讲话稿是机关文稿中使用频率最高也是最重要的文种之一，按用途分，大致可分为以下几类：
一类是用于布置工作的讲话，如党建工作会议上的讲话，经济工作会议上的讲话以及财税、政法、宣传、教育等各类工作会议上的讲话。其内容是就某一阶段的工作进行部署，提出目标任务和措施要求。
一类是用于总结工作、表彰先进的讲话，如年度总结会议、某项工作或某项活动总结会议和各种表彰会、庆功会上的讲话。其内容是回顾工作、总结经验、激励先进，并提出今后的努力方向。
一类是例会上的讲话，如党代会及其全委会上的工作报告、人代会上的政府工作报告和人大常委会工作报告、政协会工作报告，还有妇代会、团代会、文代会、职代会工作报告等。其内容是向与会代表报告前阶段工作情况，提出下一阶段工作意见。这类会议上有时还有开幕词、闭幕词，前者用于介绍大会背景、阐明会议主题、提出会议要求，后者用于归纳会议成果，提出贯彻意见。
一类是各类会议上的非正式讲话，这类讲话一般篇幅不长，有时不用稿子，有时也用稿子。如大会之前预备会上的讲话，讲明为什么开这次会议和怎样开好会议，带有“打招呼”的性质；除主讲人讲话之外的补充性、强调性讲话，常见于主持词或会议小结。
一类是小型会议上的指导性讲话，如研讨会、座谈会开始或结束时的讲话，根据会议内容发表个人的观点、见解，给与会者以启发和指导。
一类是用于直接指导基层工作的讲话，如领导听取下级工作汇报或检查基层工作后的讲话，应邀出席某地、某部门工作会议所作的讲话。这类讲话一般首先肯定该地该部门的工作成绩，指出存在的问题，尔后提出有针对性的工作意见。
一类是应景式的讲话，大都为应对某个重大活动或重要仪式所作，如重要节日纪念大会上的讲话、重要庆典仪式和集会上的讲话，一般是阐述某一重大事件的意义和作用，给人们以某种启示和激励，带有较强的鼓动性和号召性。
至于讲话稿的基本特征，我们可以这样来看：
第一，它是领导者进行领导活动、行使领导职能的一种重要方式，是领导集体或领导者个人思想和意志的书面体现。
第二，它具有鲜明的倾向性和针对性，是为实现一定的目标任务、为解决一定的矛盾和问题服务的，因而带有较强的政治色彩。
第三，它具有一定的行政效力，包括号召力、推动力、约束力，所表达的思想、观点和所提出的任务、要求，不管听众的理解程度如何，原则上都应接受并执行。
