你在工作中有没有遇到这种情况,每天忙忙碌碌的,可是问你:今天都做了什么工作,完成的怎么样。这个时候你会怎么回答呢?我想很多人和我一样,拍着脑袋一想,今天好像也没有做什么啦,怎么一天就过去啦?
或者明明每天都很忙,可是工作怎么做都做不完。看到身边的同事一个一个都下班了,自己还要守着电脑继续工作,这个时候忍不住埋怨老板:看自己不顺眼,给自己布置这么多任务,真没有人性。
可是这真的是事实吗?其实,很多时候不是工作太多,而是我们的效率太低。那如何才能提高我们的工作效率呢?
首先,我们需要制定一个详细的工作清单,看看自己当天需要完成什么工作,那些工作是重要的或者紧急的,将这些重要的、紧急的工作放在前面进行。然后按照番茄时钟法,每次认真工作25分钟,休息5分钟。对于一些比较琐碎的工作,可以放在休息时间来进行。
这个时候你也许会说:我每天都有制定计划,可是同事突然有事找我、客户突然打电话给我、老板突然找我,这些我总不能不理吧。这个时候我的计划总被打断,我有什么办法呢?这个能怪我吗?
这个时候我们其实可以通过拒绝、协商、中断来解决这些外部干扰。
这个时候你也许会说:拒绝不好吧,得罪同事怎么办?那如何拒绝才能不影响同事之间的关系呢?我们可以通过说事实、谈感受、给建议来解决这个问题。比如同事如果让你现在帮忙做一件事,你可以问清楚这项工作什么时候需要完成,如果自己的时间不允许,这个时候你可以这么说:老板前几天交给我一项工作,需要今天上午下班之前完成,这项工作现在还有很多,我很害怕我完成不了,我需要集中精力先完成这项工作,你的这个事情着急吗?如果不着急的话,可以等我这个工作完成后再帮你吗?这个时候,同事理解到,你不是不愿意帮他,而是时间不允许,这个时候他也就不会怪你。
在上面我们同时用到了拒绝和协商,那么对待同事我可以协商,那么老板呢?老板叫我,我可不敢不理呀,这个时候,我们可以花费几秒钟将自己的工作思路记录下来,这样回来后就可以继续工作,而不会因为思路被打断,好长时间没法投入工作。
有的时候,我们会有一种这样的感觉——有些工作感觉特别难,自己需要认真思考,可是总被别人打扰,没法认真完成。于是就得等到下班了没有人打扰了才可以进行。其实,这个时候我们可以把一项工作拆分成几个小部分。比如,老板让你写一个工作报告,你觉可以先列一个大纲,将每部分的内容确定下来,然后在一次完成一个部分的内容,最后在统一修改一下。这样一个工作就可以分段来完成了。
同时,我们还可以通过记录自己每天工作的时间日志,连续记录一段时间,看看自己每天都做了什么,然后再对这个时间日志进行一下统计分析。看看自己每天什么时间段容易被打扰,这个时候就可以做一些琐碎的事,比如,给客户打电话,处理邮件,上网查资料等;再看看自己每天那个时间段不容易受到打扰,就将一些难的事情放在那个时间段进行。对于一些类型相同的事,比如,外出拜访客户、采购物品、去银行办理业务等可以一起做。
这样你的工作效率会不会高一些呢?其实办法有很多,关键是要适合自己,自己要学会使用,这样才可以在这个碎片化时代过的更好。
备注:#7174-倩&-心语花说#+橙子学院码字岛第1篇作业