将一切工作流程化,模板化,清单化

注:本文整理自北辰青年承办的龙岗区基层团干培训班的部分培训内容


在今天文章开始前,我想请大家先思考一下两个问题。

事情很多时,你会怎么去完成的呢?

你是一件事情完成一件,还是先进行分析再去进行呢?

对于同一性质的事件,你是如何应对的?

会在以前的基础上进行优化,还是重新来过?

其实这两个问题,也是我们日常生活工作经常遇到的状况,我们常常都会遇到非常多的工作,而且有很多工作还是会重复出现的。

在这些情况下,如果只是来一件事情就处理一件,天都在救火的状态当中,事情永远做不完,而遇到相似的工作的时候,有的人好像从来没有做过,又要重新摸索一遍,浪费很多时间。有的人又比较极端,全凭经验来做,练习了一万小时也没办法成为专家,因为他只是简单的重复。

我们工作的时候绝对不是来一件做一件,陷入自动驾驶模式,而是需要分析出到底哪个事情更加重要更加有价值,同时,每一次做事的时候都能在之前的积累沉淀当中做的更好,让自己有更多的时间去完成更有价值的事情。

这些的背后,其实就是工作系统,也可以称之为工作流。

那什么是工作流?

工作流,其实就是根据一系列步骤执行可以产生所需的结果。对于企业来说,工作流是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”(来自百度百科),也就是把本来低效的需要手动的流程搬到了线上,钉钉,飞书等企业应用就是解决这类问题的。比如请假,在没有这类工具之前,需要写请假条,要人工处理,现在只需要线上点击申请点击审批就可以了。

而对我们个人来说也非常重要,工作是一个复杂的系统,完成任何一项工作都是资源、规则和需求并行发生的一系列复杂事件。如果我们有了工作流,就可以按步骤的基本顺序推进我们的工作,基本上每次运行相同的工作流,都会得到稳定的产出。

说起来很复杂,其实工作系统归结起来就是四个化,流程化模板化清单化。将你的一切工作流程化,模板化以及清单化,然后不断的去优化,最终能够把工作外包给这些流程、模板和清单,达到事半功倍的效果。

一、流程化

拿写推送这个工作来说吧,从点子到推送需要经过一系列的动作。选题,查资料,列大纲,撰写,排版,审核,发送,而且每一个步骤都是缺一不可的,比如如果一篇文章没有审核就发送出去了,可能会出现很多的问题。

流程化有什么用?

说完前面的例子,其实流程化的作用就非常明显了

1.更有全局观,

有了整体流程,我们做每一个步骤都很清晰,知道自己大概要做什么,自己已经做到哪里了。

2.减少差错,

光是使用大脑记忆所有的步骤是不靠谱的,我们总是有可能漏掉一些步骤。有了流程可以帮助你记忆步骤,解放你的大脑做更多有创造性的事情。

3.减少压力

没有被拆分成流程的工作任务就像一块大蛋糕,你不知从哪里开始入手,压力很大,而分成一步步来执行就能够有效减轻你的压力.。

具体怎么执行流程化呢?

只要有任务就会有流程。我们可以把需要重复的工作的流程梳理下来。我们可以思考一下你日常工作中,那些事情会重复两次以上的,都可以梳理下来成为你的一个流程,每次沿用着这些流程执行,然后按照你的工作反馈回来的情况进行优化调整。

流程的载体也非常简单,除了画一个流程图之外,就像前面给到的一个流程图,我们可以写一个详细的工作流程文档也就是标准工作流程SOP,


如果这项工作涉及的人数比较多,我们还可以借助甘特图,对你的项目进行进度的跟踪。


二、模板化

模板,其实就是可以多次反复使用的东西。

我有一次收到一个律师朋友的邮件,他有一个模板,当时我就被打动了,我就把这个设置为我的邮件签名,每一份重要的文件都带上这个签名,这就是最简单的模板化,既能够显示我的联系方式,展示我的专业性,还能保障这个邮件的安全。一次的设定就可以达到一劳永逸的效果了。这就是模板的妙处。

我们平时怎么去收集这些模板呢?

1.外部文档,其实很多文档都有模板,比如office,印象笔记,石墨文档都会提供很多官方模板,你根据自己的具体需要进行改编就可以成为你自己的模板了。


2.优秀样本,别人或者自己写过的优秀的文书,优秀ppt都是可以拿来作为模板多次使用

3.工作要求的文档,这类文档一般是工作当中长期积累下来的文档,我们需要保证自己下载到电脑或者硬盘里面随时可以找到。

三、清单化

什么是清单?百度百科称之为详细登记有关项目的单子,最简单的清单就是我们的出行清单,伸手要钱,容易被记住,而且清单的内容十分关键,你只要完成了这个清单基本上就可以放心出门去了。

列清单有什么好处

1.减轻焦虑

要完成的工作一目了然,不用担心忘事情

2.提高转主体

专注完成清单的事项而不是因小事分心

3.获得成就感

一个个任务完成打钩,是不是成就感满满呢?

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