本次年会会务从准备到实施过程问题较多,要认真复盘,不断改进。
1、提前准备不充分,最后时刻突击
-问题说明
规划:3.4号确定会议地点,3.7发布了表彰大会通知,3.9收集获奖人员名单,3.13收集节目名单,3.16开始会议
实际:优秀人员名单3.13最终确认,3.14收集相关事迹,3.16早上才完成PPT制作,时间十分紧张
-分析解决
1)提前做好准备,预留足够的沟通时间
2)主动沟通决策人员,提供可供选择的建议,便于快速决策
2、用餐与会议协同性考虑不周,餐饮满意度和性价比低
-问题说明
只考虑了会议的属性,用餐方面存在思想懒惰,未在一开始便兼顾
-分析解决
后期安排会议需要多因素协同考虑,包括酒店会议效果、餐饮便利、临时小会议安排等,餐饮属于重要参考指标。
3、主持时临场发挥较多,有时不够连贯
-问题说明
除表彰晚会准备了主持稿,其他会议均是临场发挥,自己并不满意
-分析解决
凡事预则立,不预则废。
逼迫自己写串词,同时考虑极端变化情况,做到安稳如山。
4、全程监控不到位,疏漏较多
-问题说明
1)会议室桌牌摆放、讲台不整洁、颁奖词错别字、董事长讲话PPT文字等,细节处未做好监督
2)只关注到活动整体流程,未关注服务性流程,导致会务衔接问题
-分析解决
1)设置清单,逐一简单核对
2)关注物资准备和整体流程等
5、魔鬼藏在细节里,反倒细节问题大
-问题说明
1)李俊才老师使用自己的电脑,忽略了激光笔的检测
2)李俊才老师在播放影片时无法投影,反复了一次才得以解决
3)开场前的音乐不够连贯和激昂,要整理一个文件夹专门存放
4)第二天开会话筒没电的问题
5)主席台桌子有胶的痕迹,桌牌摆放不整齐
6)签约仪式音乐未及时播放等
-解决办法
1)做好分工和职责划分,包干到户,交互检查
2)学习华为标准,全程连贯不出问题
6、行政接待安排
-问题说明
1)酒店餐饮水平太差,性价比过低
2)餐后没有指引夜宵或喝茶等环节
-解决办法
1)提前布控,防患于未然
2)兼顾多因素,清单思维