汇报工作,时机很重要!

在职场上有这样一类人。

他们接到任务后就闷头猛冲,过程中与领导没有沟通,直到任务完成后才向领导汇报。他们的主张是:你不用管我如何做事,我最后拿出你要的结果就行了!

如果你也是这样的做事方式,难怪领导要对你不满意了。

职场中需要遵守的一项法则是:要让领导感到一切处于他的掌控之中。

下属如果不及时汇报工作,最后的结果就可能是:

领导觉得你做事不靠谱。是否遇到了困难?是否走了弯路?是否能够按时完成任务?领导下达任务后无法掌握你的工作状态;

领导与你信息不同步。领导那里出现了新情况、新需求,你却一无所知,辛辛苦苦忙了一场,结果却与领导的期待差了十万八千里;

领导认为你工作不饱满。有些事领导布置完就忘了。结果是你明明忙得不亦乐乎,领导却觉得你无所事事。

及时汇报工作,不仅有助于领导及时了解你的工作情况,给予指导和帮助,还可以避免执行跑偏,防患于未然。此外,主动汇报工作还能体现出尽职尽责的职业态度,能给领导留下很好的印象。

怎样才算是“及时汇报工作”呢?

时间跨度较短的任务

对于一两天内能完成的任务,汇报的时间点很简单,就四个字:第一时间

对于短期任务,你要记得一旦完成任务马上汇报。如果提前完成,就要提前汇报。比如领导要求你下午六点前完成任务,而你四点就完成了,也要第一时间向领导汇报。这样做的好处是:

如果你做得好,一次性通过,领导会很欣赏你:这个年轻人,做事效率高质量好,值得培养!

万一做得不合要求,你也给领导和自己留下了调整修改的时间。

最怕的是,你明明早就完成了,但还是机械地按照领导要求“六点前”提交。领导正准备回家,突然发现你做的不合格,该有多抓狂?最后倒霉加班的还是你,也给领导留下办事不牢的印象。

时间跨度较长的任务

有些任务时间跨度较长,需要三五天甚至一两个月,乃至更久才能完成。这时,汇报时机的选择就更重要了。

一个很重要的情况是,在这么长的过程中领导的思路有可能发生变化。时间跨度越长,与领导信息不一致的风险就越大。因此下属需要通过汇报,及时了解领导的想法,校正工作方向。

长期任务的执行过程中,需要进行定期汇报和随机汇报。

定期汇报是指按每周或者每月的固定频次进行汇报。关于定期汇报的时间间隔和形式,应当在工作开始时就与领导约定好。

随机汇报通常没有固定的时间点,依情境而随机发生。然而随机不等于随意。在汇报时间选择上,需要记住四个字有.始.有.终

始——工作开始前

在开始工作前,需要向领导汇报工作方案。这样做的目的是:确认任务目标和内容;请领导审核实施方案;如果必要的话,请领导协调相关资源。

在正式工作开始前的这个“校准”环节非常重要,否则就有可能在工作方向上“跑偏”。

有——有困难时

工作中遇到困难,或者需要做出超出权限的决策时,要向领导汇报。有人会想:“如果遇到困难就找领导,会不会显得我能力不行?我还是自己扛吧,实在扛不住了再向领导求助。”这就错了。

对领导而言,提早知道工作出了状况,要比等事情不可挽回才得到通知来得好。等你扛不住的时候,可能已经错过解决问题的最佳时机。因此,如果发现自己解决不了,要及时向领导汇报,让领导出面协调调动资源。

有——有成果时

取得阶段性成果时,需要及时向领导汇报。有些人以为只要工作进展顺利,就不需要向领导汇报了,这样做其实是欠妥的。

及时汇报成果,一来可以方便领导及时了解你的业绩;二来让领导给予你进一步指导和支持;最后,这也表现了你对领导的尊重。

终——工作完成后

在一项长期工作完成后,通常需要做系统的总结。事后汇报要达成三个目的:告知结果(取得哪些成果)、展示业绩(做了哪些贡献)、总结经验(从中学到了什么)。

如何把这么多信息交代清楚呢?在这里分享一个STAR汇报模型。

Situation:工作开始时形势是怎样的;

Task:对目标和任务是如何界定的;

Action:过程中采用了哪些行动,做出了哪些贡献;

Result:结果怎样;哪里做得好继续发扬;哪里存在问题,需要如何改进。

俗话说:“光说不做假把式,光做不说傻把式,又说又做真把式”。工作做得好,更要做得巧。若要成为“高言值职场人”,汇报工作时机很重要!


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