每到月末、季末或年末时，上班族们可能格外忙碌，各种财务报表、销售报表、人事报表让人抓狂，通宵加班在这个时候简直是家常便饭。

于是，茶水间里员工们大倒苦水：昨天又加班到深夜，公司上百人的销售数据填得我头晕眼花，一不小心还删除了几条，又要重来……

接着是人事部门员工跟着吐槽：我们也是，那么多员工的出生日期，工作年限都要列出来，我对着身份证号码一个个地填，忙得饭都没顾上吃……

财务部门也来诉苦：刚把报表弄得差不多了，谁知道突然死机了，等重启电脑，啥都没了……

几个人半是吐苦水半是表功地闲叙一番，又去工位继续埋头苦干。殊不知在一旁听到的主管们面上毫无同情之色，甚至还有些怒其不争的意思。

为什么呢？难道员工们加班加点工作，不该好好勉励一番吗？

说句实在话，在体制内工作，如果为报表之类加班加点，可能会得到领导的表扬，毕竟有些领导可能对报表工作本身并不是很熟悉，看到这么多、这么繁复的数据报表，可能觉得下属们确实很辛苦。

但在竞争激烈的体制外公司企业，哪个主管不是经验老到的？对于报表之类的工作，他们可能比这些熬夜加班的员工更为熟练，他们知道，员工们加班是事实，但造成他们加班的原因可能是他们EXCEL用得不到家，技术上的欠缺导致他们要用勤来补拙。

因此，主管们对员工们的吐槽可能会在心里默默地说上一句：你们只是看上去很努力呀。

如今的办公一族用电脑处理业务，鲜少有不用WORD和EXCEL的，我就天天与这两个软件打交道，且早在2000年就考取过办公软件应用证书。但说实在的，文头那些员工的抱怨我也是经常有的。

在遇到那些能更好地使用EXCEL的人之后，我才知道，自己仅仅知道求和与筛选之类的操作，是有多么闲置EXCEL的功能，而一味只知道使用鼠标傻瓜操作又是多么低端。

记得办公室新来一个小伙，我把一个有2180人的数据包发送给他，请他筛选出哪些已经是年过八十岁有可能已经死亡的人员，不到半小时，这小伙就把数据给我了。当时我挺惊讶的，问他用的什么方法，他回答：用EXCEL啊，用里面的身份证号码比对。

看来，我们有必要对EXCEL的操作技巧进行重新学习了，这2180条数据，换成我，即使用高级筛选也得要半天吧。

听说日本EXCEL业务改善咨询师吉田拳的《EXCE教科书》曾在日本狂销15万，也许这本书可以让我等摆脱这种工作做不完的窘境？

果不负所望，这本书讲解详细，操作性强。主要讲了五个方面的内容：使用Excel时容易忽略的要点，Excel函数的使用，字符串的处理，以及Excel表格，Excel操作的本质。

Excel操作的本质这一部分的内容不属于技术操作范畴，是作者吉田拳对于运用Excel一些思考：运用Excel技巧，能提高工作效率没错，便更重要的是通过运用Excel这个工具，掌握准确并快速地完成反应工作成果的资料的能力，譬如运用Excel报表“分类”与“比较”等等，此处不详述。

再鉴于一般的Excel操作人员对第四部分的内容——Excel表格都比较熟悉，这里也不罗列了。

因此，对于这本《Excel教科书》，我重点介绍下吉田拳先生所讲的三个内容：几个被忽视的要点，函数使用，字符串处理。

一、 使用Excel时几个注意事项。

1．自动填充（含有连续数据起始数据的单元格，拖拽填充）。

举个例子，你想填列1-100的序号，大可不必一个一个地填列，按住第一个单元格往下拖拽即可。

2．使用快捷键。

好吧，我是很羡慕那些只使用键盘就能完成大量操作的人士，这样显得很高端不是？

在《Excel教科书》里，吉田拳当然也传授了快捷键的使用，这不光是看上去高级，而且很节约时间。

举个例子，大家常用的“设置单元格格式”这一步，一般都会将光标移至单元格，右键，选“设置单元格格式”。但使用快捷键只需一步——Ctrl+I，打印预览——Ctrl+F2。等等等等，用起来真是拉风哈。

3．关于保存。

制作表格时电脑突然死机这种悲剧并不少见，或者，你匆忙关闭页面时忘了点保存，这都会让你觉得日月无光吧。

吉田拳老师对此深表同情，并提出了一个好建议：一是经常按Ctrl+S实时保存，另一个方法是设定自动保存：文件—选项—保存—工作簿保存中勾选保存自动恢复信息，保修间隔时间设为1分钟。这样出现突发状况时，能最大限度恢复。

4．删除恢复。

一不小心误删了数据，不要慌，按Ctrl+Z可以快速恢复上一步。

５． 给别人发送的Excel文件打不开。

这种情况也是屡见不鲜的，有时候不明白问题出在哪里，只好傻傻地请别人更新他的Excel，但给上级发文件，也不好这么要求不是？

吉田拳先生建议，请将Excel文件的保存方式预先设置为“Excel97-2003文件（*.xlx）”。

当然，《Excel教科书》里面提示的不仅仅是以上注意事项。限于篇幅，这里不一一详列。

二、 Excel函数的运用。

在Excel中运用函数可以大大减轻工作强度，提高工作效率。打个比方，要求A1-A5列数据的和，用公式是这样：=A1+A2+A3+A4+A4+A5，这只有5列倒还好，不是很麻烦，但是如果是100列呢？岂不是填得头晕？

用函数的话。只要在求和的单元格输入=SUM(A1:A100)即可。

Excel中总共有400多个函数，全部掌握当然有难度，也没有必要，我们工作中实际使用的通常是30-50个。吉田拳先生说，以他的经验来看，掌握67个函数是最好的，这67个函数包括IF、SUM、COUNT、VLOOKUP、DATEDIF……

我对DATEDIF函数比较感兴趣，因为这个函数可以根据出生日期算出年龄，这让我对前面提及的那2180条数据有了些新了解。来看一下。

DATEDIF函数的结构：=DATEDIF（起始日期，结束日期，单位）。

通过指定起始日期与结束日期，得出间隔的数据，第三参数则根据想要如何表示间隔数据的单位进行指定，算年龄，当然以年为单位。来看具体操作。

好，关于函数的运用，就先讲到这里。接下来看第三个内容。

三、 字符串的处理。

Excel的方便之处不仅限于统计数值这一项，字符串在迅速处理单元格内的内容时也发挥着强大的作用。

这里，以从姓名中提取姓氏和名字举例来说明一下。

首先提取姓氏。提取单元格中的姓氏实际就是“从左开始提取多少单元格内的字符串内的字符”，这要用到LEFT函数。吉田拳先生以自己的姓名为例。

单元格A2中的“吉田 拳”，（注意，要提取姓名字符串，姓氏和名字之间要用半角空格隔开）其分隔文字是半角空格，是第3个字符，用3减去1可以得2，也就是说从左开始抽取2个字符即可得到姓氏。

公式：=LEFT（A2，FING（“ ”，A）-1）。连续输入两个双引号表示空白，在双引号之间加入半角空格（如公式所示），则表示“半角空格”。

具体演示如图。

看，Excel功能就是这么强大，我这里介绍的还只是冰山一角呢。如果我们能把Excel的操作学好学精，岂不是让自己的工作如虎添翼？

常言道，纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。对于Excel这种操作性强的知识，更是要在实践中学习感受，我已决定把《Excel教科书》带到办公室，放在电脑边时时垂询去了。