2020年7月6日   周一 深圳 晴/阵雨  273/1000

【课程】可复制的沟通力之高效会议的5个标准

【主题】高效会议的5个标准

【字数】1750

今天周一，我所知道的部分深圳公司，都在每周的周一开例会。这个例会可能持续的时间是一天，会议的最后是否解决了该解决的问题却也未知。

比如，上周我上L大小姐的公司总部去办点事情，相约下午6:30下班后我们一同回南山。她原本也在南山上班，但公司照例周一要在总部开例会。每每到了周一，公司会把深圳6大分公司的经理级别的人员全部召集到总部开例会。

我的事情大约下午4:30就办理完成，在等待L大小姐散会的过程中有点无聊，就把在附近的李老师约了过来。

李老师带着儿子约5:30就赶过来了，一见面李老师就说：“哎呀，今天公司开了一天会，开得我一直想睡觉，一直都是大BOSS们在叨叨，叨叨了一天还没完，也没有一个具体的会议流程。我正愁不知道如何离开会议室去幼儿园接孩子，最近孩子的爷爷回老家了没有人接孩子。好在你的电话来了，我就告了30分钟的假。

我们仨在车里坐等L大小姐散会。一直等到了晚上7点，孩子饿了，有些坐不住，开始闹。我发了条微信给L大小姐：不是6:30下班么，怎么还没有下楼？半响，收到了她的回信：老大还在讲啊，不知道讲到啥时候。

那只能继续等，等待过程中，给孩子补充点零食。

晚上7:45分，L大小姐下楼了。

一见面，我就忍不住问：你们今天啥主题？从上午9:30开到晚上7:45。

L大小姐：啥主题也没有，扯了一天的闲篇。

我继续问：那闲篇总有点方向，总有点目的，总要解决一个问题吧。

L大小姐：各个部门扯了一天的皮，最后啥问题也没有解决，各自气鼓鼓收场。

“相约下周周一继续扯皮……”李老师神补刀。

一言堂、相互扯皮、没有目标、只有开始时间没有结束时间、跑题、没有具体会议流程……这可能是目前职场人士所面临的各种会议问题。

一个高效会议应该具备哪几个标准呢？准备充分、角色明确、换位思考、充满创意、流程科学。

1、准备充分

开会前所需要做的准备：会议室预订、参会人员邮件通知（发送、抄送、密送给相关人员）、讨论的主题是什么、与会人员需要哪些相应的准备、会议设备调试（现场会议调试投影或投屏、麦克风；电话会议调试电话会议设备；视频会议调试视频会议设备）、打印会议材料、会议流程设定、会议角色设定、讨论时书写的看板……

小Tips：不建议带电脑进入会议室，否则，都以在电脑上记录为名，各自干各自的活儿。

2、角色明确：主持人、会议记录者（要把相关会议内容发送给所有参会者，抄送给相关需要知道此会议的领导）、时间官、观察者、（对于跑题的内容打断拉回到主题的监督者）、执行官（跟进会议中提出的要解决的问题；时间节点控制等）。

会议的内容明确：今天会议所要解决的几个问题分别是：1、XXX；2、XXX；3、XXX……

会议流程的明确：几点到几点解决什么问题；几点到几点再解决什么问题。或者分步骤，第一步，第二步，第三步……

3、换位思考

L大小姐所开的会议，之所以各个部门都在相互扯皮，是因为各个部门都站在自己的角度考虑问题，没有站在其他部门来想到他部门所面临的问题，即没有站在对方的视角看待他正在经历的问题。

如果各自部门都能够给出一点点让步的空间，或许问题就能当场解决。

比如，生产部门说我给操作工人们做做工作，加点班，提高点产量，争取7月10日交货；销售部门说，我跟客户马上打电话看是否能够延迟到7月10号交货。这样大家商议的结果是7月10号。否则，就是生产部门说要7月12号才能完成产品、销售部门坚持7月8号要交给客户……当然是吵一天也没有一个结果。

4、充满创意

李老师公司的会议之所以开得大家都想睡觉，就是因为搞了“一言堂”，没有发挥各自与会人员的创意，也没有调动各位与会人员的讨论热情。

如果要产生更多的创意，需要集思广益，通过碰撞产生更多的想法。通常，这种想要收获创意的会议，所采用的工具是“头脑风暴”（默认大家都知道这个工具，不再赘述）。

小Tips：头脑风暴的原则：头脑风暴时不讨论、不批评、不指责、不评判。

5、决策流程科学

大部分的会议在会议结束时需要解决问题，这就需要决策。如何决策？我们需要科学的决策流程。

如果没有这个科学的决策流程，会有什么结果？一个乐观者会坚持这事可以干、一个悲观者会认为这事根本解决不了、一个喜欢分析的人会分析背后的数据和逻辑……各自都在说着自己的内容，谁也说服不了谁，最后炒成一锅粥。

这个科学的决策流程是什么呢？

六顶思考帽，详见之前的简文《谁来戴那顶绿色的帽子》。