一、你与一支录音笔的差异

很多人将会议记录当成一件没价值的苦差，习惯性安排实习生或者新人来记。

这并不是一个好安排。

实习生与新人一般连人都认不全，加上信息量有限，对背景与业务不了解，能做到70%“原音重现”就不错了，很难做到厘清目标、待办、时间节点与责任人，也少有眼力劲儿能拿捏好诸多职场里的措辞。

请实际参与一场内部会议，并发送会议记录给相关同事。

在我看来，这是一道非常适合面试产品经理的实操题，考察了这个人对目标的理解、对需求的优先级判断、对细节的掌握以及是否具有过硬的多线程问题处理与文字输出技巧。

简言之，如果会议记录没有解决上述问题，只是一篇满屏引号带滑动条的老太婆裹脚布，真真比不上一支录音笔。

二、常见案例与误区

一般性会议记录，排除了什么股东大会，速记大赛，主要还是团队内部开个会，商量个结论，推动一些事情发展。

所以我们就聊聊这种常见的会议记录。

我收到过很多会议记录，从中发现高效的会议记录有共性：

1、记录发送及时。

会议结束后，参会者可以很快收到会议记录（甚至会议结束，记录已经发出），不需要等几个小时甚至是隔夜。

2、内容传递有效。

会议记录结构清晰，内容简洁，传递有力。就算我没有参会，也能知道什么事情，结果是什么，干系人也很明确下一步需要做什么。

以下案例有没有很眼熟？

【案例 1】几个人分头记再合并。

【案例 2】一份连标点符号都不差的聊天记录，X说，Y又说，Z说……每个发言者甚至做了颜色区分。

【案例 3】记录者将额外的个人思考与语言习惯，借与会者之口，变成了记录。

【案例 4】使用关键词（全篇没有完整语句）、核心环节使用术语（外人不理解的简称、习惯性混用中英文），总之看不懂。

【案例 5】全文都划了重点。

【案例 6】与会者的理解与记录者有较大偏差，事后就着邮件来回的咬文嚼字，甚至结论性推翻。

误区1：拼速度主要靠群体速记能力。

错！

这样“凑”出来的记录，N个人能N个版本，效率并不比一个高效的人快多少。人越多，越容易掉链子，因为人人都把希望寄托给了其他人。

如果过分强调记录，都会将注意力放在闷头敲键盘，弱化了聆听，全程没有眼神或语言的交流，反而失去了开会的意义。

误区2：一字不落代表了准确与完整。

错！

会议的流程通常是：① 描述现象 - ② 讨论问题 - ③ 总结结论 - ④ 提醒待办，时间不超过 2 小时。

如果用力过猛或错误分配力气 —— 比如我们会看到了像聊天记录一样，全是对话框的会议记录，很难让人抓住重点，也不会认为字数多就代表准确又完整。

误区3：我思故我在。

错！

会议记录需要高度还原现场（不论结论对与错），自带归档意义。通常数月后细节已经不记得，邮件代表了事实，后人用来追述结论与进度，了解来龙去脉。

因此，不要把主观猜测或无意识的想当然做为记录的内容，更不要对不清楚的某个点不经确认再发给所有人。

误区4：用关键词、专业术语体现专业。

错！

专业，是为了更好的服务别人，不要在概念上为别人增加理解负担，Don't Make Me Think 是重要原则。

脱离上下文的关键词很容易产生歧义。会议记录的阅读者，最害怕看到通篇都是零碎的关键词，没几个通顺的句子。

术语、简称或英文表达是仅自己工作领域使用的习惯，还是全部收件人都理解的概念？如果是前者，慎用，或者做必要的补充说明。

误区5：划重点一定可以提高信息传递效率。

错！

重点太多，等于没有重点。特别是全篇都是视觉焦点（特殊颜色、字体、字号或格式），简直就是悲剧。

同时，记录者理解的重点未必是阅读者个人的关注事项，极有可能读者关心的“我”要做什么，什么时间完成。

践行金字塔原理，重要内容放首屏，或者在邮件发出会议记录时再次提醒。

三、如何做一份高效的会议记录

1、向别人学习。

如果是主题性例会，看一下之前的会议记录。了解参会人员与流程，也站在阅读者的角度看看别人的结构，哪些值得学习，形成自己的思路。

当你发现问题的时候，恭喜！通常你也能有意识的规避。

2、提前做好功课。

上一期有需要跟进的待办，会议开始前沟通结论，不要耽误本场会议的时间。

本期的内容如果能预先知道，可以针对自己不清楚的地方提前询问，不仅仅是为了会议记录，更是为了通过这样的机会拓展知识边界。

提前搜集的一些名词解释或普适性资料，也可以复制粘贴以作备用。

3、草拟好大纲。

不管会议记录是否有固定模板，越是重要的会议，越要拟好大纲。一是节省时间，二是提醒自己有哪些要点，带着目标做事情，不容易迷失。

时间、地点、参会人、缺席人、主要待讨论内容、结论、待办，以及发到哪些人的邮箱（注意有些重名的同事），这些都是可以预先填好，包括容易被忽略邮件标题。

设想一下，当你在一张白纸上，你是倾向于眉毛胡子一把抓的闷头做输入；还是在一份已经有框架基础的自定义模板上做填充呢？

4、理解代替记忆。

逻辑比较清楚的发言者，会用类似“点”的叙述方式表达，这是相对容易记录，点与点之间往往是相对简单的并列关系。

而老板强调的一些核心结论，也容易记录，保持干净的原话就好（去掉一些无意义的语气词、口语等）。

比较难的，通常是老板为核心结论前铺陈的很多内容，请一定要等TA把一句话讲完。老板的职位决定了其逻辑性很强，记录时将重点放在理解，让内容形成连贯的逻辑链条，再辅助以项目符号，体现出系统性。

5、善用间歇时间。

会议中偶尔会有间歇时间，利用这个“空挡”对已记录的内容做快速盘点与调整。

这些必需又细节的工作永远不要成为你最后又重要又紧急的任务，拆分着同步做，既减轻工作量，又有利于留存短期记忆的质量。

6、灵活应对突发情况。

听不懂的名词，不要紧张，术业有专攻，先音译、代号占位。

能快速搜索的，通过电脑或手机查找；不能的，可以在条件允许的情况下，大胆打断，表示自己没有听清楚，请对方再复述一遍给你听（我好几次把CMS说成CRM，都没有人质疑，其实当下是非常希望有人能告诉我）。