8月6日,全国巡讲的第18站,天津站,终于圆满落下帷幕。感谢海峰老师一路奔波,把自己送到各个城市,分享、传播、奉献,海峰老师,你辛苦了!
从筹备者角度来复盘一下这次活动吧。
一、团队成员
这次活动从召集开始,就受到了DISC社群里积极分子的参与和关注,几经波折和遴选,组成了简单的团队。每一个成功活动的背后,都有一群在默默付出的小伙伴,结束后大家复盘时,才知道各自都做了那么多的事。
贾丽静老师召集天津DISC小伙伴报名,介绍主持人,联络各方资源。
马俊勇老师统领大局,在各个环节给大家分配任务。
张怡师姐在背后做所有活动所需要的宣传、准备毕业生信息手册。
张明香师姐联络场地,准备物料,积极和公司沟通赞助等方面事宜。
来自深圳对天津并不熟悉的我,担任了本次活动的主持人,也负责了前期毕业生信息的收集和流程的设计。
摄影师李勇给我们拍了美美的照片,记录了大家快乐和感动。
还有临危受命的DJ音控王瑞红,和主持人配合完美,让现场氛围温暖热烈。
还有在活动室背后默默话视觉呈现的小团队,一笔一划,写得都是创意和精华。
当然,还有活动现场当天的更多的没有被写到名字的DISC小伙伴任劳任怨帮忙迎送嘉宾和布置会场。
在关键的时候,大家担负起了“DISC国际双证班联合创始人”的责任和光荣,每个环节,都离不开大家的齐心协力,大家也辛苦了!
二、本次活动值得点赞的地方
1、视觉呈现:
2、前期积极的筹备:毕业生们楼上、楼下的引领;签到台签到摄影;茶歇甜点的准备;新书发放,会场座椅布置、前期音响设备的调节、ppt核实等。
3、哈哈,本次活动圆满成功啊!
三、若是再有一次类似的大型活动,我们应该这么去改进:
1、领导人。负责整个活动的统筹规划、人员筹备、任务分工、时间节点把控。
1)前期活动的筹备、召集组建团队
2)活动整体的流程筹备和规划
3)组织团队线上、线下沟通交流,任务分工,确定时间节点,提供支持协助
4)团队成员之间的协调、沟通
5)活动最终的决策者:从第一负责人出来的最终决议,是执行。不接受建议,只接受执行。
2、会务现场的场控。
1)会议进行前,核实确认整个会议场地的布置、人员分工、任务到人,监察各岗位执行情况
2)会议中,跟会务组人员,包括总统筹、主持人、后台支持工作人员的沟通,确保流程顺利执行
3)会议后,组织人员进行撤场,还原场地及收拾活动物料
4)突发状况的应急处理
3、会务流程的时间把控:做出详细的时间流程推进表,每个环节所花费的时间提前设计,精确到分钟,并每个环节的参与者做好提前确认及沟通。
—— 此版块可以做专门的时间提示牌、流程单。
4、会务后勤安排:
1)引领到场地、场地布置人员:全员参与,主人翁精神
2)签到处:包括领取书籍、登记名册、发放战袍
3)礼品兑换处:设置专门的地点,专人管控
4)音控、主持人:提前进行配合演练(彩排),熟悉流程、熟悉台词;所有视频和ppt需要提前调试,调试音量、色彩、尺寸、翻页笔等
5)现场的空调、温度调试
5、活动现场关键人物的MOT:
1)主持人:熟悉活动的主持词,活动背景,能信手拈来跟活动有关的话题,并做过一定的彩排;熟悉正常活动的流程及时间节点,有效控制正常活动的进度;
2)分享嘉宾:统筹人或是嘉宾联络人和嘉宾提前至少3-5天沟通完成嘉宾分享的时间,避免嘉宾上台时都强调一遍“因为时间有限,所以我就长话短说”,这样的词语出来会给观众造成不好的体验感,也会让人觉得大家为了赶时间,故意没有将某个主题讲得特别快。
3)主讲嘉宾:作为压轴老大,主讲嘉宾海峰老师的分享时间相对比较灵活,但也提前约定好大致时间,告知海峰老师他出场之前的活动流程的安排,若需要改或是调整,一定要提前后执行的小伙伴沟通
4)临时商场的分享者:约定好发言时间、内容及格式,安排人员提醒
5)自己团队成员的配合:一场活动都离不开所有人的支持,作为自己的工作人员,需要内我激励,团队内形成热能量,从而去影响现场所有的观众,气氛、氛围上来了,加上嘉宾分享的干货,会让人更加印象深刻
6、意外情况的Plan B:
无论何种情况,总有一个plan B。
首先做好,工作人员都有意识,做好应急处理的心理准备。若是发生,随机处理。
其次原则是,不负面影响整场活动的质量和输出水准,不负面影响一般观众的体验感,尤其是第一次来本圈子的人。
再次原则是,允许在意外情况下,关键岗位的调动。此工作应是最高领导人决策。
四、总结:
1、活动的成功,是一个一个个人的累积才能成功的。个人力量终究有限、效率也终究有限,所以,群策群力后,还有群起而执行,团队里最忌讳的就是,提建议和意见的人一堆,但没有可执行的最终方案;或是大家一起确定了方案后,缺少某一个具体的人来执行。所以,需要人人都要具备主人翁的精神。我们虽然是“只邀请,不要求”,但一旦你确认了要在这个“邀请”下完成某件事情,还是需要你具备这个“邀请”后的执行,毕竟,这是活动,我们每个人都有各自的岗位职责。
2、保证各项工作的进度公开透明化。让每个参与者,除了明确自己的本职工作之外,还需要让大家都知道整场活动的进度,方便彼此之间的互帮互助。建立专门的工作微信群是必要的,还需要有专人去做监管,保证进度和结果的实现。重承诺,还重协助。
3、你的每一次出场,都是对个人的品牌的塑造和宣传。在群体中你的表现是什么样的,总有人记住你。成长,是渐进的。办一场活动,能够发现,哪些人是同道中人,哪些人能够依靠信赖,哪些人需要和值得我们今后链接、帮助和共赢。
4、记住自己在这个社群的身份:DISC社群联合创始人。名头很大。欲戴王冠,必承其重。海峰老师的精神和传播的文化,是在时间、实践、做到中得以发挥出来的。3280人,其实人人并不平等,所谓的平等,是靠自己争取的。而,争取,是做出来的。
以上,谨自勉。希望,我也会继续加油,支持更多,帮助更多,成长更多。
最终,收获自己想要的成就。