如何建立和调整协作体系?

协作体系的目标与建立条件

如果把前文中提到的“规模化创新协作”进一步复杂化,规范出不同角色和对应的职责、能力要求等,就形成了一套协作体系。

协作体系被设计的目标,是让常态化协作发挥出最大的集体效能

并不是所有的工作都需要一套规范的协作体系,对它的需求代表了业务足够成熟或形成一定规模:需要标准化的协作方式和能力,确使业务工作有保证地完成

所以一个协作体系从设计目标上,就必然需要“对分工的设计”和“对结果的保证”。

协作体系建立的目标,就是通过分工保证业务执行的结果和协作效能

而为了解决各角色间相互配合的问题,也需要对协作过程进行管理。这几年管理领域上开始强调“精细化管理”,其实就是中国企业当前都普遍具备了完善的职能团队,需要开始解决各角色间冲突的问题了。

协作体系成功的标准,就是看是可以靠体系内解决问题,还是要频繁上升到领导决策/外部资源帮助。

协作体系的复杂化与进化

中国当前大规模协作领域里,最成熟、最标准化的当属“软件开发”,方法论和实践也极其全面。(大家可以尝试将自己日常的实践与上面的模型匹配下,看看分别在为哪个环节服务。)

我们也能从软件开发方法论和实践的变化里,找到反映出该领域越来越复杂的协作体系,以及逐渐进化的证据。

早期的软件开发模式参考了工业流水线的管理方式,拆分出“需求分析、设计、开发、测试、上线”一节节的线性步骤。

这种方式希望通过投入大量精力在规划和设计阶段,以降低后续分工过程里的管理成本,并保证最终结果的质量。

在一定的阶段和特定场景下,该模式可以称作是颇为成功的协作体系,尤其是管理上的复杂度并不高。

然而随着市场软件研发能力的进步,尤其是互联网企业带来的冲击,使得业务变化对软件研发响应的要求也越来越高;这时,瀑布式开发依然可以作为软件管理的协作体系,但却很难解决响应力要求下带来的新问题;

当协作过程中需要响应变化不可避免时,过程管理的复杂性就上升,且不可回避

而随着分工上复杂度的进一步加深,现在甚至需要对研发过程的细分领域进行进一步的协作体系的细化。

比如现在越来越受重视的“质量内建”概念,就可以看作是将质量管理这部分原本由某一具体角色(如:QA)负责的工作,进一步拆解,并将具体任务分配给到研发协作各角色身上。

这时并不见得“瀑布”无法被改造成具备这些能力的协作体系,但适应瀑布式开发模式的集体,在理念和认知上却难接受这些变化了;所以有时不需要讨论方法论的优劣,因为并不见得真的有谁对谁错;

当环境变化,导致面临的问题也随之变化;应运而生的新方法必然会有更多的解释能力,但同样要正视旧方法在经历长期改造,对集体方方面面的适应力。(许多时候为了塑造真正变化的趋势,往往形式上需要对旧势力全面否定,这时更需要思考如何继承旧方式里的价值。)

协作体系的承载实体

在传统管理方法里,协作体系靠“流程&机制、实践和组织架构”承载;比如前文提到的规模化创新,通常就是通过设置创新机制固化“优秀实践”来完成;这两年银行业又开始风风火火搞起来的“部落制”,则是通过组织架构设计保证协作体系。

而在数字化程度较高的领域,靠数字化工具链承载协作体系,可以大幅提升集体效能;比如软件研发的团队规模越大,就越需要“Devops工具链”进行辅助。

这两种方式本质上并没有优劣的差异,但却因为调整的成本/难易程度的差别,而让“数字化”手段在企业管理上有更高的灵活性。

就如前文所说,当面对的问题变化时,协作体系内必然发生摩擦,也因此需要对协作方式进行调整。

传统企业对此更惯性的方式是,增加/调整流程,因为“流程管理”已经是其保证集体协作的重要能力。

而问题是,首先每次流程的变化无论是对时间还是人力都有极大消耗,成本高企自然频率下降。

其次,协作体系落地时,解决许多协作冲突并不需要很复杂的流程设计,反而是需要高频、细枝末节的优化,流程设计太过复杂反而增加了落地难度与企业管理成本。

这些问题就是“数字化工具”更能发挥作用的方向,通过对工具的持续优化,而不是增加额外的流程,可以更频繁和高效地解决问题。

比如我的一个客户,团队在对开发过程中各环节进度对齐和管理这个场景,流程要求产品经理、开发经理、测试经理等角色都写一份月报,然后再由项目经理将多份周报内容整合通报。

每个团队需要能提供的数据不一样,在这么小的一个场景里,就设计了多套流程和模版匹配不同需求。

改造了系统后,这些流程要求一下子就放开了,因为这些协作的冲突,本质上源于各角色对无效工作量加重的反弹,正确的管理手段不是继续分化团队,明确工作应该由谁完成,而是直接提供协作服务。

用“数字化工具”承载协作体系,代表了管理方法的一个本质上的进化用“服务”的方式减少各角色间协作的摩擦,而不是通过流程/管理规范各角色的行为结果。

从这个角度去理解互联网公司的工作模式,你会发现他们的产品、运营之所以强,并不是因为组织里的人更聪明;

而是整个组织都依赖数字化产品和机制,即使是辅助职能,也围绕着共同且明确的目标工作,能够异步地、一点点地,通过迭代承载来自不同角色的贡献,并最终转化为产品效能。

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