使用Ctrlbox的产品已经有一段时间了，最开始公司的软件实施主要是Ctrlbox Project和Ctrlbox HR为主，2017年初公司开始更加重视信息化。当然，这也是有一些原因的：

一方面前期实施部署的Ctrlbox Project和Ctrlbox HR产品，取得了非常不错的预期效果，公司基本上都很认可；另外一方面，公司每月都会提出降低成本的要求，首当其冲的就是压缩人员成本，当然不是指降薪，而是减少人员的使用量，所以公司就需要实施一些信息化工具，使得即使人员减少的情况下，事情反而还得完成的更好。

这两种因素下，公司对信息化和软件的预算总算是大方了一次，所以这半年多陆续实施了Ctrlbox的其他应用，初步形成了公司一体化信息化管理体系。

下面主要就这段经历，简单谈一下Ctrlbox的使用经验，可能还有不少问题存在，还请各位大牛指点！

目前我们使用的Ctrlbox产品

核心的业务管理方面：

● Ctrlbox Project：用来做项目管理，追踪项目进度，成本，利润，人员安排等。

● Ctrlbox HR：用来做组织和人力资源管理，最开始是配合Project用的，没想到很水到渠成的成为了公司组织和人力资源管理工具。

● Ctrlbox CRM：销售管理工具，用于市场营销、客户信息、销售跟踪的管理。

● Ctrlbox Contract：用于管理各种合同，不仅仅只是销售合同，还有人事合同等。

基础的办公和协作方面：

● Ctrlbox Chat：用于团队沟通，主要看中其与Ctrlbox其他应用的整合，比如在某一具体的内容页面，或者销售线索页面进行内嵌式聊天会话。

● Ctrlbox Flow：用于团队审批，比较好用的是与其他应用的深度集成和整合，比如合同审批，项目中的任务审批，员工入职审批等。

● Ctrlbox doc：文档管理工具，用于搭建公司知识库、文档库，并用于团队文档协作。

● Ctrlbox Time：考勤管理应用，与HR应用等进行深度集成和整合，也用于管理排班。

● Ctrlbox Mail：邮件应用，主要看中其与Ctrlbox其他应用的整合。

工作助手

● Ctrlbox Mate：作为Ctrlbox内嵌的企业级数字化助理，Mate可以帮助用户聚合各个应用种与其有关的需要其参与或负责的事务；聚合来自各个应用的各种数据，并形成分析报告；可以根据用户的自定义，聚合来自各个应用的各种结构化内容，比如客户信息等，因此这个应用自然是要使用的。

产品部署

因为公司有自己的服务器，所以没有购买Ctrlbox SaaS版本，而是选择了本地化部署。关于Ctrlbox产品的部署和实施，这里不加赘述，主要说一下其管理后台的统一用户管理功能：

由于公司员工比较多，而且开通的应用也比较多，这里使用了Ctrlbox统一用户管理和组织管理功能，这些比较方便整合管理各个应用的配置。

类似Ctrlbox的统一用户管理在网络生活中随处可见，比如开通了网易通行证，然后你可以不用再注册网易邮箱、网易博客、网易相册、网易音乐等，而是只要开通某个应用的使用权就可以了。

