通过与人进行沟通交流来进行教导、促成销售或完成业务是许多工作岗位的基本要求。有过招聘这些岗位员工的经理人大都会有个类似的感受：绝大多数的应聘者在陈述优势时会明确表示自己善于沟通和人际交流。但是当他们正式入职后，经理人又发现他们工作中产生的大多数问题其根本原因又都是没能做到有效沟通。所以，把善于沟通归为自己的强项之前，请认真地问问自己：你真的善于沟通吗？
沟通有很多种形式，用于工作的常规交流形式有面对面交流、电话交流和邮件交流。不管哪种形式，下面几个基本要素都可以帮助你提高沟通的有效性.
首先，在进行每次沟通之前，要清楚此次沟通的目的。
某个外资采购公司的国内办事处，新上任的采购总监要求直属品牌经理告知新一季产品开发的订单选中率。A经理写了一份长长报告，把所有开发的产品和入选原因介绍了一遍。而B经理只是提供了一个简单的表格，给出了每个类别所开发的产品和入选产品的具体数量，以及开发总数和入选总数的百分比。采购总监看了每个经理的报告后，要求大家采用B经理的格式给出数据。不久之后，采购总监又要求品牌经理们提供每个品牌当季的TOP 5产品。这次A经理吸取了上次的经验，她也提供了一个简单的表格，上面仅仅是列了入选Top 5的5个产品款号以及数量。而B经理却提供了一份详细的报告，具体介绍了每个入选Top 5的产品信息并且分析了具体的入选原因。总监看了报告后，要求A经理也要补充具体的产品信息和入选理由。A经理忍不住问B经理，问什么总监总是不满意她的报告，而B经理的报告却不需要做任何修改。B经理这样解释道，上级每次的询问都是一次我们和他之间沟通的机会。要让沟通更有效更畅通，就需要弄清此次沟通的目的。比如第一次总监需要的产品开发选中率，他的意图是要统计整个华东区的产品入选率然后汇报给他的上级，以便公司整合新季度所有产品开发的情况数据，所以提供简洁而清晰的数据表格。而第二次的Top 5的产品统计是总监用来理解我们产品的特点和业务优势的，所以尽量给出具体的信息和分析。
搞清楚每次沟通的目的是做到有效沟通的第一步也是很重要的一步。
第二，在对方表达的时候，要做到积极聆听或思考。
在进行面对面交流或电话交流时，积极聆听表现为认真聆听对方的表达，并可以在对方说话的间隙用一些简单的语气词（比如“哦”，“这样啊”，“嗯”等等）来鼓励对方完整地表达出自己的观点。同时展开积极思考，并对对方表达的内容作出回应或总结，可以使用“换句话说…” “你是说…” “听上去…，对吗？” 之类的语句。如果有需要，还可以对对方的情感作出回应，肯定他（或她）的感受，表示自己对此的理解。在面对面交流时，还要注意保持眼神的交流， 身体微微倾向说话者，通过肢体语言反映自己在认真地听对方说话。
相对来说，邮件交流所能获得对方信息的渠道比较单一，只有通过邮件内容本身。也正因为如此，我们在阅读对方邮件时、在动手写邮件前，一定要积极思考，分析对方写这封邮件所表达的真正意图，然后逻辑清晰、语言明确地回复对方或表达自己的观点。
第三，以真诚为前提，开放心态，共创双赢的局面。
真诚是一切沟通和交流的前提，所有的沟通技巧都是以真诚为基础的。在此基础上，需要在交流的过程中保持开放的心态。对方所表达的观点、交流的方式以及讨论的内容都有可能是为你所不认同的，这和每个人的价值观、思维方式或者生活背景都有密切关系。面对不同的意见，不必郁闷或愤怒、不要指责或是打击，而是冷静下来，试着站在对方的角度想一想，是不是他的观点都是错误的、没有价值不可取的。即使你做不到完全认可对方的观点，也需要抱着开放的心态接受有不同意见存在这个现实，然后努力寻找一个共同认可的方案，让双方受益、得到共赢。
有效沟通是一个非常宽泛的主题，有许多不同的角度和内容可以讨论学习。在这里，我就简单地分享三个基本要素供大家参考。希望大家在工作中能够以更有效、更顺畅的沟通来完成各自的工作目标。
