自古以来,时间规划的重要性一直被世人所强调,如“一寸光阴一寸金”“一日之计在于晨”等。
关于时间的名言名句一直被人们用于自我提醒和鼓励,要珍惜好每一分每一秒的时间。对于我这个3年保险从业人员而言,保险销售看似自由,却对于时间管理有极高要求,要想在行业内收获一番好成绩,就要学会把“自由”的时间做最合理的安排。
最重要的管理法就是把事情做完,这种时间管理法有5个核心步骤:记录、组织、排程、执行、检视和更新。
记录--完整的把我们要做的事情记下来
日常事情有很多,比如讲师在课程上交待的事情、会议中的决定、要参加的会议、要拜访的客户、想阅读的书、想看的电影、想去的地方等。
不管是大事还是小事,只要是必须做或想要做的,都要记录下来。最简单的记录方法是使用便利贴记录,把该做的事情写在便利贴上,并贴在自己随身的小本子或放在包包里;或者把这些事情记录在手机或iPad的备忘录上。
简单方法是分类如下
组织--对记录下来的事情根据属性或时间,地点等做统一系统组织
细节:两分钟内可以完成的事情立马解决,十分钟以上的事情都统一列入行动清单。
排程--也就是制作工作清单
制作工作清单的过程中,有3个要素非常重要一—时间、地点、任务。
时间:
只有在恰当的时间做恰当的事情,才能提高单位时间的生产力。
首先,我们要明确一天里有多少个空档的时间段,每个时间段的长短是多少。接着根据完成事件所需时间的长短,把事情安排到对应的空档时间里。
地点:
将同一个区域的事情安排在一起执行。减少距离移动的时间,做更多的事情,就能提高时间的利用率。
因此,可以事先检视每件事的地点在哪里,找出能够在同区域处理的事情,安排到一起执行,避免把时间浪费在路上。
任务:
在制作工作清单过程中,最理想的情况是优先根据时间和地点两个因素来制定。
但俗语有言“计划赶不上变化”,原本已安排好的工作,有时候会突然因为一些紧急的任务而被中断或影响,此时,我们就要根据任务本身的紧急和重要性来制作工作清单。
以上3个因素就有利于习惯的养成。
另外,做好时间管理,还要做好心理建设。比如,有一个小技巧——先做讨厌的事情。
工作清单中有一件很讨厌的工作,我们就极易产生“很不想碰它,能拖多久就拖多久”的心理,如果把这件讨厌事排在后面,随着时间流逝,这件讨厌事的工作期限会越来越近,而这件讨厌事也只会变得越来越讨厌。
反之,如果我们一开始就把这件讨厌的工作做完了,接下来的工作会变得轻松,我们也更能感受到做好时间管理带来的便利。
执行--助理化、科技化、档案化
排程只是工作的开始,要完成工作还必须落实执行。
助理化:
为了提高单位时间的生产力,聘请助理协助自己。请一名助理,让工作助理化,是一个不错的选择。
科技化:
科技工具的使用能给我们带来便利,提高劳动生产率。
现在人人都有手机,可以通过电话、微信等方式与客户沟通,非常方便,比如让客户发送一张照片、一个定位,就可以准确知道客户在哪里,而不需要花太多时间寻找客户所在的具体位置。
档案化:
要让时间合理利用,就要让我们的工作变得有逻辑性和系统性。为此,把工作的资料档案化非常重要。
很多人花很多时间来找东西,比如有时会忘记某一客户的投保资料放在哪里,或者忘记上次会议的记录在哪里,给工作的执行带来很多不便。而如果把资料整理成档案,并且有序列,下次需要寻找相关资料时,就能快速找到,如此,节省了不少寻找东西的时间。
检视及更新--让时间规划更精准
一次拟定时间计划后,不管是一周一月还是一年的计划,我们都要定期检视,并进一步更新。
因为人的单位时间产能不是一成不变的,当我们对工作越来越熟练时,产能也会越来越高,我们的时间规划表也应随之调整更新。
举例而言,过去需要20分钟完成的事情,在经过一段时间的磨练后,可能只需要10分钟就可以完成,那么在往后进行时间规划时,这件事就应按照10分钟来规划。
反之,原本我们觉得很简单的事情,在经过一段时间的尝试解决后发现比想象中困难,那么也需要调整时间规划。
只有在不断的检视和更新中,时间规划才会越来越精准,执行力越来越强,最终在不断的摸索中找到适合自己的工作时间表。