SAP FI 系列 (015) - 手工录入会计凭证

SAP 需要手工录入的凭证很少，主要是零星费用、收款付款等操作。随着越来越多企业实施了银企直连、财务共享平台等，费用类和收款付款类凭证也逐渐演变成集成的方式生成。

本篇主要介绍手工录入凭证的一些要点和技巧。

两种风格的录入界面

SAP 提供两种凭证录入的界面，一种是以 FB50 为代表的界面：

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SAP 将这种界面称为为 Enjoy Screen。但由于 SAP 有 posting key 的概念，FB50 只能录入总账科目的凭证，如果有涉及客户/供应商的会计凭证，需要用到 FB60/FB70 等事务码。对于个人来说，如果能习惯 SAP 老式的录入界面，可能会觉得传统界面更加得心应手一些。

第二种风格界面就是以 F-02 为代表的传统界面，一般传统的都被称为 Classical。这种界面先录入 document header，然后录入第一行，然后再录入第二行，一行行录入，可以在 Overview 界面和行项目 (Line item) 界面进行切换。

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会计凭证的构成

会计凭证由凭证抬头 (Document Header) 和行项目 (Line Items) 构成。在 Document header 中，有如下重要字段：

凭证类型 (Document type): 代表不同的业务类型，比如 AF 表示固定资产折旧。不同凭证类型有不同的编号范围。
凭证日期 (Document Date): 代表原始单据的日期
过账日期 (Postind Date): 表示凭证录入 SAP 的日期，会计期间基于过账日期。在凭证录入界面中，该字段默认为当天
货币 (Currency): 业务发生的币别，如果为外币，系统根据 OB08 设置的 M 类型的汇率计算出本位币的金额
参考号 (Reference): 该字段可以输入原始单据的日期

行项目包括非常多的字段，这里列举比较重要的几个字段：

分配 (Assignment no.) : 该字段用于备注或分析目的，可以手工输入或者根据会计科目主数据的 Sort Key 字段设置推导出该字段的值
Account assignment object: 对于启用了成本要素的会计科目，在录入的时候如果没有输入成本中心、内部订单、获利能力段 (Profitability segment）等，系统提示如下错误：

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编辑选项

在 SAP 的凭证录入界面中，都有一个编辑选项 (Editing Options) 按钮，可以对会计凭证的录入字段进行一些设置，从而方便录入工作。编辑选项在不同的录入界面下，设置的字段并不完全相同。

编辑选项也可以通过事务码 FB00 进行设置，在 SAP 中菜单的位置如下：

Accounting 
    → Financial Accounting 
    → General Ledger 
    → Environment 
    → User Parameters

这些选项一般描述都比较清晰，根据需要进行设置。比如在 FB50 界面有一个 Cross-cc no. 字段（跨公司代码凭证号），如果没有跨公司业务，可以通过编辑选项将 Document not cross-company code 选项勾上。

会计凭证录入的一些要领

如果想在特殊期间过账 (13-16期)，过账日期 (Posting Date) 须为会计年度最后一期的日期，比如 12 月，并且手工更改期间字段 (Period) 的值。另外，编辑选项中的允许特殊期间过账(Posting in special periods possible) 勾上
金额自动计算：录入会计凭证的时候，最后一行金额字段可输入* 号让系统根据借贷方的金额差异自动计算
摘要拷贝：在摘要字段，可输入 + 号拷贝上一行摘要的内容

附件页数

在中国，会计凭证都有一个附件页数字段，标准的 SAP 系统在凭证抬头没有提供该字段。如果需要在凭证录入的时候填写附件页数，先通过 SU3 (或者 SU01) 进个人参数设置界面，添加 CSF 参数 ID (CSF: Country Specific Fields)，在参数值中维护 TW (Taiwan) 或者 AR (Argentina）：