ID：内审师修行与实战

内审干货——《招标文件》有什么可审的？细讲！

无论是公开招标、邀请招标，或是零星采购，都有一个招标信息的分发程序，其载体大多是《招标文件》。

对《招标文件》开展专项审计，估计没几人做过！

仍以“象、数、理、占”来唠：

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一、象：格式、内容、流程等

1.模板。企业有没有设计《招标文件》模板，是否参照模板执行？

2.招标文件形式的合理性。有的是带章电子版扫描件，转发邮箱；有的是纸质分发文件；有的是微信或QQ接收；甚至有的只是口头通知，没有具体文件。

3.招标文件的内容是否完整：投标人条件、投标程序、投标人须知、评标办法、合同主要条款、投标文件要求、投标保证金、时间要求、保密协议和廉政承诺、工程量清单或图纸等。

要注意一点：相关内容并不一定都必须有，要根据公司管理现状来看，有些是必不可少的。

部分企业的招标很灵活，招标文件可能就短短几句话，别说产品清单和规格了，连具体要招什么都分不清楚，只有个大概功能要求，剩下的等着投标人来补充！

如果还是不知道怎么审，其中一项“投标人须知”中会约定很多内容，可以作为审计依据来复核相关约定是否符合。

4.招标文件的签批是否完整：理论上需求部门、招标部门或技术支持部门都需要参与审核的，我们可以参照公司权责和风险漏洞来查看其中存在的问题。

5.招标文件的分发。首先看是否只针对入围供应商分发？

然后要细看：分发的招标文件是否统一版本？记得曾经审计过一次：几家投标单位收到的《招标文件》不一样，最终造投标报价差异很大，不得不重新投标和报价，浪费招标时间和投标人前期投入的设计资源。

6.招标形式的影响。

最简单的采购是“直签”或战略合作，招标文件只针对优质投标人，参照历史合作价格直接签合同就行了，那招标文件就十分简单；

公开招标。虽然程序复杂，但对于采购人来说反而更好办，按程序走就是了，此类招标都是大型采购，程序反而完善。

最常见也最难受的是议标。需要一遍一遍地谈判、报价，最终就算最低价中标也可能不合理，此类采购的《招标文件》才是最难做的。

我们要根据不同的招标形式来查看《招标文件》的合理性。

二、数：档次、标底、工程量、单价、保证金、分发份数。

1.档次规格。决定了你招标金额的大小。

审计要查：招标文件内的需求和分发对象是否与整体需求相符。比如：你做的明明是刚需产品，非要采购一流供应商和品牌，明显不合理。

反之，高档产品却找不入流供应商，也不合理。

2.标底。也许不应该在招标文件管理阶段来说标底，但是，招标文件与标底基本是同时产生的，所以一起就说了。

标底无论是最高限价，最低限价，还是参考价，亦或是根本没有做标底。我们都可以依据制度要求，来审计标底的产生方法。

另外，标底的保密性也要看，都谁知道，谁参与？责权要分清！

3.工程量或数量。如果是数量，要对比招标文件与需求部门的申请是否一致？有时会夸大数量以促使投标人参与或故意缩小工程量让某些大品牌放弃投标。

如果是工程量清单，就要复核造价预算的原始文件，是否一致与合理。

4.固定单价。会有一些招标是固定单价的，然后对产品规格、供货方式和付款方式进行竞标。

单价的合理性一定要审计，包括历史价格、单价产生程序等。

5.投标保证金。无论公司收不收保证金，我们都可以提出“投标保证要收取”的建议，不仅考验投标人的实力，还有利于履约保证金的收取（避免由工程款抵扣或保函），有利于公司现金流。

