工作的时间久了，就发现发邮件是个大问题，好多人都会忽视这方面的问题。
很多人就是因为不会发邮件或者说发的不合理的邮件导致自己工作出现问题或事情没办法得到解决，在工作中我就遇到了很多类似的问题，一些是因为同事的邮件，一些是因为自己的邮件问题，给工作和自己造成了很多的困扰，那今天我们就来谈一谈这些问题如何避免，仅仅是自己在工作中遇到的一些做了总结而已，希望对你有帮助。
1.不好的邮件有哪些方面？
①主题不明或空的，不知道什么主题，发给谁的；
②用词不恰当，用词冗长拖拉，掩盖关键信息，十个字说完的非要用几十个字的描述；
③称呼不分，不称呼，乱称呼，使用错误语气或者说一些有歧义的话语；
④添加表情，频繁错别字，各种眼花缭乱的颜色；
⑤附件漏发，还备注详情见附件。
2.不好的邮件会造成哪些负面影响？
①个人形象或公司形象受损；
②产生误解，反复确认，浪费时间和交流成本；
③影响和供方的合作，甚至因为小的问题导致重大的利益损失；
3.那有什么方法去避免以上的问题呢？--邮件的组成
关于邮件组成我总结了以下几点：
①要有一个正式常用的邮箱。
现在很多公司都有自己公司的邮箱，人名+公司邮箱名组成，像我待过的两家公司用的邮箱，都是人名+邮箱名，邮箱名一般是公司域名猴后缀或者是购买的大型国际邮箱，有的是国内外免费的邮箱，这个就很多了，比如Gmail,163，126，新浪等邮箱。相对来说，这种邮箱名称组成是很正式的，也方便大家记忆，不像什么奇怪的邮箱。都不方便记忆。
②邮件主题。
一定要有邮件的主题，概括你的邮件重点。明确你的邮件要写给谁，写邮件的目的是什么？主题分类是什么？
写邮件是为了什么，是为了内外沟通的一种工具盒方法。一般写邮件的目的有汇报工作进度，信息沟通、结果回复或确认结果、或者是建立合作关系等。所以发邮件的时候明确你的目的是什么，找对应的人，发正确的邮件。
注意：主题标记的重点，有些主题是常规性的邮件回复，可以分类，通知类，重要类、机密等分类。
③邮件正文：
发邮件的目的是什么，那么写的邮件内容就是什么，要有适当的内容长度，不宜过长，一定要注意要有一个简洁清楚，逻辑清晰的邮件正文。
①正文内容通顺，逻辑表达清晰明了；
②条理清晰，分级分段回答，如逐条回复1、2、3、4...
③一次性回复清楚邮件内容，巧用图片或表格形式进行表达说明，不要反复在一个问题上耗时，并且要清楚回复和全部回复的区别；
④重要信息合理标识，用颜色、增大字体、加粗或下划线表示，也不要出现错别字之类的，一定要合理！
首先要知道你发这份邮件是干什么，例如为了沟通清楚事情，一般有这样的内容结构：
1）沟通信息类：需要对方明确给出结果的
■反馈的事情是什么，需要对方给出什么样的结果；
■如果没有明确的回复，会导致什么样的后果，造成的损失有哪些？
■对方需要提供的信息，任务以及行动是什么？
■重点需要谈论的是否需要会议讨论等，信息转发处理等？
2）回复类邮件
■对方需要的信息明确回复；回复不了的要给出回复时间或者进度；
■针对性回复--重要紧急的邮件及时处理，不能拖延；
■如果是多问题的邮件，逐条回复，不能敷衍，说“知道了“之类的话。
■不要掩盖重点，或混淆视听，推脱事实。
3）回复简历邮件
■标题以申请公司职位+个人姓名+工作地点等要素，提炼正文中的个人简介信息，便于筛选；
■正文内容适当，不能简单一句话，清晰地注明求职岗位，针对性写并适当地添加一下重要信息，如附件或符合招聘要求的条件；
■邮箱名称一定要正式，正文称呼一定要对，不要称呼错误，这是很重要的一点；
■在邮件结束尾部加上结束语或者祝福语，感谢HR的阅读，并提醒HR回复邮件。
4、收件人是谁
①针对公司常规性的邮件，一定频率或者周期去发送的邮件，首先要建立邮件的资讯流清单和邮件的正文模板；
②了解、清楚邮件收件人（TO）和抄送人（CC）以及密送人（BCC）的区别；
■ To--邮件主要问题的负责人，需要对邮件进行回复响应的；
■ CC--了解知道邮件所描述的事情，可以无需对邮件回应，当然如果想回应，那当然OK；
■ BCC--是秘送，称为邮件小密探。即以上两种收件人是不知道你发给了BCC的人。
■发邮件的时候，收件人的排序最好有顺序可言，例如按照职位高低或者部门等；
③资讯流和正文格式保存好，建立文档，另外跨部门沟通的一定要将相关领导抄送上。
5、关于附件和签名:
①附件不要过大，一般邮件的附件最大不超过20M或50M；必要的时候用云盘代替或者共享盘代替；
②如有附件，一定要在正文中提出。如：“详情见附件或附档”；
③最后附件的名称一定要和正文主题相符合，别随机命名，如“123”；
④签名一般包括姓名、联系方式、公司地址及邮箱等信息，甚至职位等都会体现，可以设置模板保存；另外不想让人知道全的信息，可以再设置一个简版的签名，留下姓名和联系方式即可。
发邮件可以很好的锻炼人的沟通能力和办公写作能力，很多的办公交流和沟通都是通过邮件和电话等方式进行的，“见字如面”，一个很规范的邮件很会提升你的形象和效能，而且我们要养成很好的回信习惯，这都是细节当中体现一个人做事的能力和思考方式，很值得我们注意啊！
当然如果你还有好的意见，可以分享出来，让大家共同进步，工作能力杠杠滴，那多好！
