凭什么我可以10分钟辅导一份年终汇报PPT?

上周,我给第六期高效能训练营几十位同学逐一电话辅导年终汇报PPT,有人事经理,有营销总监,有财务主管,有技术工程师,有产品经理......

我计算了一下时间,从打开PPT看完一遍到给学员电话沟通完毕,差不多是10分钟辅导一位~

很多学员很震惊,为什么三爷可以这么短时间内就看透我们的PPT,并且马上给出针对性建议?这是怎么做到的?

其实,当我一天下来,辅导完所有人后,看到PPT都想吐!

但是,既然你们都很想知道我的快速辅导秘诀,那我今天就透露一下吧~


1.先了解背景再启动点评

以前我拿到一份PPT的时候,会跟你一样直接从第一页看到最后一页,然后在中间遇到看不懂的内容的时候,才会想到去问PPT作者~

那时候给出的建议都是零散的,一会说这一页PPT重点不突出,一会说那一页PPT排版太乱~

现在我学精了\(^o^)/~当我拿到一份PPT的时候,我不会先去看PPT,而是先了解背景情况:

学员自身:岗位职责是什么?是什么职务级别?公司要考核他什么?

汇报对象:演讲面向的领导是什么职务?领导对学员的工作是否充分了解?部门同事会参加吗?

演讲方面:公司要求演讲时长多久?是否规定用公司模板?

在高效能训练营,我们要求学员提交PPT作业,第一页就必须描述背景信息:

当我掌握了这些背景情况之后,我就能站在学员老板的角度去点评PPT了,可以帮助学员提升汇报的高度和深度~


2.先看全局再看细节

我点评一份PPT,不是打开第一页开始慢慢看,而是直接切换到浏览视图,让整份PPT都呈现在我的视野里。


这样做有三个好处:

1)速度比逐页看要快3倍以上;

2)能够看到上下文联系,判断逻辑是否通顺;

3)在心里快速理清这份PPT的结构,判断演讲是否引人入胜。

当然,在浏览视图下能看清的PPT必须要字少、图多、简约。

如果是每一页PPT信息量都很大,那么在浏览视图下就没法观看了,比如这个学员的PPT:

对于这份信息量巨大的PPT,我一般会让学员自己去画出PPT背后的金字塔结构,然后自己按照金字塔原理去进行调整、简化,确保每一页PPT只表达一个核心观点,再提交给我点评~


3.先看逻辑再看设计

当我了解了学员的背景信息、浏览了一遍PPT之后,差不多就知道问题所在了。

我一般会用三大思维方式点评一份PPT:

1)创造性思维:PPT封面和目录是否有创意?如果有创意,那么这个创意是否牵强或者太晦涩难懂?

比如某位学员是做医疗设备开发的,她的年终汇报标题是“我的年度作文-前后照应”,目录是“拓前”和“治后”。

当时在电话里跟我解释了很久,我才搞明白这个创意是要强调“她做开发既要保证产品开发过程中的质量和速度,还要保证产品售后的客户满意度~”

如果一个创意需要解释,别人才能明白,那么这就是失败的创意~


2)结构化思维:这份PPT是否有清晰的结构体?作为年终汇报,需要包含工作回顾、分析不足、未来规划三大模块,学员的PPT是否都包含了?除了讲工作结果和业绩,整个PPT是否有趣、有料、有故事?

这个学员的年终汇报标题是“做公司的多面手”,目录是“投资能手”、“风控把手”、“管理帮手”,既简单易懂又能体现自己的能力与价值!

但是,整个PPT缺少了“分析不足”与“未来规划”模块,并且整个PPT都是业绩和数据的陈述,缺乏故事支撑~


3)视觉化思维:配色、字体、排版等等视觉化方面是否简约、商务?是否根据演讲节奏设置了动画?是否有不必要的动画?

这两位学员的PPT视觉化思维都有比较大的问题,一个用上世纪的剪贴画风格,一个是水墨画风格,两者都不够商务、简约~


4.先量变再质变

以上三步,只是10分钟辅导一份PPT的充分条件,却不是必要条件。

什么是快速洞察和点评辅导一份PPT的必要条件呢?

那就是“量变引起质变”!

从2018年至今,我差不多辅导过上千个学员的年终汇报PPT,从市场到销售,从研发到采购,从人事到财务,各个岗位我基本上都熟悉其KPI考核指标~

一开始我也需要很久才能看懂学员的PPT,现在通过数量的积累,我可以2分钟就能看懂,并且能够快速切换到学员老板的角度去给出建议~

所以,如果你也想培养快速洞察力,没有捷径可走,只能先变广再变深,先量变再质变~



今天的分享就到这里,简单总结一下,为什么我可以10分钟辅导一份PPT:

1.先了解背景再启动点评:先了解学员、汇报对象、演讲等详细背景;

2.先看全局再看细节:先在浏览视图下查看PPT整体逻辑;

3.先看逻辑再看设计:用创造性思维、结构化思维、视觉化思维结构体点评;

4.先量变再质变:多看、多思考、多积累经验才是快速点评的必要条件。

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