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本月分享主题阅读“时间管理类”书籍,今天阅读的是该主题下的书籍《搞定——无压工作的艺术》。
今天主要分享:如何打造一个好的组织整理系统?秘诀就是组织整理:建立好清单
组织整理意味着让某个事项所处的位置与其意义相匹配。
从组织整理和操作的角度来看,需要跟踪和管理的事可以分为7大类:项目清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、下一步行动清单(一个或多个)等待清单、参考资料、将来也许清单。
对组织整理而言首先要理清自己和未尽事宜之间的具体关系,要保持不同事项彼此之间界限分明。当对这些事务类型分门别类保存并列入清单,复杂的事务就会变得简单。
那到底清单长什么样?
1.每页记录一件事且这些事情都有相似特征并归为同一类。
2.在本子或纸上列出确切事务列表
3.保存在移动设备的项目列表中。
对于纳入日程表的行动提示信息分为两类,一类是有执行时间(要记录行动,可指定具体时间,例如上午10点给小李打电话,问他是否收到建议书)一类是没有执行时间的(尽快完成)。
这里使用日程表也有个注意事项,就是不要把那些没有时间限制的事情写入日程表。
常见的有关行动的提示清单有7类:
电话、在电话旁、外出事宜、在办公室时(杂事)、在家时、议事日程(按人员或会议分类)、阅读回顾。
电话清单,就是当有碎片化时间时,就可以利用起来打个电话。
在电脑旁清单,要考虑在线与不在线可以做的事情。
外出事宜清单,可以是存放在计划手册或冰箱门上的便利贴或是移动设备中这个类的内容。
好啦,今天暂时分享以上三个清单,总结一下,就是抓住当下身边的一切,处理当下面对的各种清单,节省效率,减少大脑过多的思考,行动步骤简单明确。