大家好!

今天和大家聊一聊信息共享是如何为团队或者个人之间的协作赋能的。

针对这一话题，我将结合四个工作中的实际例子进行展开。

产品管理中的信息共享

在产品管理中，信息共享可以说是非常重要的一环，因为产品管理的目标之一其实就是确保最后设计出来的产品或功能和原始的需求相匹配，或者在最大程度上达到匹配，这就需要每一个团队都能按照相同的标准和方向前进。

在我之前的产品经理生涯中，我对此深有体会。

在产品管理的整个进程中，需求文档，也就是PRD文档，是最为重要的信息共享媒介之一。

PRD文档是用于指导整个产品设计、开发直至最后成型的标准文档，由产品经理对需求进行科学而细致分析后，转化为适合后续设计和开发的语言，最终形成一篇供后续团队分享的标准化文档，往往会放在一个公共的存储位置。

在PRD文档中，一般包含产品经理对于待开发功能的基本信息介绍、详细用例、初步的原型设计以及界面上各功能点和参数取值的说明，这些信息既有对于各个团队的通用信息，也有共享给特定团队的信息，比如原型设计就是共享给UI设计团队的信息。

PRD文档既可以看作一种信息共享媒介，本质上也可以看作是一种良好的沟通媒介。

而在产品管理的过程中，各个团队也会需要一些附加文档，这些附加文档往往是对PRD中一些细节功能的补充说明，有时也会是产品经理和某个团队成员达成的一个成果结晶。

举一个简单的例子，要设计登录时的验证码机制，其实并不像想象中的那么简单，既要考虑到最终的用户体验，又要适当考虑到一些研发的实现，最后往往会据此产生一个验证码字符的通用对应表，比如有些容易混淆的字符（O和0或g和9等）是否可以通用。

这个通用管理表其实也是一种共享的信息，一般也会放在PRD文档的同级目录中，供后续的开发团队参考，也可供测试团队编写具有针对性的测试用例。

项目管理中的信息共享

在项目管理中，信息共享的重要性不言而喻，项目组的每一个干系团队都希望得到自己需要的信息，以便于分配相应的资源，安排后续工作。

对于项目经理而言，能够有效确保信息的共享，是确保各个团队能够及时交付的必要条件之一。目前很多项目管理都会在协作平台上进行，在协作中，信息往往通过各种类型的文档进行共享。

当项目经理或需求分析师将客户对于项目的整体需求完全消化后，将交付目标、交付时间以及对于交付的质量要求共享给各个团队，以备各个团队进行日常的参考。

比如，当项目经理和客户确认完时间点，并制定出完整的项目计划时，一定要在第一时间分享给各个干系团队，以便各团队能够根据自己的需要，制定出详细的过程时间点。

一旦在项目进行过程中出现了变更，也可以通过更新相应文档的版本，将最新的信息第一时间分享给相关的团队，从而让各个团队能够做好及时的调整。

另外，项目管理过程中的各种报表也是一种非常重要的共享信息，这些报表包含了周报、月报、特殊需求报表，以及反映项目实时进展的数据大盘。

详细而清晰的对外报表能让客户了解项目的最新进展，从而能够把握项目的整体进展，而内部的报表或者数据大盘则既能让高层管理者和各个干系团队充分了解项目当前的行进状态，也能充分了解目前可能存在的问题和风险，做到有的放矢。

PPT设计中的信息共享

我有一个朋友，曾在一家外企的PPT设计团队中担任PPT设计师。

说是PPT设计师，其实并不是真正的设计，而是基于公司的风格标准对PPT进行“模板化处理”，确保出品的PPT能够完全符合标准，同时，国外总部的研发服务团队也将标准化推行到了极致，所有图标和图片都可通过内部的搜索引擎进行查找。

表面上看，这是一种非常好的信息共享，但深入了解就会发现，离真正的信息共享还相差甚远。

最致命的问题是，整个团队没有一套完整的Style guide规范，这是让我朋友感到最为惊讶的一点，所谓的规范都“存放”在团队主管的大脑中，这种管理方式势必会带来了一些问题。

第一个问题是，对于新进员工而言，因为没有标准型的文件可供参考，因此培训周期变得相当冗长。在培训中，很多规范都是一点一点“挤”出来的，毫无系统性可言，而且这些规范都是口口相传，没有以文字的形式记录下来，需要员工在练习后自己进行总结，在这个过程中，是无法做到100%的信息传播，必然是会有信息损失的；

