PMP之整体变更控制

在PMP中整体变更控制流程是一个相当重要的知识点,掌握这个知识点还是相当有必要的。

变更管理计划也是项目管理计划的12个子计划中的一个。

“实施整体变更控制”也是项目整合管理监控过程组中的一个过程。

首先来看一下PMBOK中对实施整体变更控制过程的相关定义。

实施整体变更控制是审查所有变更请求、批准变更,管理对可交付成果、项目文件和项目管理计划的变更,并对变更处理结果进行沟通的过程。本过程审查对项目文件、可交付成果或项目管理计划的所有变更请求,并决定对变更请求的处置方案。本过程的主要作用是确保对项目中已记录在案的变更做综合评审。如果不考虑变更对整体项目目标或计划的影响就开展变更,往往会加剧整体项目风险。本过程需要在整个项目期间开展。实施整体变更控制过程贯穿项目始终,项目经理对此承担最终责任。

实施整体变更控制:数据流向

大家需要对实施整体变更控制的输出“批准的变更请求”的数据流向,多关注下。

主要流向:1、指导与管理项目工作;2、控制质量;3、控制采购。

以上是书本上对实施整体变更控制的相关介绍,但是我们最关注的的应该是下面的这张变更控制流程图:

整体变更控制流程图

关于这个变更控制流程,有争议的点在于“是先评估变更影响还是先提交变更请求”。关于这一点,我建议大家多看看我上边的这张“整体变更控制流程图”。(有疑问欢迎大家一起来讨论)

有几个关键点

1、变更请求可能影响项目范围、产品范围以及任一项目管理计划组件或任一项目文件。

2、在整个项目生命周期的任何时间,参与项目的任何相关方都可以提出变更请求。

3、变更请求可以书面和口头方式提出,但是所有的变更请求都必须以书面形式记录(口头提出后需补书面记录),并纳入变更管理和(或)配置管理系统中。

4、在基准确定之前,变更无需正式受控于实施整体变更控制过程。一旦确定了项目基准,就必须通过变更控制程序来处理变更请求。

5、在批准变更之前,可能需要了解变更对进度的影响和对成本的影响。

6、如果提出的变更请求不影响项目基准,那么项目经理可以直接对变更请求进行批准、推迟或否决。

7、如果提出的变更请求影响项目基准,那么项目经理需要进一步将此变更请求提交至CCB进行批准、推迟或否决。

注:CCB(Configuration Control Board,变更控制委员会)是一个正式组成的团队,负责审查、评价、批准、推迟或否决项目变更,以及记录和传达变更处理决定。

不是所有变更都需要经过CCB,只有涉及基准变更的才会交付CCB审核处理,一般的变更PM即可处理,特殊、紧急的涉及基准的可不通过CCB由PM紧急处理。

8、变更请求得到批准后,可能需要新编(或修订)成本估算、活动排序、进度日期、资源需求和(或)风险应对方案分析,这些变更可能要求调整项目管理计划和其他项目文件。某些特定的变更请求,在CCB批准之后,可能还需要得到客户或发起人的批准,除非他们本身就是CCB的成员。

变更阶段处理

其实就是两点:

1、在计划执行期,无论变更影响大小,都需要遵循变更控制程序。

2、在后期或收尾阶段,如果变更影响大,建议用户新启项目;如果变更影响小,建议用户取消。

PMP考试中,关于变更的几个套路

一、变更请求批准前

1、影响变更

最好的变更就是没有变更,此时项目经理应该通过初步分析,口头影响提交变更请求的人,这通常是对重要相关方提出变更请求时采取的策略,例如建议重新开始一个项目,而不是变更当前的项目。注意这种变更往往影响重大,或者影响较广,变更得不偿失。

2、提交变更

提交变更请求包含的内容比较多,狭义的理解是提交变更请求单,相当于书面记录变更。广义的理解可以认为包括提交请求单、分析影响、CCB 批准等后续步骤。

3、分析变更的影响

对正式提交的变更请求进行影响分析,以便确定后续采取什么样的应对方案。如果提交变更和分析影响同时出现,选择“提交变更请求”。

4、制定解决方案

5、提交 CCB 批准

其中前三条考的比较多。

二、变更请求批准之后

变更批准后要做的几件事:

1、 更新变更日志;

2、 更新项目管理计划

3、 通知有关的相关方;

4、 实施批准过的变更;

5、 确认或验证已批准变更的实施情况。

其中前三条考的比较多,注意这几条的顺序。

三、变更类题目永远不选的选项

对于变更类题目,常见的不能选的选项包括:

1、 拒绝变更,一般是给个看似合理的理由然后说不能变更

2、 忽略变更,就是继续执行当前的计划,对变更漠视不理

3、 拖延变更,强调下次开会时再讨论,或者说下一阶段再处理等等。

4、 直接变更,不做分析和判断直接实施变更,除非按照整体变更流程已经到了这一步,否则一般不是正确选项,但这种概率很低。

5、 直接更新计划,按变更请求直接修改计划,除非按照整体变更流程已经到了这一步,否则一般不是正确选项。

项目经理在变更中的作用

项目经理在变更中的作用,是响应变更提出者的需求,评估变更对项目的影响及应对方案,将需求由技术要求转换为资源需求,供授权人决策;并根据评审结果实施即调整基准。确保项目基准反应项目实施情况。

注意

一些细节

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