写在前面

最近得到一本中信出版社出版的《高效能工作整理术》。记得我的导师俊山大哥给我讲过，中信出版社出版的每一本书都值得购买去阅读。同样这本书一如既往的那么有营养。这本书的作者是拉塞尔·毕肖普，名字有点陌生，但是如果说到他的合作伙伴，戴维艾伦，我想大家应该都不陌生，他就是《尽管去做-无压工作的艺术》的作者（也是中信出版社出版的图书），GTD理念的倡导者，在广大的时间管理学习者中广为人知，我也是从这一本书开始接触自我管理知识的。

戴维艾伦在他的序言中提到，布置繁重的项目任务是管理者出于对公司长远发展的考虑，而任务的执行者更多考虑的却是个人的发展和成功，这种矛盾常常把处于公司运作核心层的执行官，经理，主管，以及主要基层管理者搞得焦头烂额。很多事情的执行都出去了偏差，工作中的拦路虎也由此而生。

拉塞尔·毕肖普工作咨询师的工作方式

这本书在封面上提到了三个核心观点：

• 工作整理的关键是疏通流程，化繁为简，与消极和阻力对抗。

• 在工作中，极简=效率，工作能力强=整理能力强，反之亦然。
• 整理的核心理念是“我为何整理”，而不是为了整理而整理。

这三点与书中的“变通”理念好像不搭边，但是用“变通”的思路思考一下就会发现其中的联系。请思考一下上面三个核心点的反面，是不是很熟悉。他们的反面就是我们工作中经常遇到的问题，繁琐的流程，不流畅的流程；文件桌子上一大堆没有整理，效率低下；大量重复的为了整理而整理的办公室活动。很巧妙，通过这三点的思考，就让我们从感官上理解了变通思维方式能带来怎样巨大的变化。

拉塞尔·毕肖普是一位咨询师，通过三个核心点向我们展示他的变通思维多么的高效，有价值。整本书就是一个工作效能提升的咨询方案书，以“如何征服工作中的拦路虎”为中心向大家展示如何使用变通思维为你的客户提供咨询服务。咨询方案总体上分为发现问题，分析问题，解决问题三个阶段，下面我们来一起聊聊这本书。

发现问题及发现问题的本质：

拉塞尔在书中通过四个方面来阐述他寻找问题的方法，通过这四个方面的思路探索，把工作中遇到的各类问题找出来。

一切从你开始

一切变通方案都要从你自身开始

这是拉塞尔喜欢的一个观点，这个观点贯穿整本书。

一开始，拉塞尔给出了一个职场生涯战略思维方式：

控制：依靠自己的力量就能控制的事情
影响：通过正确的影响他人可能会改变的事情
应对：你无力改变只能设法应对的事

这三个名词能代表你工作环境的一切，模型为我们提供了一个很棒的思考框架，便于我们沥青现状。能让我们看清楚你现在是不是在为那些既不能控制又不能对结果产生影响的事情焦虑、恐慌。同时也给我们提供了一个视角，看看自己是不是在自己可控制区域以及可影响区域内深陷困境，自己做的到底怎么样。

搞清楚自己的现状是一切改变的开始，而且是从自己一个人就能控制的最小的圆开始的。因为这个区域你自己就能做主，无需他人去行动， 跟别人没有关系，跟外界也没有关系。

当我们把眼光放到自己能够控制的区域时，我们就需要考虑一个问题：

我在无需得到别人赞同合作支持或者许可的情况下，依靠自己的力量，能为，解决问题做些什么？？

可以说整本书的变通思路，全部都是从这个问题为出发点，不断的思考，为了解决自己的问题，为了解决组织的问题，为了解决项目的问题，我现在应该去做些什么？

拉塞尔这位咨询师坐在那里为我做了一次工作效能提升的咨询，从工作现状的分析思路开始，分析遇到的问题应该如何去应对，如何采用变通的思路。

做正确的事

整本书以”变通“为中心点，那么就需要找到一个立足支点来向大家阐述这个理念。

变化总在发生。变化就是指预料之外的需要付出大量劳动的事情。

当变化发生时，也就产生了新的额外的工作，那么此时应该怎么去做？是闷头去做还是寻求变通？此时问自己几个问题是比较好的做法：

我做的这些事情有意义吗？
我采取的行动能否推动项目的进行？
我做的事情对手问题的解决有帮助吗？

把思维定位到如何做正确的事情上时，我们就能关注到那些事我们可以继续进行，那些事可以暂停或者放弃，知道了事情的范围是什么，它的边界在哪里，同时也知道现在最应该做什么，而不是盲目的开始行动，是在行动之初做了一些思考。

思考完做哪些正确的事之后，完成任务就显得重要起来。书中作者说了一个观点，我觉得很棒。

在工作中，未完成的任务、项目及目标总是会控制你的心思、注意力和精力。在任务完成后，你投注在其中的心思、注意力和精神力就会瞬间被释放，重新归你自由支配。

让我们想象一下，这些未完成的任务、项目或目标就像你身体里的脂肪，两者都是储备能量，只要你保持活动，他们就能被释放出来。只有完成任务，释放掉投入的精力，才能拥有更多的精力去做别的任务。拖延、避而不见、鸵鸟心态等等，凡是把那些未完成的任务扔在一边的选择不是一个好的选择，他会像一个胖子一样走路越来越慢，越来越懒，越来越没有动力。解决办法就是正视自己的任务，用变通的思维去完成它，让这部分精力占用释放掉，你才能更加轻松的前行。

