电子邮件是职场中经常需要用到的沟通工具，也许有人会说，有了电话和微信这些即时通讯工具，干嘛还要用邮件呢？确实，相对于电话和微信，电子邮件的效率并不高，而且还相对封闭。
但即使如此，电子邮件依然有其他沟通工具无法替代的地方，更重要的是，其实电子邮件还是一个“多面手”，如果能搭配其他沟通方式，那么就能产生1+1>2的效果。
一、电子邮件的适用场合及与其它沟通工具的搭配方式
比如说，电话搭配电子邮件。打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方及时交流，，但通话中如果涉及到重要信息，比如面试通知、合同签订前的确认等，那么最好用电子邮件阐明细节。
再比如，微信配合电子邮件。当事件还未确定，我们可以用微信进行沟通，再配合电子邮件做后续跟进。
还有会议配合电子邮件。我们可以通过面对面沟通高效讨论问题，并使用电子邮件将会以纪要发送给参会者。
所以说，尽管电子邮件沟通并不如微信电话等沟通及时，但如果我们能根据接收方的习惯和需求综合使用多种方式来实现沟通目的，那么电子邮件将能够在工作中发挥出巨大的作用。
因此我们也得出，电子邮件适用的沟通场景主要有，一、沟通必要信息；二、确认沟通结果；三是面向多人传递信息。
下面就电子邮件适用的沟通场景及注意事项展开来介绍：
（一）电子邮件适用的沟通场景
1.沟通必要信息：例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息分享。
2.确认沟通结果
需要保存结果、档案、证据、附件，或是发送会议纪要给相关参会人员时，可发送邮件。
约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时，可发送邮件。
需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。
3.面向多人传递信息：如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。
明确了电子邮件的使用场景之后，如何组织邮件内容呢 ？
二、电子邮件内容写作
有三个步骤。一是用受众思维；二是把信息组织成有逻辑树；三是将逻辑树写成具体的文字。
举个例子。在《杜拉拉升职记》中，杜拉拉作为行政助理需要负责CEO来华之前公司的的装修任务，但杜拉拉此前并无相关经验，于是她选择像有这方面经验的王经理请教，为了显得正式有诚意，杜拉拉打算先写一封邮件请教，后续再通过电话咨询。
为了节约对方的时间，杜拉拉认为电子邮件内容要简介明了。同时，作为求助邮件，语气也要表现得谦逊一点。
接下来，杜拉拉开始思考，邮件内容到底应该怎么写，她列出了以下表格。
之后，杜拉拉再将自己的要写的内容，用逻辑树的方式整理出来。
最后，她再将逻辑树整理成文字。
这就是一份得体的职场商务邮件的写作过程。现在你学会了吗？
（文中图片来源于熊猫小课）
