管理工具二：报告
写报告应该是促进沟通，而不是阻碍它。（这里的报告不仅指狭义的报告，还包括一切涉及书面内容的东西：会议记录、通知、文件说明、商业信件及建议书）
写作并不需要花费更多的时间，它只需要很少的时间。最重要的是，写作给我们提供了思考的机会，甚至强迫我们思考。
一、提升效能的一小步
报告人作者知道自己要阐述什么并将其写入报告时，就被任务完成了。然而，这个阶段，可能只反映了发件人的观点。
这个时点是分界点。
可以向前迈一步，从一名普通者的报告作者变成一个管理者。
在这个时候向自己提出一个关键问题的人，则可以完成从报告作者到管理者的转变。这个问题就是：
这份报告会对它的接收者产生怎样的影响？
我们这个时候常常发现报告并不像我们想象的那样已经完成了，实际上它只是刚刚开始，或者更准确的说，对于组织而言，最实质的部分才刚刚开始写。
报告必须改为接受者为导向型或者读着导向型。只有这样去写报告，才最有可能引发预期的效果：让接受者迅速采取行动。
这个时点以后，重要的不是逻辑，准确度等，而是如果能够才能产生效果的艺术。关键在于尽可能地找出谁是接受者以及查明接受者最可能对何种东西做出反应，只能根据接受者个人的情况来决定什么才是报告中最重要的东西。
二、语言简明准确
掌握关于报告的内容结构和逻辑结构，对于写报告非常重要。
这里讨论的写报告的能力，以及作为个人，组织和管理者提升效率工具的报告本身，与电脑和远程通信毫无关系。
举个例子：马歇尔管理其通信与文件的方法。他在准备和处理报告时，都要经过认真思考，而且遵循一些具体规则。
马歇尔的个人写作是简明准确的最佳例子。当时规定，军事学院中的高级军官要像士兵学会武器那样掌握写作技能。
马歇尔的写作同样表明，即使在战争的条件下，他也可以用一种令人印象深刻的方式成功地表达情感，包括任性、温情、友情、对士兵苦难的同情以及共鸣。
未来，组织中会有大量知识工作者，现代沟通技术使得各种形式的工作都成为可能，然而，专业化报告的写作水平将会对这些工作的成败起着至关重要的作用。
三、陋习、无理要求和愚蠢行为
1.只用关键字，造成信息传递不准确
2.把所有内容都用图来表示。他们的理论依据是：一张图比一千个字表达的内容还要多。这只是在极少数的情况下才成立。
多数情况下，如果没有解释，没人能看懂那张图，此外，它造成了很多混淆，让人可以随意解释。它们实际上制造了一种沟通问题，而不是解决了沟通问题。
3. 写报告时，用可视化模式取代文本模式。
在可视化模式中，文字要尽可能的少。
一个管理者可以忍受把沟通退化到儿童水平吗？
对于他们为之负责的公司，这又会产生怎样的影响？
这些报告的作者还有望让管理者为他们做点什么吗？
从生理和心理感知的角度看，可视化模式并不适合。
我们必须注意：以上这些确实是坏习惯。
写报告应该促进沟通，而不是阻碍它。所以，我们在起草文件或者准备报告时，应该牢记：
我们关注的是效果，或者我们应当关注效果。
End
