我写这个小文章不是说明我写材料水平很高，相反，说明也不高需要提升的地方更多。我前几年经历过一些天天写材料的岁月，沉淀了一些对材料的体会，不能叫经验。而身边大部分同事是没有机会经历天天写材料这个职业过程的，但材料本身又对工作推进、沟通交流、汇报、思路整理很重要，而且写材料也是一种工作思维、目标思维的体现，所以还是简单整理一下，尽量帮助一些新人少走点弯路。
先申明两点毒鸡汤：1、无论你材料写的多好，总是距离领导的要求有一定差距，只是大小的问题（在领导面前总是有差距原则）；2、能不用写材料把事情汇报清楚的，就尽量不要写材料，这个活确实累。（貌似这样的事情很少）
一、为什么写材料这个事情挺重要的？
1、用在沟通交流。会议纪要、电子邮件、即时消息等
2、用于汇报。PPT汇报材料、项目请示等
3、用于工作推动。项目周报、技术方案
4、整理思路。个人周报、总结计划等
二、怎么写？
1、总体要求
传统的方法论。按照目标-》读者-》头脑风暴-》组织-》初稿-》修改。总是循序渐进，真的适合新手。
新的方法论。从上面任何步骤开始，但保证每个步骤至少走一便。
一些要求：1、注意套路 ；2、条理清楚，准确；3、详略得当。
1、逻辑清晰； 2、层次分明； 3、重点突出
1、角度； 2、高度； 3、尺度
总的核心要求：想不透的工作肯定写不透。就好像做不好设计，你的程序也照样写不好一样。写的大部分东西都是给别人看的，写清楚就是核心要求。书写一次，可以供别人阅读多次。
2、写材料的准备
1）明确你的目标
你的真正目标是什么？通报进度、展示成绩、控制风险、请示汇报、总结计划、申请项目？搞清楚自己想要达到什么目的很重要。
不要让感情影响你的表达，进而影响你的目标。反应困难是达成事情的表达手段，不是目的。
随时思考，看看是否跑偏？电梯测试能够通过？
2）了解你的读者
他们是什么样的人？他们希望看到什么？他们需要你做什么？
发给公司领导的内容，发给部门领导的内容，发给外单位，发给分公司的内容重点不同。
要从读者角度思考
两个关键信息：信息量（要有足够的有效信息，让读者行动起来）、态度（了解读者潜在的态度）。
你给读者了哪些信息，他们掌握了多少？如果需要做出决定、行动，给读者的信息够不够？
3）头脑风暴
想出的点子越多越好
不要审查，不要评论
接受不同寻常的想法
合并改进你的点子
试着关掉批评的声音
3、写材料的步骤
4）按照金字塔原理来组织文章，一定要掌握一些金字塔原理的东西，但是不要硬套
先列个提纲，提纲取决于材料类型和我们的目标
循序渐进式
时间顺序（过去经验，目前问题，未来计划）
重要程度（重点项目、其它项目）
列提纲是个好习惯，列提纲-》组织头脑风暴
一定要条理清楚。
可以列反向提纲，先有初稿再修改提纲。
5）写初稿
写初稿需要你平静下来，第一次将所有东西写出来的过程
至少应该有个提纲或者头脑风暴的东西，再动手写
如果没有提纲或者头脑风暴，就已经开始写初稿了，不要停下来，直到写不下去，质疑自己为止。
写不下去，要反过来思考前四个步骤是不是自己没做好
4、修改
6）所谓的写材料，基本上等同于改材料，不要畏惧修改，修改的越多读者越多越深刻
a、具体修改
至少快速的审校一遍，从目标、读者、组织到校对、错别字、重要信息（数字、时间、人物）
想写的东西表达清楚了么？表达的意愿清晰吗？
对读者的称谓合适么？
给的信息充足么？是否读者需要的信息，对读者做出行动决定有帮助么？
信息完整准确么？有没有漏掉重要的信息
排序有没有逻辑，内容是否重点突出？
