不敢说提供的解决思路一定能解决问题。所以他也很希望在他给出解决思路后收到你的反馈。如果未解决,也可以继续请教其他解决方法;如果解决了,表示一下自己的谢意。也让对方感到一丝欣慰。

五、做记录。

为什么又是做记录?相信我,在你提问后,大牛已经将你踢出的问题和解决思路都记下来了。这就是大牛之所以牛的地方。也许你看不到,那是因为在你提出的问题方面你需要记录的还很多,而大牛已经记录了很多,新遇到的问题结合自己已掌握的知识很容易就刻在脑子里了。

以上就是我对此问题的一些想法,不足之处请多指点。欢迎大家多交流,共同进步。

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