牛目单提:如何达到专业、有效率的沟通?善用这三种架构

有效的沟通必须有条理,讯息量越大,越需要有清楚的结构来支撑,像是盖房子一样,有了骨架,就能创造出具体的方向感与空间感。研究显示,同样的内容,人们对有结构的讯息记忆度多40%。职场作家Thai Nguyen认为,明确的沟通结构对自己来说有两种好处:其一是可以让自己组织并记住想法,其二是使听众更容易遵循并保持专注。以下是三种讯息结构,可视沟通场合、类型,选择应用。

3I法则:issue(抛议题)、illustration(给画面)、invitation(提出邀请)

此方法追求更多意见回馈,属于发散式的言谈,偏向面的概念。

首先,概要的提点一下想法或主题,给大家一个出发点思考,接下来就是用一个故事、笑话或比喻去具体化方才的想法。在大家听完后,再主动用抛出相关问题,邀请大家加入讨论并给予其他回应。哈佛大学的研究显示,人们喜欢用图像或具体的事例辅佐说明,不但更能精确地传达意思,也更有记忆点。例如,要讲述如何拥有国际化视野,便能用自身出国考察体验到的事例与他人说明,最后带回提升视野水平的主题,并邀请有相同经验或有其他想法的人发表,藉此获得更多回馈。

适用情境:建立新的关系、主题性对话、寻求意见、邀请他人分享观点

3个W:What(什么事)、So What(影响谁)、Now What(该怎么做)

此方法较为引导性、步骤性的沟通。

同时,这是一个更加以讲者为中心的方法。首先,简要地定义你的主要观点或论证,最好能把它浓缩到一句话,至多两句话,让概念能够清晰的印在他人脑中。接下来,提出「为什么」,让自己回答这个问题,藉由探讨主要概念将听众带入情境中,同时也能让他们明白后引发更多讨论。而要让他人应该听取自己的见解,则应利用研究或证据,进一步让听众明白主题与讨论的连结,另一方面,让听众明白,若对此问题没有会应将受到什么样的影响,引导他们持续思考该主题。最后,「现在是如何」将是最后给予听众的提问式问题,此时给予他人一个具体的方法,如何迈出下一步,给出确切要点,完整讲述整个议题。

适用情境:教学环境、商议辩论、澄清意见、说服性谈话

三、PSB架构:problem(问题)、solution(解方)、benefit(优势)

此方法较为聚焦,著重在单一事件的解决,偏向点的概念。

这种结构不太依赖说服力,因主要目标不是争论或提出证据来证明观点,通常用于讨论事实或明确遇到的难题,重点在于「解决方案」。因此首先要介绍一明确的问题点,用最快的时间让他人理解讨论主题。接著,介绍自己深思熟虑后的解决方案。若处于投资者的正式场合,解决方案需要非常详细且全面,同时应该要有自信能够回应任何问题和批评。最后,用「优势」巧妙的收尾,衬托出解决方案的重要性,不用特别强调,因听众回应会因为好的解决方案而同意相关的优势。同时,他们的回应和对于优势的回应将等同于解决方案的优劣。

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