2018-10-10用快捷键优化工作

回顾行动目标:

用快捷键提高工作效率

寻找事实结果:

只会简单的几个快捷键,在制表时提速不明显。有很多快捷键的功能不知道怎么使用。

分析差距原因:

不知道有哪些快速制表的功能,所以只能复制原来的基础来制作表格,在表格优化方面没有多大的变化。应用快捷键各技巧后,设置快速访问工具栏可以常用的工作摆放在眼前,省去寻找的时间;同样的求和可以秒算出来,同样的提取信息可以将用时缩短一半,面对重复性的操作,设置个宏,可以让结果在眨眼间呈现出来。

设计优化行动:

001.熟练操作常用快捷键,做到熟能生巧

002.以结果为导向,反推用哪些技巧更合适

003.一个结果偿试多种解决方案,择优采取

004.在操作前先思考,设想更多可能性

跟踪反馈结果:

001.经常使用快捷键,形成一系列条件反射,快是自然的结果。

002.制表速度提升,可以有更多的思考时间,为优化表格做多种可能性。


      快捷键有很多种,常用的有32种。任何事情死记只能解决短期问题,只有理解加熟练操作才能形成固化规律,所以面对快捷键的使用技巧,多练是唯一的方法。

如全选:Ctrl+A按一次,选中区域,再按一次,选中整张表格,值得注意的是数据区域要连续,如有空行,则只选取空行上面区域。

如:使用剪切板,可以一次性粘贴多个内容。

如:复制格式,我们中以巧用格式刷,单击只能用一次,双击可多次使用格式刷。

如:重复性的操作我们可以录制宏,以达到快速提取结果。

32个常用快捷键

以结果为导向,匹配对应的快捷键,让快提速。

任务:提高工作效率,节约时间成本

目标:1.锁定Excel操作的输出结果 ;2.缩短完成结果的时间 3.熟练操作的连贯性。

图片发自简书App

对照这32个常用的用捷键,我跟着操作一次,再次系统性操作常用快捷键,发现有几个还是生疏了,因为是用的不够多,所以加强练习很有必要。

自定义访问工具栏

图片发自简书App

自定义访问工具栏有三种方法:

001.点击倒三角→自定义快速访问工具栏→其他命令→快速访问工具栏→选中命令→添加即可。

注:命令有三种 :常用命令;不在功能区命令 ;所有命令。

002.文件→选项→快速访问工具栏→导入/导出→导入自定义文件→找到对应的文件→导入即可。

003.数据→筛选→右击→添加到快速访问工具栏→按ALT→对应的有效数据1,2,3,4

(ALT+对应的数据即可)

自定义功能区

如果工具栏上没有开发工具,我们可以如下操作调取:文件→选项→自定义功能区→开发工具(打钩),也可以点新建选项卡。

图片发自简书App

格式刷的应用

有两把刷子,说明有点能耐,在表格中的刷子有哪些功能呢?

选中内容,点工具栏上的格式刷  单击:使用一次  双击:多次使用

在我们需要复制格式的时候,点到哪,刷到哪。

剪切板的应用

如果有多个内容我们要快速的复制,就可以先放到剪切板,最后一次性全部粘贴。打开剪切板,选中相应的区域内容,复制,将所有的内容都复制完后,一次性全部粘贴。

录制宏

首先我们要知道宏是什么 ?

宏是一个指令集,用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序,但是它是完全运行于EXCEL之中的,我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。 宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。准确,无误,快速,高效。

总结:再次学习快捷键的功能,边操作边联想工作中哪些地方可以用这个快捷键,哪些地方是用那个快捷键。要实现快速,要练到脑动与手动形成动作一致,思想统一,途径:多练。

从结果倒推过程,可以用的方法有几种,择优应用。

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