日常工作有好多需要向领导和同事汇报的时候,最近在组长的指导下,我也总结出一些汇报的要点。
我的岗位是数据挖掘工程师,日常的汇报以数据报告或一些技术方法论为主,今天主要讲的就是这一类技术型汇报的注意事项。
技术型汇报最重要的是什么?
两个字,逻辑。
首先,汇报的材料要严格按照逻辑组织起来。技术型报告不需要多么引人入胜,不必讲故事,但是一定要追求逻辑的清晰,让听众能够跟上你的思路。因此,结构不必过于复杂,常见的总分、分总、提出问题-解决问题、论点-论据、按照重要性/时间排序等等,基本上可以覆盖日常需求。
准备汇报材料的时候大多数人都能使用清晰的逻辑框架,这一点不难做到,难点在于,在汇报的时候,如何让逻辑发挥作用,从而让观众真正听懂汇报内容。要保证汇报中的逻辑性,需要注意以下几个方面:
第一,做好上下文承接。
要把逻辑的脉络明确说出来。比如,汇报内容包含三个并列的模块,那么就要强调这种并列关系,常见的句式如“今天的这个主题包含三个部分,分别是***,我将分别进行介绍,首先是***,然后是***,最后是***”。再比如,汇报的内容是从简到繁,逐步细化,那么就要强调这种先后次序的关系,可以这样进行过渡:“刚刚介绍了***框架,从**维度进一步分析,可以得出***结论”。
这些表述是十分必要的,可以帮助听众将听到的信息结构化,从而有助于对内容的理解和记忆。
第二,强调重点。
刚刚讲了如何做好上下文的承接,那么具体在介绍某一个模块的时候(比如一页ppt)如何才能最大限度让听众理解并接受呢?答案就是要强调重点。
重点可以是一个重要的结论,也可以是一个对听众信息增益最大的一点(即对听众最有价值的点)。
重点需要在最开始进行强调,因为这个时候听众的注意力是最集中的,后面的阐述都应围绕重点展开,务必足够聚焦,让听众真正get到你的重点。
具体如何强调呢?有很多小技巧,比如一些关键词”注意“等,配合肢体语言,和恰当的重读、停顿,都可以起到强调的作用。
第三,与听众沟通。
做到了逻辑的连贯和重点突出之后,还有很关键的一点,就是要时刻注意与听众进行眼神交流,注意对方的反应,及时收集反馈。这样做最主要的目的还是让对方跟得上,尤其在最开始的阶段,如果这个时候失去了听众的注意力,那么整个汇报就失去了意义。
以上,就是我目前体会到的技术型汇报的要点,你有什么经验吗?欢迎在评论区给我补充~
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