五连老铁—5274-阿香(Abby269809943)
你是否有如下的现象?
1.早上精神满满上班，规划好一切工作，不断被打断思路，忙碌一整天还不知道自己在忙什么?
2.到下班了好有好多重要的事未完成 被迫加班?
3.工作不断被他人，又无法摆脱?
如果你出现过 ，并持续经历着，那么你办公时间管理，有必要整理一下。如下几招，是我总结过去惨痛教训，分享给大家
第一招，浏览及按重要紧急划分工作
所谓一年之计在于春，一日之计在于晨。每天上班第一件事甚至是浏览所有待办事情，按重要，紧急情况排序。按四项类别划分，如下图:
分类后，紧急重要程度一目了然。重要又紧急的事情，是需马上完成的。同时，为避免别人催促，紧急不重要的事情，应该放入第二类。第三类，重要不紧急的事，做好计划后，应由方向地完成。最后一类，不重要又不紧急的事情，可安放待办事情。我们工作时，特别在忙碌状态下，大脑容易凌乱，往往会拿起一些较容易又可以快速完成的事情去做。其实这是个误区，大脑也会偷懒，经常会选择容易的事情，这样琐碎又简单的事情做得越多，大脑会“误以为”做了很多事情，产生愉悦感。往往这类简单琐碎的工作，是不紧急又不重要的事。因此有必要浏览及分类工作。这样的好处，除了有意识地知道重点工作，记录避免浪费脑力去记忆，最重要的是，预先知道所有的工作，有部分工作是需要旁人协助，如取到同事的信息，也可提前通知，有所准备，避免等待及因缺少信息，工作被推后等现象。
第二招，把工作放入对应的时间表
很多人都喜欢针对工作内容，评估大概的完成时间，如做工作汇总要花1小时，然后开始工作。但这样安排容易在工作过程中分散精神，也难达到催促工作的效果。如何优化?只需两步，预估工作完成所需时间，把任务放入时间表内。如工作汇总，需要1小时，安排在早上9点到10点。这样精确的时间段，而且有截止时间，就会忍不住加快速度工作，一旦有分散注意力，就会警惕自己，专心继续下去。在早上10点前，大部分人都未正式进入工作状态，所以为避免有打扰，浏览排序工作，以及第一第二重要紧急工作，应该在10点前完成，至少是尽最快速度完成。同时，把事情放入多应的时间表，时间单位越小越精确，避免时间观念模糊，对加紧处理工作有提醒作用。
第三招，不同种类的工作，轮流处理。
办公时间太长，或者遇到烦心事，不知道如何处理时，会忍不住拿起手边的手机，刷微信，看小说等放松心情。可手机一拿起来，沉浸在愉悦的玩乐中，十几分钟又过去了。这类现象的主要原因是大脑疲劳，导致厌倦工作内容。可以参考如下办法，交替处理工作，像我们读书时期，语文数学，文科理科是交替轮流上课的。至少不会出现一整天都是语文课，明天一整天是数学课。我们工作的安排 也可参照交替处理。如安排半小时处理订单，半小时工作汇总，再花几分钟寄快递。这样大脑得到短暂的休息，处理不同的内容，也能保持专注力，自然就不会想玩手机了。
第四招，处理障碍要等待
如今微信，QQ，电话等办公交流方式，极大地缩短工作处理等待时间，可也带来不少弊端。各种各样的的消息跳出来，咨询，投诉等问题应接不暇。随便一条消息都有可能是一个任务，对于处理这种信息，很多人都苦不堪言，看得眼花缭乱，而且一旦对某个信息回复，接下来仍有一番对话，你得来回切换对话框，手忙脚乱处理每个对话。甚至在办公室里，不可能独自处理事情，总会有人走来咨询某些信息，打断你的思路，甚至会让你优先处理他的事情。时间在你处理各种信息中，不知不觉失去了。如何避免这类问题?最佳处理办法是，让这些阻碍等。
对于各类信息，无关的就取消提醒。若是直接联系你，就需定期回复，比如是每隔一小时回复处理，一般有紧急的事，都会电话联系，如果用邮件或QQ微信咨询，都会有耐心等待回复的。这样可避免消息轰炸。如果遇上现场咨询信息，看解决方案。不是每个问题都应该由你回复，有可能别人觉得与你有关，最重要的是，让咨询你的人，能够自主找到解决问题的途径，所谓授人以鱼，不如授人以渔就是这道理。最后，某类非常紧急，又务必只能由你处理的事情，可以先记录正在工作的事项进度，再处理这些突发事件，避免重新处理当前任务时 出现思路中断的问题。
没有任何工作是一帆风顺称心如意的，唯有不断修正，懂得利用办公时间，提高工作效率，才是最根本的。
