从我跨越大学的那一道门槛的时候,我就下定决心要加入班委的团队里。好在,一年后由不太重要的组织委员毛遂自荐后,独自挑起全班的大梁,担任班长。
在这两年的时间里,我看了一本书叫《照着做,你就是最能干的人》。
本书作者是日本知名企业的培训负责人吉泽准特。她的职场著作很多,所写内容多是对一线工作的总结、提升,实用价值巨大。但是我认为书里的内容,不仅仅是对职场来说价值巨大,对我们不管在任何一个团队里,都是受益匪浅,意义重大的。
不信,你且看我整理的以下三点内容:
①『认准目的=把事做对』
你有没有过这样的感受:自己作为新人,刚进入一个新的环境,还什么都不懂。在接收到上级下发的任务之后,是不是一心坏着一腔热血想要把事情做好?但如果面对有不确定或者有疑惑的东西,你有没有主动向别人确认而不是仅仅想当然的猜测,怕一开始就暴露自己的能力?
为此,作者提供了两个助你不偏离轨道的方法,分别是:最初确认和不断修正。
001最初确认
当你接到简单短时任务后,不要急着考虑“做什么”,一定要先思考“为什么做”。接着结合自己的思考,积极地与给你布置工作的领导沟通,确认工作目的。这样做才可以在不偏离对方期望的前提下推进工作。
002不断修正
当接到复杂长时任务后,除了做好“最初确认”这项工作,你还需要注意的是,在任务推进的不同阶段,要继续和领导做好目的确认,及时反馈工作进度,保持对工作方向的不断修正,把出错的概率降到最低。
②
『解剖内容=把事做好』
当你已经认准了任务目的,能够把握任务全貌时,你就需要把解剖内容提上日程了。因为很多时候,新人接到的任务往往只是一句话,但却包含了很多内容。只有把这些内容一件件拆分开来,才能让任务更完善地落实。
作者提供的工具是“逻辑树”。我们需要站在“树”的顶端把握工作内容,在“没有遗漏和重复”这一原则地指导下,把每个影响因素都找出来、列清楚。
比如,我们的任务是增加饭店收益。它逻辑树的第一层可以考虑从增加销售额(增加进账)和降低运营费用(减少支出)这两块入手,接着第二层可以分别罗列影响进账和支出的因素,比如增加顾客、增加外卖业务、降低人力资源成本、降低行政支出等等。
从例子中我们可以看出,逻辑树的作用就是细分任务。它把一句话的任务指令转化成一系列具体工作,是从抽象到具体的过程。它能让你在推进任务的过程中,每一步的微目标都具体明确。因此,我们有足够的理由相信,当你把每一个影响任务成败的因素都正确推进后,结果一定让你惊喜不已。
③
『决定顺序=把事做高效』
搞定了“做对”和“做好”这两个问题后,我们最后来看看如何解决困扰职场新人的普遍难题——效率低下。
效率低下的原因很简单,即便你认准了目的,解剖了任务,但接下来你要做的事可不止一件。毕竟一心不可二用,事情一多,就容易手忙脚乱,效率怎能不低下?所以,高效工作的法宝就是在正式上手前一定要先决定顺序。
比如你在连锁酒店工作,领导要你作为新员工代表在企划会议上作报告,你要怎么做?
别急,我们按照书中的步骤来分析。首先确定报告目的是对入住过酒店的客户满意度做分析总结;其次解剖任务内容,分别是:从各店铺回收客户问卷、分析对照回收的问卷和做正式报告;最后我们来分析如何决定顺序。
作者有一个很独特的观点是所有任务都是靠“输入”和“输出”链接的,这也是决定任务顺序的根本依据。只有根据各项任务的“输入输出”关系来考虑顺序,你的工作才能少走弯路,更加高效。
还看上面的例子。回收问卷是分析问卷的输入,分析问卷是回收问卷的输出,因此回收问卷要排在分析问卷之前。同理,依据“输入输出”原则,分析问卷要排在做正式报告之前。
以此类推,几乎所有工作都可以在这个原则的指导下,按先后顺序排列,最后各个任务就像被一条线串起来一样。当你决定了顺序后,那就是高效工作的开始。
总结一下,作为职场新人接到任务后总会有点手足无措,而工作整理术的“三个铁则”就是你最好的帮手。认准目的可以助你不偏离航向,解剖内容可以帮你梳理具体任务,而决定顺序则会让你快人一等,搞定工作,在职场领跑。