在第一个模块里学习了如何制定目标,这一模块将会学习如何执行目标。执行中包含了两个个方向,分别是时间管理和精力管理,做好两个方面的管理就可以制定日程规划。
首先时间管理从分析时间开始,要知道自己为什么浪费时间,原因可能包括对自己使用时间不够了解或者目标不强烈容易被简单的琐事吸引。因此,要了解自己的时间花在什么上面需要记录下一周自己的时间使用,找到自己状态最好的一段时间,并通过调整作息等方法拉长这段时间,同时避免打开手机进入网络、购物、电视的时间黑洞。然后,找到黄金时间后可以规划好自己的事务安排,按照重要性和紧急性来将事务分类,重要又紧急的使用时间用来处理核心问题,应该占每天50%的总时长;重要而不紧急的投资时间用来学习积累知识或者用来增进亲人、朋友的感情,应该占30%左右;不重要但紧急的浪费时间可以放在效率低下的时间段来处理琐事,占16%的总时长;不紧急不重要的休闲时间可以分配4%的总时长,把这段时间用来健身或者看电影等兼顾休闲和投资。时间管理是像滚雪球一样,积累自己的知识和时间,创造更大的价值,为了避免时间用来低值事情上,要养成延迟满足的习惯。
有了足够的时间,还需要足够的精力去高质量完成工作。精力管理包括如何避免自身干扰和他人干扰,达到“心流“的状态可以提高工作效率。自身干扰可能是自己忘记目标,容易分心等原因造成。可以把目标贴在桌面显眼地方,时刻提醒自己;面对困难问题,可以对着桌面的任意东西,尝试用自己的话解释一遍来理清思路;当问题相对简单可以提高挑战难度或者当成游戏般一步步通关,而问题超过解决能力就需要增强技能。
他人干扰常常会发生在工作场合,这时可以通过工具如降噪耳机来创造安静的环境;在被打断时及时记录下自己的想法和时间来方便之后回顾工作内容;作为管理者,可以明确下属工作的责任和标准,在自己完成后再去帮助他人,找到专门一段时间来处理需要和其他人沟通、讨论的事务。为了有充足的精力,适当的健身和良好和睡眠也是必要的。如果遇到情绪波动的时候,也可以记录下当时的心情、想法、生理和情景,站在局外人的角度思考自己会怎么做、怎么说。
最后,可以开始做日程管理,通过标签标记每件事务的紧急重要程度,分类安排在不同时间段完成,记录下预估时间和实际时间,每天进行罗列事项、整理分类和总结复盘。一般罗列时可以按照今日待办、长期待办、马上完成和临时记录这四个清单开始初次分类和记录现在的事项,整理过程再加上标签安排到具体每个时段。为了方便统计整理的工作,可以使用幕布、滴答、番茄to do、日事清等手机、电脑工具来减少工作难度。
在这个过程中,可能会遇到拖延症发作或者伪完美主义出现。针对拖延症,可以应用MEPS行为干预模型来驱使积极行动,首先是把事情和重要的人或事联系起来,变成要去干的心理暗示,接着整理工作环境,把工具放在显眼的地方,方便开始干活,可以针对拖延的习惯设置一些惩罚,找到其他人定期监督执行。而伪完美主义则是因为心理压力,想要一次达到完美的境界就不能开始工作,可以用MVP思维,通过快速做成输出的成品,放到市场上,接受用户的评判,这些反馈进一步帮助快速调整产品趋于完美。