RIA拆书练习【06/30】《超效率手册》·批量处理

NO6《超效率手册》·加·Why-落日萧峰


《超效率手册》

【R】P76批量处理
批量处理是把相似的任务在同一时间一起处理的艺术。你可以在一天中的某一时间集中回复邮件,而不是整个下午都耗费在这件事上,时不时的回复一个。写作也是如此,我会在两天时间内集中写完相当于一整个星期的内容。对于学校作业,我也是一次性完成一个项目,绝对不会持续几个星期。

批量处理是一个很棒的窍门,有以下几个原因:
1.它省去了工作的开始阶段和减速阶段。完成一个任务需要固定量的动力。投入一个工作10-15分钟后才能开始全速进行。
2.它能让你保持一样的心境。双流理论暗示我们以不同的心境对待不同种类的工作,起到了提高生产效率的作用。通过批量处理,你可以保持一种心境来处理特定的任务。
3.批量处理简化了你的工作量。通过一次性处理一大批工作,你可以减少头脑需要记住的工作量。

【I】重述知识
[What]什么是批量处理?
原文的表述是“批量处理是把相似的任务在同一时间一起处理的艺术“

批量处理首先是批量,是批量的相似的任务,其次处理就是完成任务;批量处理是在同一段时间内完成难度系数/相关度较高的任务;

【区分批量处理和多任务处理】
两者的共同点是多任务,区别在于批量的“任务”和多任务的“任务 ”,批量处理的任务是相似的、差不多、属性类似的任务,多任务处理的任务可能是相似的,也可能是关联度不高、难度和属性等区分度都较大的任务;

批量处理任务,可能会是多任务处理,也可能是一件一件完成;反之则不成立,多任务处理比较侧重多个任务同时进行,会来回的进行注意力切换和启动工作记忆区域,多任务难度系数越高,来回切换的速度越慢,生产效率越低。

[How]怎么批量处理?
1.集中精力处理同一个/同类型/同难度/同任务链上的任务:即组块;
一个任务一旦开始启动,很容易进入下一个任务,省去了工作的开始阶段和减速阶段
2.把碎片化的任务拖延到一个时间段处理,比如一个时间段统一回复微信消息,回复邮件信息/来访电话
3.关联任务的前置任务和后置任务,也就是同一个任务链上的,工作中经常适用于项目管理;比如准备项目会议资料、组织和召开项目会议、撰写项目会议纪要、发送会议纪要,尽量让一个任务链条里的任务在同一时间段完成;
4.事务性的工作(与创造性工作相对)可以进行批量处理,比如整理桌面、倒水、打招呼等消耗较小意志力和集中较短注意力的事情;PS:高效率的时间尽量匹配需要创造力、注意力的任务,低效率的时间尽量匹配程序性、常规性的不需要消耗较大脑力的事情;

[Why]为什么要批量处理?
1、本质上是减少不同难度/维度任务之间的切换时间,减少任务启动时间和任务切换时间,以提高效率;
2、批量处理能减少脑力和意志力的消耗,间歇性的创造性工作和程序性工作的切换比较符合大脑的运作规律;
3、大脑有两套处理系统,一种是大脑皮层的理性思考,一种是杏仁核的感性思考(情绪),可以减少情绪的烦恼,更多的调动理性大脑的参与;

【A1】内化知识
①成功案例:
前段时间在创作企业的品牌日签的时候就是一个时间段把一周的品牌日签内容创作出来,否则每天思考一个,总体上会效率非常低;
前几年在进行健身训练的时候,就是把俯卧撑、哑铃、扩胸、压腿等一系列的运动微习惯放在同一时间段进行,也是一种组块;
现在会把洗澡、刷牙、洗脸、洗衣服、晾衣服、叠收回来的衣服等一个任务链上的事情在同一时间段去完成,因为彼此就在一个任务链的前后顺序,也是一种组块,效率很高,不用动用很大的意志力;否则哪一个时间段让我单独去洗衣服或者叠衣服,心里就会有一些抵触,就要动用意志力的资源去做;

②失败案例:
我在一家品牌营销咨询机构,是一家智力服务公司,现在有每日的阳明心学学习和提交心得、每周的哲学感悟分享、每月的稻盛经营哲学学习感悟分享等等,就没把这一类事情集中在一个时间段进行处理,因为大家都学,所以心里会老是挂念这件事情,潜在的消耗了很多的注意力和能量;

现在在培养一个小时看一次微信消息,但还是不由自主的去点开消息和朋友圈红点点,在这些消息和自己做的工作和学习的任务来回切换,会感觉非常的累,容易分心分神;

包括RIA拆书的练习,自己也想一周抽出专门的四到五个小时把一周需要拆的书拆出来;

【A2】应用知识
1.接下来的一周时间里开始践行“减少多任务处理,处理完一件事再开始另外一件事”
2.阳明心学的感悟分享、每周哲学感悟分享在每周日提前全部完成,并收藏到微信

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