在进行标准化的过程当中，优化是一个很重要的环节。不管是从Word文档转成Xmind的标准化，或者是从无到有重新书写的标准化，都必须经过优化这个过程，才能够成为实用、好用的标准化流程。
提取关键字
提取关键字，比如说认识环境就提取环境，准备清洁用品就提取洁具。
分类
同样性质的东西归为一类。管理的关键在于分类，分类分得好就好教育、就好管理。分类分不好就会造成混乱，混了就会乱。
排定顺序
依照发生时间的先后、物品的大小、层级的高低，依序排列。务必让读者易于观看、易于理解、易于记忆、易于使用。
调字
预设的字体为10号字黑色，上一层调为12号字红色，再上一层调为14字兰色，以后以此类推。务必使字体，层次分明，不易混杂。
实作案例
这是写在Excel文档的原始资料
这是将原始资料转至Xmind的雏形
这是经过优化步骤之后的结果
