连锁企业门店多,人员变动频繁,经营环节中出现的问题频繁出现,审计人员在服装连锁企业问题核查整改中遇到整改难的问题,经常陷入核查-处罚-问题重复出现的循环,企业管理层第一年还可以接受,第二年如果问题还是高频再现,内部审计的存在价值就大打折扣,被管理层多方指责。按照内审准则要求,内部审计职责是确认和咨询功能,积极发挥作用,但民营企业重利短期的环境下,内审人员价值体现在于问题必须得到杜绝。
各方审计人员常规采取的措施包括:处罚、通报、培训、巡查、制度流程建立、审计覆盖面加大等,实施一段时间后,审计人员付出较多精力,频繁出动,问题只是在不同时间阶段性放大和缩小,没有得到彻底改观。
下面是一些有益的尝试,可以部分解决常规问题,提高内审人员的组织价值和生存现状。
1、建立责任追究机制和签署门店人员廉洁自律承诺书。
对经常出现的问题建立问题追责标准,对门店人员处罚后涉及劳动纠纷,需与门店员工签署廉洁自律承诺书,为后续罚款追责提供依据和让门店员工有据可依,避免不知问题。
2、改变考核内容,引导员工服务企业。
举例门店开卡率指标,员工为提高开卡率会将亲戚朋友申请加入会员,同时将非会员消费计入此类会员,虚增开卡和会员消费,取消考核指标,同时加大会员回购率考核权重。
3、引入市场新科技,规避流程操作漏洞。
诸如门店员工通过调整小票结算方式来套取现金,可以采用“资金联动打单”的功能实现现场结算方式与小票中结算方式一致;当然还有些新科技如人脸识别、付款即会员、二维码会员识别等,引入新科技能极大改观内部控制。
4、运营系统功能优化设置和业务流程的完善。
在诸如门店积分功能、优惠券发放、退换货等功能上,要识别出操作环节系统改进的空间,内部控制以信息系统作为载体,部分功能的优化将能直接避免门店手工操作带来的问题。
5、运营模式和合同变更。
诸如门店在商场的工程装修押金难以回收,经常容易形成坏账,在和外包工程装修公司签订合同时直接将此押金纳入商务谈判中体现,避免此类押金是否坏账还是进入工程员工个人账户难以核实的现象。
除了上述措施外,诸如组织职能变动、组织人员变动、定期谈话等方式,上升到组织层面来推动问题解决,往往一个问题可能需要多个措施组合起来实施才能真正实现重复问题规避问题。但上述过程在实际实施中,会存在审计人员推动执行力度、管理层支持力度、部门之间配合度、审计人员资历等影响,如果没有审计人员的强力推行,采取各种方式,如联席会议、一对一部门沟通、处罚、整改通报、老板汇报等,问题整改就成过程了,审计人员待遇和存在等都会大打折扣。