缺乏统一的目标和方向

在不同的工作机构中，大多数时间我们都被不一致的目标和方向折磨着。每个团队都在做他们自己认为最正确的事，但彼此间缺乏统一的目标和方向，不同团队间目的不一致，甚至有时彼此之间的目标有冲突。书中拉塞尔·毕肖普讲了一个案例，很形象的阐述了组织中缺乏统一的目标和方向是怎样一种状态。

1、把一个组织中7个高层领导人聚在一起开会
2、让这7个人书写一下公司的使命、发展前景或目的。
3、收上来的纸条内容高度一致，说明公司在这方面做得还不错，平日没少宣传。
4、接着写下公司未来12-18个月内3个最主要的战略目标
5、7个人描述3个最主要战略目标时给出了18个不同的答案

这个案例很形象的告诉我们目前组织正在发生的事情，大家在目标的优先级、资金，资源分配、员工数量等多个方面存在意见分歧，存在争夺资源的现象。这还只是高层7个人的范围，如果向下扩展3各层级，会产生多少个目标呢，真的是不敢想象。

在描述这个令人沮丧的现状之后，作者也给出了一个解决方法，尝试回答3个问题：

1、基于这个障碍，什么是需要改进的？为什么？
2、无须得到别人许可，你自己一个人就能做到的事情有哪些？
3、那些事情是你需要得到别人的许可、合作或赞同才能做到的？

当开始尝试回答这3个问题时，就已经开始采取行动，并将视野从外界拉回，转而关注到自身能够做什么，不再抱怨别人为什么都不行动，这是无法改变的等等。一旦你开始行动，做些力所能及的事情时，你对别人的影响力也就产生了，你不再抱怨，你专注行动，专注于自己所能做的行动。

如何看待问题才是问题所在

作者提到在汉语中威胁（threat）和机会（opportunity）有时是同一个意思。想来作者对汉语的研究也比较深入，看到这个举例让我很亲切，一下子增加不少印象分。

如果我们把一个问题看成威胁，那我们的反应就会是防御或者进攻，相反如果我们把它看成机会，就会发现很多之前没有发现的应对选择。其实这些选择一直在那里，是我们内心的条条框框蒙蔽了我们发现他们的眼睛。

从这段话中我们就可以看出，同样一件事，我们看待问题的角度决定了我们的行为，也就是说如何看待问题才是问题所在。欧文选择将问题看成谜题，用创新的方法找到谜底，他在很年轻的时候就创建成功了”生命之树“，同样使用寻找谜底的思路为损伤的蔬菜与边角料找到了最好的归宿--鲜汤，把原来“缩水”的商品变成了既能盈利又能给顾客带来便利的重要资源；同样米切尔把“他是否做好出院的准备”的问题转换成“为了确保他能做好下周回家的准备工作，医生都需要做些什么？”从而实现了他的目标--回家。

那么我们在工作中应该如何看待自己遇到的问题呢？你是把它看成是困难、威胁，还是把它们看做是机会？

以上四个方面，拉塞尔带着我们用他看待问题的角度，完成了发现问题、分析问题的活动，全面体验了变通思维在具体问题过程中是如何使用和发挥作用的。接下来是解决问题的过程展示。

提供各类方案和思考方法来解决具体问题，

完成问题定位、 问题分析之后，接下来就是解决问题。当搞清楚自己的问题所在后，就能做出选择，自己能做什么、自己能影响什么、自己不能做什么，就显得不那么难以取舍了。按照变通的思维方式来解决问题，会达到意想不到的效果。

拉塞尔在书中列举了大量的实例，从工作的各个角度来展示变动思维在实际工作内容的应用方式，以及应用方法，供读者思考与实践，我比较喜欢的有两个案例，一个是如何超越共识，一个是企业消防员。

如何超越共识？

什么是共识？

韦氏字典这样写到

• 共同的认识（一致同意）
• 大多数人达成的一致判断
• 群体在情感和信仰上的一致

在大多数以共识为导向的公司，无论何时只要有人反对一项决议，问题就得被拿出来重新讨论，一遍又一遍地讨论，基本理念就是每个人都必须在这条船上。用通俗的话来说，这是一种民主的过程，每个人都充分发言，充分尊重每个人提出来的意见。同时表现出来的状态就是效率低下，而且最终获得批准方案执行起来无比困难。

明确角色与权限划分是超越共识的关键。所有人都能发言是民主的表现，所有人都拥有决定权则是噩梦的开始，没有了主次之分，同时责任与权力的划分也非常模糊。拉塞尔·毕肖普推荐在决策流程中明确3个特定的角色：

