A: 小孟，今晚出来浪！好几个大学同学都来了，对了，还有当年那个“她”哟。
B: 啊，她也来了。可是……我这还有一份报告没写完，今晚肯定要加班，明天一早老板就要。我也好想去……好心塞
类似场景你遇到过吗？郁闷、纠结？
没有特殊原因，谁愿意成天加班。可是任务没完成怎么办。有人说，领导布置的任务太满、不合理，时间根本不够用。
其实，只要愿意花时间琢磨，是有可能从解脱自己的。
为了提高工作效能，笔者结合自己亲身经历与书籍理论，针对任务管理与时间分配，提供了三种方法，相信对你会有所帮助。
先看一个案例：
假设下午上班时间为14:00-18:00，待办清单如下：
1.同事刚买了一个游戏手柄，叫你快来一起玩会，预计耗时15分钟。
2. 曾是班长的你，计划召集几个在同城市的老同学，后天一起看望老师，预计召集、商议具体事宜耗时30分钟。
3. 明天女朋友生日，预定鲜花，预计耗时10分钟。
4.妈妈手机欠费，请你帮忙充值，预计耗时2分钟。
5. 准备部门会议材料，预计耗时90分钟。
6. 领导请你帮忙重新安装win10系统与相关软件，预计耗时60分钟。
7. 16:00参加部门会议，研究一个新项目的可行性，预计耗时60分钟。
8.水笔即将用尽，需要填申请表，请领导阅签后到后勤部门领取，预计耗时20分钟。
9. 工作邮箱3封邮件需要回复，预计耗时15分钟。
我们暂时放下这些事，先一起看几个方法。
一、多线程工作法
多线程工作，指在同一时间段内，同时完成多件任务。与之相对应的，是人们通常采用的单线程工作，即按顺序一件一件完成任务。
人在注意力高度集中时，工作效率较高。同时进行多项任务时，注意力会被分散，影响效率。
人体肌肉具有记忆效应，同一种动作重复多次之后，肌肉会形成条件反射，完成动作时消耗的注意力会很小。如：步行、跑步、游泳、骑行等。此外，“等待”几乎不耗费注意力。
因此，为了保持工作效率与质量，多线程工作法的核心是在同一时间段内，将注意力分配给一件需要集中注意力的任务，以及一件或多件占用较少注意力的任务上。
由于切换任务也需要耗费注意力，建议运用一些工具自动提醒，节约注意力。如微信“助理来也”、闹钟提醒等功能。
举例：1.边跑步边听书，跑步运用肌肉记忆，耗费较少注意力，听书占用主要注意力；
2.上班爬楼梯，不坐电梯，既节省等待电梯的时间，避免电梯拥挤，又获得运动健身的效果；
3.下载电影的同时，去倒杯水，准备零食。下载完成即可边看电影边喝水吃零食了。
4.经典案例：华罗庚的“烧水泡茶”——洗净开水壶后，灌水，烧水。利用等待水开的时间，洗茶壶、茶杯，拿茶叶，等水开了泡茶喝。
小结：多线程工作，是在尽量不影响工作成效的前提下，合理分配注意力，利用肌肉记忆、等待占用较少注意力的特点，提高时间利用率，同时完成多项任务。
二、时间管理的四象限法
时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要性和紧急性两个维度的不同程度进行划分，横轴为紧急性，纵轴为重要性，分为四个“象限”。
处理紧急事务，由于时间紧迫，容易产生思想负担，为求迅速完成可能出现考虑不周的问题。
处理重要事务，由于事情产生的影响较大，容易有较大精神压力，往往需要周密思考或讨论研究。
处理事务时，高时效与高质量难以同时兼顾（太快容易出错，完美需要时间打磨），要寻求一个平衡点。
第一象限：重要又紧急
时间紧迫又很重要的事，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。如：客户投诉、财务危机、重大项目的谈判，重要的会议工作等。
重要又紧急的事，马上做。但要尽量避免事务发展到这一阶段，前文提过，高时效与高质量难以同时兼顾。长期处理重要又紧急的事，精神压力大，劳心劳力，对身心健康不利，应设法减少出现这类事务的发生。
