时间管理的一点事儿(二)

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做好时间管理,不仅仅需要做好时间统计,还需要掌握必要的方法和原则。时间管理不单纯的每天做一份计划,更重要的计划完成情况如何。《人生效率手册》,提到几个方法,目标分解法、单点突破法、核心竞争力法、自我激励法,基于个人每天的时间统计,单点突破法是最适合且有效的。

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         单点突破法是一个循环体系,包含计划、实施、总结、评估,到再次计划,是一个闭环结构。经过不断的复盘,才能发现目前时间的实际利用情况,发现计划中存在的问题,不断修正。

         计划,就是根据实际情况,列出每天需要完成的事项,从0点到24点,每一个时间段需要完成的工作,根据一段时间的摸索,建议以时间段的形式,比如每天晚上19点到21点的是运动的时间,不管有多忙,每天在这个时间段要完成这个事项,哪怕剩余只有20分钟也要进行,关键不在于锻炼,而是对管理时间的要求。

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        实施,第二天醒来,按照时间的统计,依次把事件还原出来。此时,一定存在三种情况,你没有完成的事项;你多完成的事项,在计划中并不存在;与计划预估时间不一致的事项,多用了时间或者少用了时间。过程中不要欺骗自己,倒一杯咖啡、去一趟厕所,就不要体现,这也是我建议在做计划的时候,以时间段的形式。

         评估,对每天的计划时间与实施时间,一一的进行分析。首先,分析一下没有按照计划完成的事项,是预留的时间不足,还是效率低,其次,多完成的事项,是主动的还是被动。如果是主动的,原因是什么,如果是被动的,原因又是什么。再次,对于没有按照计划预估时间不一致的事项,一定要反思下,下一次再安排自己的时间,就不能再这样安排。

        总结,通过不断的对时间记录与分析,大概算出你的大部分时间在哪里,比如一天睡了几个小时觉,运动几个小时,学习几个小时,阅读几个小时,工作几个小时,每个大项还应该继续细分。比如工作中准备多少小时,开会多少小时,等等,这样就能知道时间浪费在哪里了。

       通过记录时间清单找到浪费的时间不是结果,在《奇特的一生》中,仔细分析柳比歇夫的时间记录法,会发现最大的不同,就是统计每天有效工作的长度。柳比歇夫发现,即便是自己这样珍惜和擅长利用时间的人,能够做出高产效果的人,每天用于有效工作的时间也很难超过5小时,大部分人的每日真正有价值的工作时间其实不超过2小时。

乌里扬诺夫斯克。1964年4月7日。分类昆虫学(画两张无名袋蛾的图)----3小时15分。鉴定袋蛾----20分(1.0)

附加工作:给斯拉瓦写信----2小时45分(0.5)。

社会工作:植物保护小组开会-----2小时25分。

休息:给伊戈尔写信----10分;《乌里扬诺夫斯克真理报》-----10分;列夫.托尔斯泰的《塞瓦斯托波尔故事》----1小时25分。

基本工作合计------6小时20分。


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最后,引用秋叶老师对柳比歇夫的时间统计发现,柳比歇夫对于时间管理的KPI,如果每天有效工作时间没有达到4小时,会觉得这一天耽误了工作进度,反过来说,如果一天有效时间达到了4小时,那么他也明白,并不需要再逼自己在有效工作上过度投入,因为不管怎么努力,你也无法一天内有效产出太多,所以可以把其它的时间用于看歌剧、写回信、做一些自己觉得开心的事情。

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