单点突破法,是基于项目管理理论提炼升华的管理方法。简单在本子上记录每天要做的事情、每天的日程安排,这些其实并不是真正意义上的时间管理。真正的时间管理,是从开始计划,到实施计划、总结复盘,再到评估,以及再次计划的过程。有的人可能会觉得有些抽象,但是我们将它运用到具体事例上,你便会觉得很好理解,更会因此爱上单点突破法。
拿出一张白纸,在白纸的中间画一条竖线,纸的左半边列的是时间的计划,纸的右半边列的是时间的总结。每半页的部分,都需要从最上面到最下面,标出时间序列表,可以从0点开始一直到24点,这些数字代表的是每天的时间。
我们先使用纸的左半部分,将每天的计划写下来。请一定要用方括号,或者大括号,把时间段标出来,比如我的习惯是每天早上5点到8点是我实践10000小时定律的时间。也就是用方括号,从5点到8点安排实践10000小时定律。有的人在熟练掌握单点突破法后,就会开始借助电子工具来帮助自己进行时间上的规划安排,电子工具的掌握,需要你们能够熟练掌握安排日程的方法。那么,在尚未熟练掌握时,你至少在第一年训练的时候,一定要用纸质的方式来进行。
写完计划之后,你就进行到了实施的部分。于是第二天醒来的时候,开始写右半部分,按照昨天实际发生的事件,把昨天你做的事情,按照时间先后的顺序,依次列出来。
此时,一定会存在三种情况,你没有完成的事项;你多完成的事项,这些事项没有在日程中;与计划预估时间不一致的事项,多用了时间或者少用了时间。在这三种情况发生的时候,你一定要在你的右半边纸上,把变动的情况,用小星星标出来。这其实就是与你左半边的纸不一致的地方,也是你在时间计划方面能力的不足,这就是总结。
那么在评估事项时,你需要对异动情况进行一一分析。首先,分析一下多完成了事项,是主动的还是被动的。如果是主动的,那么又是因为什么,如果是被动的,又是因为什么。其次,如果预期的计划中安排了很多事情,都没有完成好,又是因为什么原因。是对时间的计划不足?还是没有留出足够的时间来处理应急预案?还是效率很低,本可以完成,后来却没有完成?再次,对于不是按照预估时间表完成的事项,一定要反思一下,下一次再安排自己的时间,就不能再这样安排了。你需要知道,时间是如何被安排的,要根据客观实际情况,来安排自己的时间。
最后就是做再次计划。再次计划,其实就是时间管理的二次训练过程。你第一次计划失败了,第二天一定要尽可能减少失败发生的概率,要提高计划的精准度。
著名管理学大师彼得·德鲁克先生过去一直认为自己在时间管理方面很厉害,而且每天超级高效。但有一次,他想做一次具体的评估工作,看看自己的时间管理能力到底怎么样。于是,他让助理按照他每天真实花费的时间做了一次时间管理的总结与评估。结果让人大跌眼镜。计划与实施相去甚远,重合度很低。所以,如果你想掌握时间管理,一个非常重要的方法就是用项目管理的方法,来管理好自己的时间,记住四个要素,计划、实施、总结、评估,才能到再次计划。