投标保证的收取方式（招采部门代收还是财务直收）是否合理，金额与返还时间是否符合规定等等。

6.分发台账。招采部门未必会登记分发招标文件的份数，未必会登记分发的对象有哪些（购买招标文件除外），有时候或是“全面撒网、重点捞鱼”，没有入围一说。

所以，分发数量和对象一定要有存档信息。

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三、理：责权与业务流程

1.需求不明确。招采部门与需求部门冲突很常见，多缘于需求与实际采购的不匹配。

在招标文件阶段，最常见的问题是需求部门提出的采购申请不明确，未将产品档次、规格、数量以及其他要求明确提出。

最终造成招标文件的内容不完整，招标对象参差不齐，甚至引起废标。

重点看采购需求是否足够明确和清晰！

2.招标文件的产生。招标文件的模板由招采提供，但是相关内容需要由各部门支持，比如：需求部门提供详细需求、技术支持部门提具体参数、品控部门提定位和质量建议等等。

而不是全部由招采部门直接来做，并未让其他部门参与，哪怕是形式上的参与。

虽然有时看似签批流程合规，但是业务流程却不合理，需要审计人员足够专业和深入思考。

3.招标文件的作用。招标文件的主要目标是招来投标人参与。

有时候，《招标文件》被当成形式，反而以投标人与招采人员的口头交流为准。

如果有后续程序，我们要查看《投标文件》与《招标文件》的内容是否一致，如果不一致就要追查原因。

可能会发现采购人给出了很多“口头承诺”。

4.看现场的配合。如果是施工类的采购，投标人在投标前后会要求堪验现场，以确认报价的准备性。

审计要查的是：是否有相关程序或是否提供了配合？

5.先后程序问题。（1）采购申请还没签批，招标文件已经分发出去了，一查才知道：招采部门为了完成部门计划，不顾前置程序是否完成，先发出去再说，反正后面还有具体谈判呢？（2）抬标文件直接发送合同模板，对方不用提供投标文件，直接将合同签字盖章就发过来了。

四、占：内控管理、舞弊线索、企业文化等

审计有时真得像学《易经》一样，会占卜，好像才能引人注目，才有成绩。

前文提到的问题中，已透露出一些舞弊风险或线索。

1.程序方面。如果《招标文件》由需求部门制做和发出，但采购责任在采购部门，双方可能是默许的，一方面是职责问题；

另一方面，就是需求部门找的资源，关系户，预定了中标单位，就存在舞弊问题。

2.内容方面。招标文件也是一种文章，内容的格式和要点都会学问。如：重要信息故意模糊，如核心设备不约定规格或者直接指定品牌。

一些专业的工程量清单，没有造价部门出具的正式文件，而是由招采部门直接沿用以前数据或自己捏造的数据。

如果在投标文件里，从来没有需求部门和技术部门的参与，是企业管理问题，不规范或不精细化（标准化产品除外）。

3.招标文件不一样。同一次采购应该只有一个招标文件，如果出现两个或多个就有问题，可以追查投标文件，然后查看报价内容是否处于同一层次。

有恶意剔除某些投标人的嫌疑。

4.看内控。对于一些新业务或小业务，可能没有工程量清单，没有规格约定，没图纸，甚至没有招标文件。

这种企业的内控管理人性化程度高，标准化低，但也不能说采购一定有问题。

除了流程制度管理外，还要看发标对象，是否处于同一层次，往往是一家三流品牌夹在几个一流品牌中投标，价低者中标。

5.看后续程序。通过投标报价回看招标文件的问题，比如：一些投标人报价越来越高，或者其他人报价高，只有一家首次报价低且中标，但后续报价却在增加。

这种情况都可能是高风险。

6.企业文化，重实质而不重形式。

有些私企连老板觉得形式不重要，什么招标文件？投标文件、评标指标、供应商库等等，都不重要，只要采购到最低价就行。

而最低价中标，也不管是否低于成本价，全是靠一轮又一轮的压价。

这类企业，缺少内控思维，舞弊隐于混乱之中，对采购人的道德品质要求极高，其他的业务大多也是如此。

就说这么多吧，请诸君多转发！