万事开头难,启动会成功,会给项目顺利进行打好基础,尤其是服务类项目。
IT服务项目启动会要开得好,需要做好三件事情,尽量现场开、充分准备、分工明确并事前演练。
第一,尽量去现场。服务项目甲方对乙方的信任是关键因素,信任就来自于线下的面对面接触。甲方见到实际参与项目的人,能够快速建立连接,感受到诚意。项目启动会尽量项目组成员都去现场,最好还有级别比较高的领导参与。即是在异地,也不要因为差旅成本就不去现场,要知道快速建立信任可以提升效率,不是浪费而是节约。
第二是充分准备。准备分为几方面,一是相关材料,通常要准备项目WBS和会议PPT。二是事前要和甲方关键对接人员做好沟通,收集甲方对接人员意见取得支持,也方便对接人员去协调内部资源。
第三是明确分工,对于特别重要的项目,要事前演练。通常项目至少有几类角色,比如公司领导、项目经理、技术专家、技术工程师等。要明确会议的时候谁讲PPT,谁讲WBS,遇到哪类的问题谁回答,谁代表企业表明态度。
事前演练一个是熟悉会议流程,一个是准备回答相关的问题。对于不同规模的项目,要准备解答的问题也不一样。如果是小型项目,通常比较简单。
对于比较复杂的项目,比如涉及到甲方好几个部门,有时候还涉及到甲方的多个供应商。这种项目一定要充分准备,多次演练。要分析参与项目多方的立场和不同的关切点,一般这样的复杂IT服务项目,参与方非常关注在项目中各种的分工、责任、和其他参与方的边界问题,这些都要事前准备好。还有可能会问一些比较有挑战性的技术问题,尤其是实践性的问题,这个也要充分准备。
最后,再强调下,启动会尽量去现场,去和不去效果差30-50%。