第二个问题是，由于所有规范都是在团队主管的大脑中进行运转的，因此往往会有很大的变数。我朋友在和其沟通相同或类似的场景下的设计时，会听到完全不同的说法和解释，而且在任务量很重的情况下，也会出现截然不同的解释。

第三个问题是，在工作较为紧急的情况下，需要将一篇完整的PPT分拆给多人完成，这个时候就需要所有团队成员都能够遵循一个标准，当然，这个时候这些标准仍然都是存放在每个人的大脑中，这样每个人都有可能存在信息损失的问题，这些信息损失叠加起来，会带来非常大的风险。

从我朋友的分享中，我想到了自己在文档中心运营中的一些方法。

我运营的文档中心，是针对于所有团队的文档设计和优化，规模和业务量均远大于朋友所在的团队，因此当时我对于Style guide特别上心，专门在一个文档协作软件上进行整体规划，将文档写作中所涉及的各种规范要素进行分类，如对于一些中英文字词的表达、整体风格的呈现，以及一些语法等，在日常工作中一旦遇到需要标准化的内容时，第一时间记录，并进行标准化的声明，这样，团队中的所有成员都能够按照一个标准展开工作。

Style guide，其实是一种非常重要规范类共享信息，虽然在设计行业用得比较多，但其实很多行业都能用上Style guide的“变体”，比如软件开发中的代码规范等。

当然，很多时候Style guide的编制不可能做到一撮而就，而是需要在每天的实际工作中进行及时的记录和总结，假以时日，自然而然就能形成一套完善的Style guide体系。

社区工作中的信息共享

我的另一位朋友最近在参与社区数字化转型的项目，其中的一个工作就是搭建一个文件和信息共享平台，能够确保社区工作人员之间的文件得到有效的管理和共享，同时每个条线的重要信息都能够传承下来。

在需求收集中，我朋友发现目前的文件管理基本是一盘散沙，所有文件或信息都分散在每个人的电脑中，甚至只有纸质版本，平时如果要查找一些信息的话，完全是凭大脑中的记忆，而一旦这种片段式的记忆丢失，那么查找信息这件事将会变成一种噩梦。

在对需求的细致调研中，我朋友发现每一位工作人员其实或多或少都对信息共享有一定的需求，只是大家并没有真正意识到其重要性。

对团队主管而言，他们需要对于重要文件的共享和存储，比如每次和上级部门进行联席会议的会议纪要，每次安排下属进行工作的一些要点等，这些重要文件往往分散在主管自己的纸质笔记本或是电脑中，下达时全靠口头宣讲。

对新进工作人员而言，需要快速掌握业务时，很多时候发现其前任并没有用心将工作要点记录下来，或者团队内部根本就没有任何流程或者规范的记录时，往往两眼一抹黑，只能接受手把手的低效交接。

对于有些文件而言，因为没有权限管控和授权机制，当某一位员工需要查找信息时，必须到某一台特定电脑上进行查询，非常不方便，而且也不能彻彻底底确保信息的安全。

同样，对于很多员工而言，他们需要经常在外面走动，为社区提供各种服务，而在服务过程中往往需要参考一些文件，但实际情况是，所有文件和信息都在办公室的台式电脑中，对于移动办公非常不方便，因此在移动端查找共享信息也是社区工作人员的普遍需求。

总结

通过上述四个案例，我们可以看出信息分享在团队协作中是非常重要的。

其实，规模再小的协作，如果能将信息共享的思维融入其中，也会得到很好的效率提升。

如果在一家企业中，所有团队都能将信息共享思维应用到日常协作，无论是内部协作，还是外部协作时，相信这个时候所有工作都能达到高质量和高效率的呈现。

而这个时候，恰恰是推行企业知识库的绝佳时机。

企业建设知识库的触发因素一般是：高层管理者或者部分中层管理者意识到了信息或知识管理的重要性，觉得需要有这一套机制。

而根据我的个人经验，与其在这个时候推行知识库建设，还不如先将信息分享的文化在各个团队中生根发芽，养成一种良好的信息共享和传承的氛围，也让每个团队，甚至每个人都能切切实实感受到信息分享带来的各种益处。

未来，我将会刊发关于企业知识库方面的文章，敬请期待。