• 谁对这件事具有最终决定权？

• 做出最终决定之前需要与谁协商？
• 谁有知情权？

通过这几个角色的划分之后，大家也就轻松了，各自归位。在明确了每个人的决定权和协商权之后，被征求意见的人提完意见就不再关心了，因为他知道自己没有决定权；拥有决定权的人在听取了大家的意见后，会有所取舍，不会在照顾大多数人的情绪，因为他知道自己要为最终结果负责；拥有知情权的人也就不再发表意见了，因为他仅仅是为了知道事情的进展。一个很简单的思维变通，就找到问题根本所在，三个角色定位的问题简单直接的理清思路，干脆利落的解决问题。

你是企业消防员吗？

之所以对这个案例感兴趣，是因为看到信息技术部工作案例描述，太有感触了。

信息技术部的员工现在回应求救声的能力越来越强以致两件事发生了，而且从长远来看都不是什么好事：
他们每天接到的求救电话越来越多；
他们用于解决本职问题的时间越来越少。
他们很享受那种帮人解围的感觉，甚至盼望有求救电话打来。
他们简直成了公司的消防员

积极地相应各类请求，让自己迷失在具体事务当中无法自拔，不知道该如何进行突破，解决这种到处奔命，充当消防员的状态。表面看他们做的很不错，而且还是在做他们职责范围内的事，技术支持是信息技术部的职责之一。只是这个技术支持并不是信息技术部的主要职责，它们的主要职责是引领组织信息管理技能的提升以及支撑系统建设。

用前面的话说，如何看待信息技术部的问题是问题所在。技术部在不断满足各类请求的同时，也想过如何解决这个问题，搞一个培训提升同事处理一般问题的能力，做一个问题检索系统帮助同事自己找寻解决方法，如何优化企业信息系统让他更加符合同事的实际需求，等等一大堆的好想法。然而他们在那里呢？

• 它们藏身于办公桌上的文件架中

• 它们藏身于电子邮箱的收件箱中
• 它们藏身于大脑中

它们都会是很好的解决方案，然而然并卵。它就藏在哪里，伴随着信息系统的危机一直处在”闷燃“阶段，期待着某一天成长为参天大火，向大家展示他的存在，而此时消防员就该干消防员的事情。这个过程是不是很熟悉，仿佛就在眼前。

那么面对这种情况，我们应该怎么做呢？拉塞尔给了很熟悉的方法---每周回顾。简单来说，就是每周做一次，看看你在过去的一周遗漏什么事情没做，再看看接下来一周有什么重要事项要做，并且需要尽快行动的。这样说好像有点不完整，书中给出了一个完整的每周回顾流程。

** 每周回顾流程 **
1、把你文件架上代办事项的数目清零

2、回顾你过去一周的日程表，检查一下是否你有计划却没有做的事情。
3、检查你未来一两周的日程表，看一下是否有将要发生的任何事需要你现在就为之做准备或现在就开始行动。
4、清空你的大脑。看看你头脑中是否存储了你需要完成、检查或为之做计划的事，你却忘记了。
5、回顾项目清单。检查你清单上的每一个项目，确保你下一步行动没有偏离正轨。
6、回顾你的下一步行动清单。
7、回顾你的等待列表
8、回顾你所有的备忘录
9、要有创意、有胆识。你有没有需要与老板讨论的事情？如果有，你能现在就安排一次会议吗？

看完这个感觉怎么样，拉塞尔不愧为一名组织机构效能提升大师，他给出的方法能让你立刻就开始使用。你将抓住需要你采取行动的所有事项，同时也能看清来自别处的威胁。把一切处于”闷燃“阶段的危机都消灭在萌芽之中，从此企业消防员将成为一名隐患排查员，当然也没有可以引以为豪的着急忙慌扑灭大火的故事可讲了。

我自己的收获

啰嗦了这么多，来谈谈我的感受，这本书让我收获有以下几点：

• 1、领略了作为一个高级咨询师是如何为他的客户服务的。从发现问题、分析问题、解决问题三个方面近距离的向我展示了咨询顾问的工作过程。而且看书过程中就像有一个导师坐在傍边给我讲解变通思维使用过程，拿着很多案例向我娓娓道来，很舒服。

• 2、掌握了一个”变通“思考方法，以及拥有积极看待问题的意识，这个收获很重要，它让我更多从自身出发去看待问题并解决问题，不会停留在那里去当祥林嫂或者期待奇迹的发生。结合书中提到的三圆心控制模型，让自己可以快速的进行问题定位，那些是自己能做的，那些自己无法控制的一目了然，剩下的就是从自己能控制的部分开始行动即可。

• 3、大量的案例展示，让我意识到变通思维可以应用到我工作、生活、学习的方方面面，让我能时刻抓住任务的主线，并积极行动促进目标的达成。

收获十分巨大，感谢拉塞尔·毕肖普给我们带来这么精彩的《高效能工作整理术》，感谢中信出版社这次赠书活动让我有机会看到这本书，感谢幸福进化俱乐部总部团队给了我这次机会，让我完成一次自我挑战，认真写完第一次不是书评的书评。最后用八个字结束这篇文章

**** 实事求是，因地制宜 ****