工作原则12:诊断问题,探究根源

军歌应唱大刀环,誓灭胡奴出玉关。

直接沙场为国死,何须马革裹尸还。

《出塞》清 徐锡麟


在发现不容忍问题之后,其目标是剖析根源,从逻辑上,根本上指的就是:具体到人,以及人所设计的设计过程的规律性。

在探究根源中,最常犯的错误就是把遇到的问题当成一时的差错,而没有进行诊断及改进。同时应对措施不是针对问题的根源,差错频频发生。所以根源的寻找,显示出了其有效性的核心问题。那就是如何找到根源问题。

最常犯的第二个错误是诊断时不提及个人姓名。机器的设计,运行都是在人的干预下进行的。因此不探究到人,就得不到根本。而同理,人其实是最复杂的,最多变的,人只有合适的场景,而没有完美的人。

第三个最常见的错误未能把这次诊断中吸取的教训与之前的教训联系起来。孤立的看一件事情,本身的意义没有设想的那么大。就好像一个人,你没有你想的那么重要。

用简单问题的方式,简单的聚焦在人(以及人设计的结果)上, 持续的执行保持与当前现状相吻合,并得出可执行的诊断结果。这个过程中,深挖的技巧的使用,可以满足达到目标,同时可以实现良好的人际关系。

1 为了做好诊断,要先问以下问题:

     1. 结果是好是坏?

     2. 谁对结果负责?

     3. 如果结果不好,是因为责任人能力不够还是机器设计有问题?

        在此阶段,经常会陷于对程序细节的过度梳理,而忘记了要在机器层面(即谁负责做什么)去考虑问题。

        关于机器本应如何运作,你头脑中的蓝图可能涉及两个步骤:哈里本应做到(1)及时完成任务,或者(2)若无法完成则向上提交。因此,你所要做的就是明确这两个步骤:(1)他及时完成任务了吗?是或否;答案如果为否,(2)他向上提交了吗?是或否。

就应该这么简单。简单化的处理,更能找对方向,找对人。

        不要过分关注罕见的事例或微不足道的问题——事无尽善、人无完人——但你不要忽视导致机器出现系统性问题的线索。

    a.问自己:“还有人能以别的方式完成这个工作吗?

        避免那种负面视角观察后的抱怨,把问题引导到正确的思考方向上。是未来不再出现类似的问题。

    b.找出五步流程中的哪一步出了问题。

    c.找出哪些原则被违反了。

        考虑哪些原则存在问题,或者是适用于解决类似问题,从原则上找到方法比简单的解决后果更加有意义。

    d.避免“事后诸葛亮”。

        每个决策都有利有弊,你不能不考虑当时情境就对过去的决定妄加判断。

        你要问自己:“在那种情境下,具备一定素质的人会了解什么和做什么?

    e.不要把某人所处环境的优劣与其应对方法的优劣混为一谈。

        正是这些糟糕的环境激发了长期的成功,要认识到这些不利情景对促使我们不断改进创新是不可或缺的。

    f.要认识到这样的事实,别人不知道怎么做,并不意味着你就能知道怎么做。

        挑毛病一回事,给出意见和解决方案是另一回事。

        在检测某个人是否善于解决问题时,要看:(1)他能够逻辑清晰地表达出如何处理相关问题;(2)他曾经在过去成功解决过类似问题。

    g.问题的根源不是一次行动而是一个原因。

        多数问题的根源可以追究到行事具有特定规律的具体的人身上。你必须准确诊断一个人的错误,如同准确诊断机器某个部件的故障一样。

    h.为了分清楚哪些是人手不足的问题,哪些是能力不够的问题,要考虑如果在特定岗位上人手充足会把工作做得如何。

    i.要记住管理者通常出于以下5个原因之一(或更多)而失败或未能达成目标。

        1. 他们离问题太远。

        2. 他们在辨别低素质、低质量方面能力欠缺。

        3. 他们已经感受不到问题的严重性,因为他们对问题已经习惯了。

        4. 他们对工作太自负(或自我意识过强),不愿意承认解决不了自己的问题。

        5. 他们对承认失败的不利后果感到害怕。

2 通过持续诊断来保持综合判断的与时俱进

        如果你在严重负面情况发生时不做深入分析,你就无法了解其属于什么性质的症状,随时间发生了什么样的变化——是有所改善了,还是更加严重了。

3 诊断应当有成果

        诊断结果应形成对问题根源的理论解释,并明确还应搜集哪些信息来发现更多的线索。最好是能直接形成解决问题的计划或设计方案。

    a.如果让同样的人做同样的事,会产生同样的结果。

4 使用如下的“深挖”技巧,对出现问题的部门或下级部门形成一个基于80/20法则的印象

        深挖是指深入了解一个部门或领域的问题根源,进而制订计划使其改进。

        目的是要揭示造成80%不良后果的20%左右的问题。

        第一步:列举问题。快速列出核心问题。要很具体,因为这是有效找出解决方案的唯一方式。

        第二步:找出问题的根源。很多问题都是由以下两个原因之一造成的:(1)不清楚谁是责任人;(2)责任人没有很好地履行职责。

        第三步:制订计划。计划不一定要征得每个人的同意,但责任人和其他关键员工必须对计划达成共识。

        第四步:执行计划。以公开透明的方式跟踪计划的进展。要让员工对成功、及时完成任务负有责任,并予以公开。可根据现实需要对计划做必要的调整。

5 诊断是实现进步和建立良好人际关系的基础

        如果你和同事秉持开放心态进行高质量的互动,你们不仅会找到更好的解决方案,还会更好地了解对方。这对你来说是了解员工、帮助其成长的机会,反过来他们也了解你、帮助你成长。


日安卡,回忆起了一次交通广播的一期节目:成功的痛苦。很多人反馈了从朝九晚五的枯燥,到自己创业的艰辛和痛苦,还有对双休日的怀念。

其中印象最深的一句话是:如果你不能从习惯上战胜自己,那就不要去创业,例如减肥,健身。

对应今日的语句,方才明白其中的深意,习惯性的决心,是成功的必要因素。加油!

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