《流程圣经》的核心概念及工具

雷军说,不能用战术的勤奋,来掩盖战略的懒惰。我说,不能用活动的高效来掩盖模式的落后,不能用执行的勤奋来掩盖设计的弱智,不能用人员的优秀来掩盖流程的低能。

一、端到端流程管理的意义

1、驱动战略落地

2、增进跨部门协同

3、提升企业运作效率

二、主要概念

1、流程:设定好的一系列步骤,以生产产品或服务。可视为“价值链”,通过其对产品/服务的生产、交付过程的贡献来实现增值(主流程、管理类流程、支持类流程)。

2、关键业务问题CBI:战略成功至关重要的机会与挑战,往往与营业收入、利润和市场份额相关。

2、关键成功因素CSF:组织运营所处的外部环境中实现世界级绩效的关键变量,用于识别企业的核心流程。

3、核心流程:对CBI产生重大影响的流程。确定是否核心流程的一个最有力的依据是流程的当前成本;

4、流程改进管理计划:从确定CBI到流程改进项目全过程需要采取的所有行为。

5、关键流程问题CPI:连接目标流程与关键业务问题CBI的桥梁。

6、流程管理:是一套措施,确保对关键流程实施持续的监控与改进。

三、主要工具

1、流程清单(流程资产):是一份组织主要流程的清单,是绘制流程概要图以及开发流程关系图的前提。

流程清单

2、流程关系图(PRM):组织内主要工作流程间的投入-产出关系。有助于了解和显示业务运行的流程网络。明确所选定要优化的流程将影响其它哪些流程,及被其它哪些流程所影响。

流程关系图示例

3、职能关系图(FRM):描绘了组织中的职能(部门)及其相互的投入-产出关系。目的在于帮助分析、改进、设计组织的职能关系。

职能关系图(FRM)

4、跨职能流程地图:是能呈现出跨职能间次序步骤的一幅图。反映了输入是如何转化为输出的,也展示出输入与输出的流向,及流程在组织中涉及的各职能。

5、衡量标准链:衡量标准链工作单是用于连接流程与子流程输出的工具。衡量标准链能帮助建立一个衡量标准系统,能满足故障解决标准。

衡量标准链

7、跨职能角色/职责矩阵:有助于明确在一个流程里,哪些步骤涉及哪些部门来做。

流程角色/责任矩阵

8、实施战略矩阵:针对每个建议,分析和开发可选的实施战略。

填写完整的战略实施矩阵

二、绩效三层面

首先,我们来看一个商业通用的框架:一个组织就是一个处理系统①,它将各种资源投入②转化为以产品或服务为形态的产出③,提供给接收系统或市场④,它还以权益或股息的形式向股东⑤提供财务收益。组织收自己内部准则或内部反馈⑥所控制,但最终受其市场的反馈⑦所驱动。竞争⑧也吸收那些资源并提供产品或服务给市场。这个全本的商业剧情,在政治、经济、文化环境大背景⑨下始终在往复上演。从组织内部看,是将各种投入转化为产品与服务的职能或子系统⑩,这些内部的职能或部门都与组织整体有着有着相同的系统特质。最后,组织拥有一套控制机制,即管理⑪——透过管理机制来解析和应对内外部反馈。由此,组织保持着和外部环境的动态平衡。

该系统视图可以描述任何一个组织。通过对系统的每个组成部分做“如果-那么”情景推演,就可以预期变革的方向和程度,并将变革植入组织战略之中。

超系统图

然后,3层面框架展示了与绩效9变量相关的问题,这种绩效的系统观可以引导我们得出以下两个结论:

1、有效的绩效管理需要对绩效3层面的各层设定目标、优化设计、实施管理。

2、3层面之间是相互影响的。

3层面框架提供了一种洞察力,让我们洞悉许多组织变革和组织提升尝试所存在的缺陷。

绩效9变量
战略实施计划

本书中详细讲解的工具(组织制度、流程管理、人力绩效管理、测评体系),都是为帮助回答上述这些问题设计的。

二、绩效诊断与改进的三层面方法

三层面绩效改进过程

1、项目定义:A、明确关键业务问题; B、了解问题对组织带来的经济影响; C、建立项目目标; D、定义项目范围; E、识别自己的客户,并定义自己或他人在分析过程中所要扮演的角色; F、根据限定条件、成功几率和项目价值做出一些推论。

2、制定项目计划:计划项目的时间和安排,表明三层面分析中所需要的数据和数据源。

3、组织系统定义:利用【职能关系图】看清如何令这个项目符合公司大局,确保在分析中没有遗漏任何可探查的区域和领域。

4、组织绩效改进机会识别:明确地识别组织层中有严重影响的缺失。

5、组织改进行动描述:开发一组建议解决的行动(基于组织层绩效3需求),解决上述组织层中的严重影响缺失。

6、绩效回报流程识别:为了贯通到流程层,分析影响关键业务问题的流程。

7、流程定义:构建流程图,反应关键业务问题相关流程应该的流向。

8、流程改进机会识别:标示出流程每一步的实际绩效、期望绩效、绩效差距、和绩效差距的影响。

9、流程改进行动细化:识别步骤8中发现的差距的成因,提出消除差距的流程改进行动。

10、绩效回报岗位识别:识别有差距的流程步骤中的一些岗位。

11、岗位规范定义:定义未来太should流程对关键岗位有哪些产出及标准方面的要求。

12、岗位绩效改进机会识别:对比当前绩效,与岗位模型所要求的标准之间的差距、差距的影响、以及差距的成因。

13、岗位改进行动细化:提出差距缩小措施。

14、绩效改进行动实施与评估:基于3个层面所做的分析汇总,将绩效9变量相关的问题逐项检查(可以进一步对所提建议做成本效益分析,开发高层实施计划的提案)

三、设计奏效的组织结构

1、建立清晰的战略:定义产品与服务、定义客户与市场、识别竞争优势、设定资源配置优先级;

2、绘制并分析组织系统现状(IS):运用职能关系图来表示当前组织中各部门间的投入产出关系,识别“断点”;

3、绘制并分析流程现状(IS):运用跨职能流程图来绘制当前的主流程、支持类流程和管理类流程会对战略起重大影响;

4、开发should流程图和测评指标:这些should流程图理应消除步骤3中识别出的所有断点;

5、设计组织架构图:确定部门划分及汇报关系,通过划定组织边界令流程效率与效果最大化;

6、为每个部门开发职能模型:来源于职能关系图及关键流程的产出及目标,角色/责任矩阵能将职能的关键产出与管理流程的产出挂钩;

7、为每个岗位开发岗位模型:识别出每个岗位所需的产出与目标;

8、为每个岗位构建人力绩效系统

人资绩效系统模型(HPS)

9、建立管理流程:设定目标、绩效管理、资源配置、接口管理、人力绩效系统管理。




后记:拖延症患者终于记录完了,通过这段时间研读有关系统思考的书籍,对VISIO的使用也非常熟练了,收获颇丰!

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