刚刚过去的两周，又操办了两场年会：一场是罗辑思维湖北社群的，一场是武汉八大社群联盟的。
从14年开始每年都负责社群年会，有时候是总导演、有时候是总策划。不敢说做的有多好，事实上每次都有大大小小的bug。
但总的看来，每次年会都有不错的反响，甚至很多人后来告诉我：因为参加过我的一次年会，一年都念念不忘，也有不少人反应我的年会是他们参加过最棒的活动。
我是做电视节目出身，学过教育，做活动策划只是从毕业开始的闲来之好，后来变成身为社群长老的义务。但不可否认媒体人的思维方式给了我做活动更为宽广、受众向的视角，教育专业的的学习又在流程化、体系化上给了我帮助。
所以今天试着从过来人的角度，梳理下做年会这类活动策划的要点，希望给之前和我一样的小白们一些帮助。大神们就不要看进来了。
01 定形式
在做策划前，首先要根据场地、活动需求来选择活动形式。
常见的年会有三种形式：
宴席式：类似于常见的婚宴和家宴，在宴会厅中举行。一般为10-20桌，有一个小舞台。
一般公司年选择这类比较多。优点是因为有美食做辅助，对活动形式流程的要求会低很多。缺点同理，美食会分散受众注意力，而且场地相对拥挤，不太适合做游戏、互动。
讲座式：类似于常见的路演或综艺节目场地，有一个舞台（可大可小），下面大家排排坐。也有舞台在中间大家围坐的样式。
也是比较常见的形式。优点是活动形式可以比较多样（分享、表演、游戏等都可以容纳），缺点是强制输送给观众，就像看电视不允许换台，观众除了看节目外别无选择，因此需要节目相对丰富、尽量满足大部分受众的喜好。
摆摊式：一个场地分为多个小分会场，现场自由选择参与的项目。
这是近几年开始流行的新形式，好处是自由度更高，观众有了更多选择。
但个人今年尝试后感觉：
- 非常耗精力，准备难度大概是上两种的2-3倍。
- 分会场自由活动外，还是需要加入互动和集中性环节。在场景切换间，对控场能力要求非常高。
- 而且效果并不好。许多人参加过后表示没有大家一起经历某一时刻的「共时感」和参与感，虽然自由，反而感觉无所适从、没有收获。
因此不建议小白采用这种形式。
02 拼元素
基本形式定下来后，要开始拉活动流程。
个人比较喜欢的方式是将元素先选出来，再「拼」进方案。
- 将必须加入其中的环节（比如签到、开场、抽奖、领导致辞、年终总结等）元素先列出来，分别标记好时长。
- 接下来列出所有你觉得有可行性的环节（游戏、颁奖、分享、表演等），也可以做头脑风暴或参考其他活动，找出更多创意环节。
- 根据活动时长要求，从以上清单中选出适合放在年会中的环节，并排好序。
03 加亮点
到此为止，一个正常的年会流程已经成型。但离精彩还远远不够。
这时候就要往其中加入亮点——如果说bug是参与者会给年会差评的原因，那么亮点就是参与者会给年会好评、甚至留下深刻印象的原因。
亮点一般有两类：
一是活动中的高潮部分
就是哪些放在宣传文案里大家就会觉得很吸引人、体验后大部分人都觉得很精彩、有别于其他年会的元素和内容。
二要考虑传播效应
就是那些很适合放在活动总结文案里，拍出来照片很漂亮、适合发朋友圈的元素和内容。
往现有的策划中加入亮点，一般一场4小时的活动能有3-4处就算是精彩了。
04 几种视角「复查」策划案
策划案做出来后，需要复查一遍。
一是为了查漏补缺，防止在活动中出现哪一类人或哪个时段完全Enjoy不了的状况。
二是为了杜绝常见的「自High」型策划。组织者觉得似乎活动很多很好玩，事实上参与者并不能感同身受甚至难以忍受。
复查的工序往往能够帮一个策划案正式走上轨道。建议从这几个维度来进行复查：
1. 时间轴视角
纵观全场年会，从开始到结束，从台上到台下，每个时间段都是怎么安排的？
有没有哪个时间段观众会觉得特别无聊，有没有哪个时段会让参与者感到无所适从不知做什么？
这样的时间段很可能抹杀其他时间段的精彩、带来差评、甚至让参与者走人，是不允许出现在年会中的。
2. 不同受众视角
在年会过程中，不同类型的参与者有没有被很好照顾到？
活跃型参与者有没有给他们上台互动参与的机会？内向型参与者有没有被很好地引导参与到活动中？爱玩型参与者也许喜欢更多游戏和互动，学究型参与者更钟情分享。还有带小孩和老人的参与者需要特殊的的接待机制。
例如某次年会中主办方请来了非常著名的占星师，并安排了半个钟头的分享。但仔细分析会发现，年会中有一半人群来自知识类社群，当中很多人是对「占星」无感甚至反感的。这时候占星师的出场就不一定是亮点，反而很有可能成为「槽点」。
分析下你年会的主要受众群，做个简单的定位、分类，再一一来分析下你的人群在活动中可能有的感受和遇到的状况。
3. 需求视角
宏观活动中参与的各方，大家的需求有没有被满足？
活动组织者希望达到的什么目的？也许是制造影响力，也许是圈粉，也许是弘扬组织精神。这些需求在年会中有没有体现？
工作人员或者志愿者参与年会组织是希望满足什么需求？也许是个人成长、也许是认识更多人、也许是制造个人成就。这些需求有没有满足？
还有赞助商、场地提供方在年会中的需求有没有满足？
从这几个维度来复查方案，基本就能保证一场有亮点、少bug的年会策划。
当然，记得做好时间控制及应变方案，并选择几个环节作为出状况时的备选方案。
