讨厌的流程

流程

流程随处可见。

我们到医院看病就得挂号(如果没有病历本,还有一些信息填写买个没用的本子的流程),然后等待叫号(不可控的时间),接着医生诊断,如果是小病,一般就给你开药,排队付钱(不可控的时间),然后取拿药的号,然后等待叫号(不可控的时间),轮到拿药;如果是一下子不能断定的病症,医生就会给你开各种检查:抽血啊,拍片啊,呼气试验啊,尿检啊等等各种,这些检查少则半天,多则1-2周,因为同样有取号子排队,等待,检查后,等待拿结果的不可控时间,并且有些检查耗时太长,很可能检查出结果后,你的病都已经好的差不多了或者已经恶化了。这就是医院的流程,想必大家都有类似的经历吧。讨厌的流程。

多年以前,到银行转账的经历让我至今难忘。

那是一个闷热的夏天,趁周末我准备把几个月工作攒的钱往家里转账,到了一家银行,首先呢,就是取号子,看看前面一大堆人在排队,估计轮到我还得2个小时,我就拿了号子去街上溜达了一圈,时间过了1个多小时的时候,我回到银行,结果还是那么多人排队,我和保安说我是之前取的号子,要排到我相应号子的队伍里面去,好了保安是不理的,我只好强行插队,结果我插入的队伍里后面的人就开始埋怨了,没过几分钟居然有人直接给我来了一拳,推了我一把,我都没反应过来,直接也退了他一下,之后呢,他居然更猛了,直接把我银镜摔了(幸好没摔坏),后面保安总算出来了,把我们推开后,解释了一遍,我还是排在了原位,轮到我的时候,柜台就问我要转账填写的单子了,我可没填呢,好了我填,单子表格大家应该都填过,不能说很复杂,但也不简单,你让一个老大爷填写估计是填不好的,转账操作呢,因为是异地,直接帮我扣了50元,真high。

其实这次转账还是运气好的,有另外一次,在我排队轮到的时候,银行的业务员站起身来上厕所去了,这一去就是半个小时啊,等的我们啊,真心焦。
不过现在好了,我们有支付宝,神奇,哈哈。

还有很多类似的例子吧,多年前的邮包裹,以前的各种转户口,身份证等等,不折磨你那都是怪事。这些流程的体验是很差的。

流程就像电视中的新闻,我们只能听到坏消息,电视新闻喜欢报道杀戮和车祸而不是慈善和动物获救,同样,我们一般都是听到流程有问题。讨厌的流程。

但,其实,随着社会的进步,我们也看到了流程的进步,比如支付宝的转账,快递寄包裹等等,好的流程能够让我们事半功倍。

那么,在我们项目或者社群运作中,如何构建一个好的流程呢?

我认为做到3点,流程就会让人喜欢乃至大幅提升事情的效率。

(一)从使用流程的人的角度设计流程
在设计流程的时候,务必从使用流程的人的角度来考虑问题,如果设计流程的人本身也是要使用流程的,那是最好不过,如果不是,那么应该把流程使用的人拉进来一起设计流程,在流程有了一定的demo时可以让少部分最终使用人先开始试用。前面的很多例子比如银行,医院等流程,实际上设计流程的人并不会用这个流程,因为他们有很多便捷通道(特权),完全不会从使用流程的人角度来考虑流程的合理性,加上没有多少动力去考虑(流程再好也没什么个人利益的好处),再加上作为这种单位的人总会有“我是爷”的错觉,最终流程变得像走衙门一样,又臭有难用。

在实际项目或者开源社群中,比如一个bug提交流程,就应该从提交人比如测试者,修复人比如开发者,bug归类分析如分析者的角度来考虑这个流程,必要时可以让这些角色的代表一起来设计流程。

(二)流程应该尽可能简洁
要做到这一点,比较困难,它需要设计流程的人能够深入理解

目标:
流程目标是什么?需要完成什么?流程结束时输出是什么?

参与人对象
流程为谁设计,有没有特殊类型的贡献者,开发者,文档工程师,翻译,市场?

条件
需要参与者具备什么工具,知识,经验以便完成流程,如果参与者不具备,如何获取知识,经验和工具,这些条件是必要门槛吗(入社群费或者功能限制,项目权限控制)?

步骤
按时间顺序看有哪些步骤?是否会出错?有没有可能让使用者无法完成步骤?每个步骤如何反馈?谁来反馈?

验证
谁来确定流程成功完成,同样,和使用者的沟通流程如何成功完成?

举个例子,一个项目管理交流类高质量社群网站的注册流程,希望注册者有着对项目管理有一些背景知识,需要检验是否具备资格加入,可以应用如下:

目标:评估注册者的资格,如果通过,可以让注册者通过注册。
参与者和条件:有一定的项目管理经验和总结,善于分享的人。
步骤:注册者提交关于项目管理类的自己的微信公众号或者博客、个人网站等可以体现经验总结的地址。注册者3天内获得反馈。
验证: 网站运营者,如果没有一定的高质量积累分享,恕不能加入。

这里的注意点是时刻注意流程的目标是什么,不能为了流程而流程,不然容易陷入形式主义的陷阱。

例子中展示了用最小的步骤完成目标,每个步骤都应简单,并且一句话能够说明清楚,确保每个步骤都是必要的。同样,完成的流程向一个没有背景的人讲解时,应该在1分钟内能够说明清楚,如果说了1分钟,他还没有听明白,说明还需要简化再简化。

在设计流程时,应尽可能的简单,屏蔽掉各种干扰信息和非必要信息。

(三)定期收集流程使用者对于流程的建议
前面谈到流程设计中或者完成后,应该尽可能让流程使用者进入一起设计和试用,这就是保持透明的做法,这需要流程制定者保持开放的态度,尽可能的信息透明。

在流程运作中,应该定期收集反馈,这对于流程的改进非常重要,不仅仅是对流程设计缺陷的反馈,也可能是随着环境的变化(比如移动互联网的出现),人员规模的变化,使用人知识结构的变化等,这就需要及时有效的收集反馈并且快速做出调整。

具体的收集反馈方法可以是调查问卷,专题会议,设立公共邮箱等。

在收集反馈的过程注意保持开放,设定预期为得到大量的负面反馈,因为总会有沉默的大多数,他们可能用的很爽,只是没有发表意见。

个人认为如果能够做到这3点,流程就不会让人讨厌,甚至让人喜爱乃至极大的提升效率。

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