如何选择GTD软件

现在市面上介绍GTD的书不少,也不乏各种大部头,但是我个人觉得GTD核心思想就那么几条,也不难理解,关键还是在实践!当然,实践还是需要借助GTD软件工具更加事半功倍。我个人试过的GTD软件非常多,总得来说各有千秋,由于软件作者对于GTD的理解不同,这就造成了各个软件在GTD的实现上大相径庭。但是,作为用户,我们在选择上还是需要有自己的标准,我自己的选择标准如下:

多平台支持

这里的多平台是指对各种操作系统,例如:Mac、Windows、Linux。当然,还要包括对于移动系统的支持,例如:iOS、Android等。但是,这并不绝对,比如,对于我来说,我只使用苹果产品,所以,这条对于我来说并不是很关键。

数据同步

通常我们选择的GTD软件应该有PC版与移动版,为了达到更好的效果,这就需要保证两类型设备能够实时同步数据,但是由于万恶的GFW的存在,很多国外优秀软件不能用。例如:原来Things就不能同步,但是现在可以了。当然,谁知道GFW哪天又会抽风呢,所以很多用户选用国内产品。
还有一点也很关键,却常常被人们忽视,那就是对于代理的支持。例如:我们公司要想访问外网,必须设置HTTP代理,但是很多软件并不支持代理设置,例如:OmniFocus!这也是我不选他的一个很重要的原因!而Things无需任何设置,自动使用系统设置的HTTP代理,非常人性!

收费模式

现在市面上的GTD软件基本上有三种收费模式:

  • 软件费用
  • 软件费用+插件费用
  • SaaS模式(例如:按年收服务费)

由于GTD软件比较小众,所以厂家也比较鸡贼,要么软件卖得奇贵,要么就是把一些锦上添花的功能做成插件另收费,这里着重批评下OmniFocus,其iOS版本本来就很贵,还把透视图功能单单拿出来作为专业版另收升级费,黑心啊!SaaS模式也是个不错的选择,按需付费,但其实细算算也许花费更高。所以,我个人更倾向于第一种,只收单纯软件费用。

软件复杂度

我们借助软件使用GTD方法是为了提高个人效率,但是,如果软件本身过于复杂,使得我们不得不花费更多的精力在学习掌握使用软件上,这就有点得不偿失了。这里还是要着重批评下OmniFocus,虽然网上各种文章神吹这款软件,说它如何如何是大杀器,搞得一些小白用户搞不定后觉得是自己的问题,都开始怀疑人生了。我可以不客气得说,我玩过的软件多了去了,本身又是搞软件的,如果我玩三天都没上手,估计大部分人在一个月内很难快速上手。这软件搞得太复杂了,而且,其对于GTD的理解也是另一个路子,不能说它的思路不好,但是对于用户来说,你不得不转变自己原来对于GTD的理解。更要命得是这软件界面上用的单词非常容易产生歧义,它倒时挺贴心,提供中文版,但是,那个翻译简直不忍直视。我的体会就是,用来用去,各种搞不定,我还搞不懂是自己思路有问题,还是软件提供了功能但是我不会用。与之形成鲜明对比的就是Things,我装上当天就可以上手了,虽然不能说熟练,但是其它结合GTD思想就能上手,这才是我们要的好软件!

管控粒度

这个问题就好比是虽然都是车,但是有的车可以载人载货,但是有的车只能载人,没有优劣,完全取决于你自己的需求。举个例子,有些人对于项目的需求很强烈,日常工作中需要应对各种项目,这些项目不仅有不同的种类,例如:有并行执行得、有顺序执行得。项目与项目之间还可能有各种层级关系。但是对于另一些人来说,也许单级别项目就够用了。再有一个常见的例子就是时间粒度,比如:我们定义一个任务时,可以指定起始日期,也可以指定起始日期与时间。这里要着重表扬的是OmniFocus,复杂归复杂,但是控制粒度确实细,不仅有任意层级项目控制,还可以定义任务起始与截至日期时间。这点Things着实让我头疼,尤其是其只有单层项目管理,虽然我看到网上各种吐槽,但是Things似乎完全不为所动,不知其背后逻辑是什么。

集成度

GTD是个系统工程,靠单一工具很难达到最佳效果,例如:有些任务需要委派他人去做,这就要求GTD软件与系统的用户管理集成,另外,我们可能还需要通过邮件产生或确认任务,或者需要将日历事件反应到GTD中产生任务,这就要求GTD软件与系统的邮件系统、日历系统、甚至是事件提醒系统集成。我个人觉得,这里最重要的是GTD软件与系统日历的集成。很可惜,Things虽然老版本可以集成iCal,但是现在的版本只能集成Reminder了,而OmniFocus可以很好的集成系统日历。

归档与报告

GTD中的回顾是非常重要的一个环节,但是从我试用过的一些软件来看,似乎对于这方面的支持都比较薄弱,通常只是对于标记为Mark Done的任务进行搜索。这方面我研究比较少,我好象记得这方面do.im似乎还不错。

总之,我们要选择一款适合自己使用的GTD软件要考虑得方面非常多,我们不可能找到一款完全满足自己需求的软件,只能根据自己的实际需求做取舍。另外,我个人还是奉行少便是多的原则。所以,虽然Things有各种不足,我还是选择它。重要的不是软件一上来就全完满足你所有需求,而是帮你养成一个好的习惯,将GTD真正融入到你的日常工作生活中,等有了自己的体系,再选择相对复杂的软件也不迟。

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