第二象限：重要不紧急
虽然不具有时间上的紧迫性，但具有重大的影响或深远的意义。如：建立人际关系、人员培训、制订防范措施等。
重要不紧急的事，计划做。充分运用时间宽裕的特点，思想上重视其影响与意义，周密思考，制定计划，提前做好部署安排，当事件发生时可以从容高效完成，而且避免将事情演变成重要又紧急的状态。成语“未雨绸缪”就是对此类事件的形象描述。
第三象限：不重要不紧急
既没有时间限制，也没什么影响或意义的事，大多是些琐碎的杂事，如：发呆、上网、闲聊、游逛等。
不重要不紧急的事，放松做。闲暇时间作为放松身心的方式，注意掌握“度”，此类事务不宜耗费太多时间。
第四象限：紧急不重要
时间上虽然紧迫，但对你的影响或意义不大，如：无谓的电话、附和别人期望的事、不速之客、打麻将三缺一等。
紧急不重要的事，授权做。这些不重要的事件往往因为紧急，容易误以为重要，不注意就占据自己的宝贵时间。解决方法是自己把握好关键点，具体事务让别人去做。
有种特殊情况：若出现两件事情同属紧急状态，优先处理耗时较短的事。理由是既然是紧急的事，你肯定要处理，早晚的事；当你处理耗时长的事时，惦记着另一件事或被别人催促，会影响效率。因此，集中注意力先搞定耗时短的事。
综上，平时多思考，早计划，多做重要不紧急的事；重要又紧急的事，抓紧完成，但要尽量减少此类事件的发生；紧急不重要的事授权别人做；不重要不紧急的事，少量时间放松时做。
三、“石头装筐”法
假设有一堆大小不一的石头和筐，在不切割石头的情况下，要将所有石头装入筐内，怎么装最节省筐？根据常理，我们都知道，主要由以下两步完成：
1.先将石头装入与其大小最匹配的筐，即大筐装大石头、小筐装小石头；
2.再将小石头装入仍有空间的大筐。
现在，我们把成块的充裕时间看作大筐，碎片时间看作小筐；长时间完成的任务（以下简称“长时任务”）看作大石头；短时间完成的任务（以下简称“短时任务”）看作小石头。
由于任务被打断后再重新开始，需要重新恢复注意力，重新进入状态，影响效率，所以我们尽量避免石头（任务）被切割。
同理，我们得出结论：
1.用成块的充裕时间优先处理长时任务。
举例：上班的4小时，优先处理耗时3.5小时的分析报告，而不是零散事务。
2.用碎片时间优先处理短时任务。
举例：过10分钟就要开会，此时优先处理电话、信息或邮件回复、话费冲值、水电交费、刷朋友圈等短时任务，不宜写作等长时任务。
3.成块的充裕时间仍有空余时，再处理短时任务。处理任务时尽量不被打断再接续，以免降低效率，增加耗时。
现在我们一起用文中提到的方法，看看如何解决开篇的问题。
下午的工作时间14：00-16：00，共4小时，先找出重要又紧急的事、利用等待时间可多线程工作的事，将石头有序填筐：
1.填写水笔申领表，带去领导办公室，请他阅签，表格交同事代领水笔一起用（14：00-14：15）
2.使用一键还原功能帮领导安装系统及软件，开始自动安装即可离开（14：00-14：15），完成再回来收尾（15：52-16：00）
3.帮妈妈手机充值（14：16-14：18）
4.准备部门会议材料（14：20-15：50）
5.部门会议（16：00-17：00）
6.召集同学看望老师（17：00-17：30）
7.回复工作邮件（17：30-17：45）
8.预定鲜花（17：45-17：55）
9.致歉同事，来不及体验其新手柄，或下班时间有空再玩（17：55-18：00）
完成工作的方法是爱惜每一分钟。有目标，肯努力，固然很好；搭配正确的方法，让你如虎添翼、事半功倍。
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