在现实生活中,相信你和之前的我一样,工作的精力无法高度集中,经常走神,本打算要做的事情。在心里列好了清单,结果过往往让人很失望,任务没完成,上课没认真听课。
还好,我这儿有个方法可以挽救你的拖延症,找回自己的那份自律搞笑的工作状态,让你不在为效率低下而叹息。这个就是番茄工作法,它是由弗朗西斯科·西里洛发明创造。在弗朗西斯科·西里洛上大学的时候,前几年作业做不出,学习不好,效率低下。
于是他和自己打赌,喝猛药,鄙视对自己说:“我能学一会儿习吗?真正学上10分钟?我得找个计时教练,谁来替我掐表呢?”后来他找到了一枚厨房定时器,形状像番茄。
什么是番茄工作法?该如何运用?
简单来说,就是把工作时间进行划分,一个番茄时间包含两个部分:25分钟的工作学习和5分钟的休息。
方法—怎么吃“番茄”
番茄工作法最大的好处就是简单容易执行,一个番茄钟25分钟,在倒计时的状态下我们很的就容易能进入到注意力高度集中的状态。
来吧,“吃番茄”时间,一共只有4个步骤。
1.工具
So easy!准备工具只需要三样:
一支笔
·一个厨房定时器(计时APP)
·一张白纸(或效率手册,因为每天都要用)
关于定时器,网上有很多不同样式可以购买。另外也可以下载番茄工作法的手机APP,这些软件都内置番茄工作法的规则,用起来非常方便省事。
2.今日待办清单
每天早晨,在准备好的白纸上将当天要处理的事情1234项的列出来,再预估一下每项任务需要的番茄钟,作为今日待办清单。
这样就暂时将大脑清空,然后暗示大脑只想着清单上的这几个事项。
3.进入番茄钟
根据“要事第一”原则,从今日待办清单中选出一件最重要的事情,准备开始“吃第一个番茄”。
把定时器开启,然后全神贯注的投入到手头上的事物当中。
这种原理你应该在学生时代就接触过,比如“高考倒计时”、“游戏中的倒计时”等都会让我们的大脑进入一种紧张且兴奋的状态当中,不由自主的在倒计时中做到更加专注的投入。
注意:番茄钟不可分割,没有一半或者1/4个番茄钟。不够1个番茄就合并,简单任务可以合起来做。一项工作如果提前完成,就继续检查有无遗漏和更改,直到番茄钟响铃
4.休息
叮铃!当定时器走到25分钟就会响铃,证明你已经“吃掉了一个番茄”,这时候你应该立即在今日待办表格中画一个“X”做记录,然后进入5分钟的休息时间。
需要注意的是,休息期间一定要将工作暂时放下,不要再想上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作内容,也不要打重要电话或者写重要邮件,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力震荡。
你可以从办公椅走开,进行小范围的散步,或是做一些肩颈运动放松一下,这些都是很好的休息方法。
休息之后再决定接下来是继续进行同一项活动,还是切换到另一项活动。
这样25分钟工作+5分钟的模式,能让你进入到“动次打次…动次打次”的工作节奏感中,整天都非常在状态。
另外除了每隔25分钟的常规休息,番茄工作法要求每吃掉4个番茄来一次15~30分钟的大休,这样更能保持充分旺盛的精力。
“吃番茄”注意事项
不可避免的是,在使用番茄工作法的过程中,我们会遇到一些问题,比如吃到一半被人打断怎么办?“吃番茄”时记录的数据到底有什么用?
1.如果番茄钟被中断
即便25分钟时间很短,但我们在办公室工作时经常会被各种事情打断。中断分为内部中断和外部中断。
内部中断:比如说我启动番茄钟,正专注于写稿件的活动,突然脑中想起来要给Kelly打一个重要电话、想看一眼公众号后台、想瞄一下有没有收到新邮件…这些都是来自于自己内部的中断。
解决方法就是,将打断我的事情列在待办清单的“计划外事件”下面,不让它占据我的脑子,标记中断后立即继续手头上的工作,避免真的被打断。
待这个番茄钟完成后,再去想把刚刚中断的事情安排到下个番茄钟还是明天。
外部中断:办公室的工作环境,会让我们面临更多外部的中断,类似同事小A跑来向你请教一个问题,或者领导临时叫你参加一个会议。
这些人都在阻止你画“X”,你能做的就是减少中断的次数。可能的话请求对方尽量推迟,将事件列入“计划外事件”并做记录。特殊情况只能将番茄钟作废,处理完事情后再启动一个新的番茄钟。
番茄工作法流程计划在每一天的开始,从Activity inventory 活动清单中选出你今天要完成的任务,优先考虑他们,并把他们记在to do today 工作计划表中;追踪按照to do today 完成任务,加上计划外的紧急事件(当日需要做的),记录每项任务所耗用的番茄时间;记录档案每天的结束时,把已经完成的任务记录在档案(自己建,可以用书本,也可用电子表格)中。分析“你要跟踪和记录什么,取决于你要观察什么”(!每天结束时,记录档案和思考如何提高不应该超过一个番茄时间,否则,再好的工作法也会成为累赘)
第一阶段:弄清完成某项任务所需的时间&把“下一步动作(计划任务)”详细些(路径划)。Eg, 不是“看一本书”而是看这本书的哪个部分“看某本书到第几页或者某章”
第二阶段:减少被打断的次数我们如何避免来自内部因素的打断:·每当你意识到潜在的打断将要来临时,比如肚子饿了,想吃东西,请你在工作记录番茄的地方上一个['],&然后,判断是否是今日要做的,是的话,记在计划外事件清单那列,不是的话,记在活动清单。(记录时,写出截至日期或者什么时间去做)·继续当前的番茄时间 。&直到完成这个番茄时间后,再去处理刚才的记录,如果不影响休息,就在休息时间处理,如果超过两分钟的话,就计划一个新的番茄时间。然后按照重要紧急优先原则,处理to do today 清单上的任务外部因素——被他人打断·方法同内部因素&判断事情的紧急性,记录这件事情,继续自己的番茄时间,当这个番茄时间完成后处理。
让打断变成任务·成功地拖延打断,越迟越好,尽量减轻这些打断的紧急程度,增加这些打断的可控制性。·逐渐地减少专用番茄数
&“计划赶不上变化快”,控制打断次数
第三阶段:估测某项任务所需要的时间
规则一:如果一项任务的估测值大于5到7个番茄数,那么就打散它
规则二:如果估测值小于一个番茄数,就把几个小任务合成一个大任务·从表中找出相似的任务,把他们加合在一起成一个番茄时间为止·表中没有标识估测值得任务,
规则三:估测结果的记录日期、时间、任务类型 、任务描述、估测值、实际、差别