它的好处是方便为每一个员工开通不同的应用，也方便员工离职时的账户管理。比如员工离职手续办理期间，可以关闭其CRM等应用的权限，但基本的考勤等应用仍然可以使用。

设置工作

Ctrlbox安装部署好了之后，就要根据我们公司的业务和自身管理特点，进行一些自定义设置，过程不说了，简单说下主要的自定义设置项：

Project

-设置了两个项目集及项目管理模型，来管理公司两种完全不同类型的项目。

-定义了项目团队的绩效模型，以便根据每个员工在项目中的表现，自动生成绩效结果。

-关闭了分享功能，以及“游客”功能，因为公司不需要。

CRM

-定义了我们公司客户信息的字段、销售跟进漏斗模型等其他销售管理流程。

-定义了绩效模型，以便根据销售业绩，自动生成每个员工的绩效结果。

Contract

-设置了合同模板和合同管理流程，比如审批流程，到期提醒，合同执行跟踪等。

HR

-自定义设置了组织模型，员工字段，以及工资套账模型、绩效模型等，以及其他的招聘管理流程，这些都是自定义了的。

Ctrlbox Flow

主要包括公司的报销、支付、请假等审批单和流程等。

当然考勤等模块也进行了自定义设置，这里就不多说了。

产品使用

营销管理（Ctrlbox CRM）

-公司主要靠互联网广告和展会两大渠道获取客户线索。市场部门会将每月的广告、展会当做一个个营销活动，月初会在CRM中创建“XX月份网络广告营销计划”、“XX展会营销计划”。并将获取的客户线索记录在Ctrlbox CRM中，具体而言是记录在上述营销活动页面中，然后根据每个销售人员的具体情况，向他们分配线索。

-这些线索是可以被跟踪的。包括后续销售部门跟进情况如何，签约情况如何，交付情况如何等等。这样市场部门可以很精准的做一些分析。

-销售部门则可以通过CRM跟踪商机的推进结果，销售人员本人则可以通过智能分析功能，来辅助分析跟单情况，制定跟单策略，并实现报价、合同制定的自动化。

这种基于公司市场营销流程来使用Ctrlbox的方式，让公司营销部门和销售部门非常认可，实实在在的解决了营销过程的跟踪，解决了市场部门和销售部门协作的问题。

合同与订单（Ctrlbox CRM）

-销售人员可以在线提交，由上级审核合同。这里通过流程自定义，解决了过去线下合同签订和审核环节混乱的情况。具体流程：销售通过合同工具，自动制作合同，提交审批，上级审批通过，商务人员打印并由财务盖章，商务人员发送快递。 解决了传统的合同审核的版本和盖章的版本不一致的漏洞。

-合同签订后，客户付首付款，销售人员通过自动化工具，制作订单，并下发给项目部门。

至此，完整的从客户线索，到订单业务流程全部实现信息化闭环，恩，应该给自己一个赞。。。

这里说明一下，前期因为只有销售合同，就没有使用Ctrlbox Contract合同应用，进行统一合同管理。到后面，因为公司要加强合规性，需要统一管理来自人事部门，采购部门和销售部门的合同，所以又实施了Congtract合同应用，进行统一合同管理。

项目管理（Ctrlbox Project）

-项目经理收到订单后，基于订单在Ctrlbox

Project中创建一个项目。因为公司项目比较多，金额差距也比较大，所以公司将项目管理分为两种形式，并通过前文说的自定义项目模型，来规范化了这两种项目的管理方式，项目经理创建的项目，会自动套用公司规定的管理模型。

-项目创建好后，会陆续确定项目组成员，项目计划安排，制定WBS等，最后变开始项目执行和监督了。

-每个项目组成员，都会在Project中看到自己的任务，并与团队保持协作。

当然，项目中的成本、财务、资源、文档的管理等等不一一讲了。总之，目前项目部门是对ctrlbox价值最为认可的部门。

办公协作（Ctrlbox Mail /Chat/Doc……）

-Ctrlbox中的邮件、会话、文档软件，本来没有准备用，但后面发现，这些应用和其他应用整合后，会起到很多意向不到的效果，也就慢慢都用起来了。

比如，你和外部客户发的邮件，都会被自动聚集在CRM中的客户沟通记录中；员工在任何应用、邮件中发的文件，都会被自动聚合在CtrlboxDoc中。

总结

本文主要描述一下Ctrlbox各个产品在我们目前团队的过程管理中起到的作用，作为非文科男，文笔一般，还希望大家不要见怪，后面我会慢慢分享我们使用Ctrlbox产品的详细的经验，欢迎大家关注。