有没有拼写错误、标点错误、语法错误？不通顺的地方。
b、分批修改
重要的文件需要分批修改，先过大的逻辑，再过小的模块，最后修改语法语句
重要材料（大材料）不要想一次解决所有问题
c、寻求帮助
重要的材料需要交叉检查，可以大幅提升工作质量
告诉别人重点修改哪些东西
重要材料要组织小型会议集中起来专门过至少一遍材料
d、休息后再修改，而不是修改后休息
如时间足够，注意让自己休息之后重新修改。会看到更多的问题。
5、注意事项
a、把转盘转起来
基本上所有的系统化写作技巧都是理想化的，与残酷的现实相比，还是不够用的。
但这个转盘转的次数越多，写作流程就越能根植到你日常的工作中。你会更关注目的和读者，内容也更加清晰，会下意识的考虑提纲。初稿、修改的技能会提升。
找到自己经常用适合自己的最好技巧，比书上的大部分方法要更有效。
小部分没有写好，确确实实不能埋怨自己。想透、理解透、站到领导的角度都需要时间。
b、修改、修改、修改
能不能更精简？哪些废话可以删除
有没有把所有的东西包括进来？如果信息不够完整和清晰，修改直到清晰。
够不够有礼貌，态度、语气是否合适？
能不能通过电梯测试和刊登测试？
仔细校对了么？偶尔的错误可以理解，但是大段的语法错误，无主语，无宾语，一逗到底是不合适的。
c、养成好习惯
有时候领导会通过材料，通过沟通去衡量一个人，关注交流的清晰和准确可以帮助你。
养成检查和修改电子文稿的习惯
三、一些经验
1、最小墨水比
百度上有“最大化信息墨水比”：要最大限度地传达数据背后的信息，就要提高信息墨水比。通俗点说，就是一个图表的信息墨水比等于这个图表中能够有效传达要表达的信息的载体元素与这个图表的一切元素的比值。我们需要传递最大化的信息或者对于相同的信息要求“最小的墨水”。我一般简称为“最小墨水比”。
2、关注变化
关注每一处数字（同环比、图表、变化、累计到达、净增、新增、ARPU、异常点、先进落后）
关注每一处时间（启动，里程碑，完成）
关注每次的变化，本次和上次材料的变化在哪里？项目升级升什么地方，上线前后变化，有资源/没资源的变化
关注风险（达不到怎么办？完不成如何？）
3、套路、内容、语法、格式尽量一致性
一定要注意套路，有模板一定要参考，创造模板要在类似的材料之上。
注意内容的前后呼应，比如总分总，多问几个为什么，能解决到什么程度。
注意语法以及格式，不要一逗到底
注意领域名词的一致性，比如系统、模块、功能、平台、升级、优化、提升等。
4、关注因果缘由
帮别人修改PPT(尽量让新手看懂原则）、质疑、还是质疑，从常识开始质疑
注意内容的因果缘由，项目申请中背景缘由可能要比技术方案重要。
项目拖拉延迟的果往往都是有“因”造成的。这个因在通报中有无体现？
有异常有矛盾就有“结果”，不要只管挖坑，不管埋。只告诉老板这样不行，不说建议方案。
5、花一些“美学”的心思
要花一些心思在怎么更好的展现材料
四个原则（亲密性/对比/对齐/重复）---秋叶ppt微博上有
奥卡姆剃刀原则。能简单最好简单，有简单的办法，不要搞复杂了。简洁能讲清楚就是“美”，文不如表，表不如图。
千万不要把心思花在模板和动画上
三不原则：不超过3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果
总结
一、没有银弹。每一次材料都很难写，大部分的材料不可能留给足够的时间，没有捷径可以走。
二、走向专业。不能因为你是程序员或者其它岗位就要求可以在沟通表达方面不专业不理性！
很多内容参考该书，但此书不值得买，太多内容用不上。
