「表格设计课」第2期 解决多表格汇总难题

首先,我对这个栏目做个介绍。

  • 什么是「表格设计课」。我们在做Excel时遇到的问题,多半是表格没有设计好,那些各种复杂的公式,都是在弥补表格设计上的错误。「表格设计课」就是教你设计好表格,从源头上避免问题发生。
  • 「表格设计课」的思想:好的表格是设计出来的

以下是本期内容


问题描述

前两天,有个网友(就叫小B吧)发邮件,向我求助。表格的内容如下。

Jietu20170426-114445

表格中,每隔14列是一个【项目信息表】,横向向右铺开,格式完全一样,只是具体的“编号”、“项目名称”等信息不同。

你能猜到,求助者小B的问题是什么吗?

-----思考时间-----

-----思考时间-----

-----思考时间-----

你可能已经猜对了,小B求助的问题是

  • 把每个“项目信息表”中的,<计量表编号>信息都提取出来,汇总到同一个sheet中。
Jietu20170426-115125

好在每个“项目信息表”,都占据了相同的列宽(14列),还是有规律的,所以汇总起来也不难,我把这类问题叫做“等差汇总”。

我们来看一下具体如何实现。

临时对策

首先,我根据小B的需求,使用Index公式,提取<计量表编号>的内容,不过这只是临时的对策,至于为什么,后面会再详细说明。

1. 分析数据列号

首先使用COLUMN函数,把每一列的列号标注出来,分析一下<计量表编号>的规律。

Jietu20170426-115934

不难看出:第1个到第4个<计量表编号>的列号依次是,3、17、31、45,每个数字之间相差14,也就是一个等差数列。然后我可以通过简单的换算,得到下面的公式:

Jietu20170426-122416

其中的14的倍数,我们可以通过ROW()函数计算行号来获得,这样就有了下面的公式:

Jietu20170426-122531

我们把公式,填充到汇总表中,这样就把<计量表编号>都提取出来了,实现了小B的需求。

Jietu20170426-122745

但这只是临时的对策,我相信,后面老板提出更多的统计需求,会让小B再度陷入困惑。

问题分析

现在我们只是把<计量表编号>汇总出来了,但这个信息,没有统计的意义,更有分析价值的信息是

  1. 工程数量排名,哪个编号的工程数量最多?
  2. 总共有多少个项目?
  3. 这些项目里有没有重复的内容?
Jietu20170426-125115

随便一个问题,都会让这个漂亮的【项目信息表】变的“丑陋”,所以我们有必要,把每个单元格的信息,都提取出来,输出一个【项目清单】。

Jietu20170426-125208

推荐你学习一下伍昊老师的《你早该这么玩Excel》,学习一下“天下第一表”的概念。

有了这个【项目清单】,我们就可以通过排序、透视表等方法,统计出前面提到的,更有价值的信息了。

接下来,我们来看一下,具体如何实现吧。

解决方案

解决方案,我大致分成了3个部分:

  1. 整理数据表
  2. 设计动态表格
  3. 动态图片技巧

我们逐一学习一下。

1. 整理数据表

如前面所说,整理数据表,就是把每个栏位的信息,都提取出来,汇总到同一个表格里。

方法和我们提取<计量表编号>是类似的。我们只需要根据各个信息所在的行和列,对应的修改公式就可以了。

Jietu20170426-125856

2. 设计动态表格

虽然我们整理出来的数据表,可以方便的统计出各种信息,但是小B又跳出来说了:

我们老板就是要有一个,这样的【项目信息表】,方便查看,必要的时候也可以打印出来。你整理出来的数据表,看着就没那么漂亮了。

输出可视化的表格,是没有问题的,但是,不要一味的横向的图纸表格,为此,我们可以设计一个动态的表格,方便的输出,每一个【项目信息表】。

首先我们看一下动态的效果。选择不同的<计量表编号>,就可以实时的查项目信息。

动态表格

实现的原理也不复杂。

  1. 首先使用【数据有效性】,添加一个<计量表编号>的下拉菜单。
  2. 然后在A2单元格,使用Match函数,获取<计量表编号>在【项目清单】sheet中的位置。
  3. 最后,在<项目名称><部位><工程数量>等各个单元格里,使用Index函数,应用出【项目清单】中的数据。
Jietu20170426-130512

具体Index和Match函数的用法,百度里一搜一箩筐,我就不再啰嗦了。具体你可以下载本节示例文件,自己查看公式。

3. 动态图片技巧

数据内容使用Index和Match都可以动态获取。但是图纸信息都是图片,要怎么动态获取呢?

注意啦,下面要放大招啦!

讲解比较费劲,我录制了一个小视频,更加方便理解。

https://v.qq.com/x/page/i03977qr7o7.html

改善输出

修改好表格之后,我们再回头看一下,前面我提到的3个问题:

1. 工程数量排名,哪个编号的工程数量最多?

很简单,在【项目清单】中,对“工程数量”排序就可以,找到了。

Jietu20170426-130812

2. 总共有多少个项目?

在【项目清单】中,使用CTRL+↓简单,快速定位最后一行,看一下序号就知道了。

Jietu20170426-130930

3. 这些项目里有没有重复的内容?

在【项目清单】中,对<计量表编号>列,使用重复值条件格式,就可以快速定位重复内容了。

Jietu20170426-131143
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