秘书工作手记:办公室老江湖的职场心法①

办公室工作“日绩有余、岁绩不足”,务必要在事务性工作中注意总结、沉淀和学习,不能迷失在繁杂琐碎的工作中

你不经常找领导汇报,领导就是不高兴;你写文章不懂得研究借鉴,就是写不好;你老在微信上问“在吗”,别人就是讨厌你。

把你的工作做成一门手艺。

要更好地实现自身的价值,有两个因素至关重要:一是始终保持学习和研究事物的热情;二是至少找准一个领域持之以恒、久久为功。

注意确保领导交代的工作件件有着落、事事有回音了,为的就是让领导放心,随时掌握工作进展情况。

你汇报的次数永远少于领导对你的期望。件件有着落,事事有回音,这我能做到,办完事我集中汇报一次没问题,可你让我刚有点进展,就立马跑去跟领导汇报,这是不是太频繁呢?

假如你不经常跑去说说,领导如何了解你的工作进度,如何及时给你指派新的任务,或者及时修正呢?

从人性的角度来看,任何一个领导都比较看重两样东西:一是他的上司对他的信任;二是他的下属对他的尊重。

不经常来汇报就是没把我放眼里,就是把我的话当耳旁风。

尽量给领导更多的尊重,有事没事,去找他聊聊;处理公务,第一时间报告情况;遇有一些特殊情况,先请示他有什么样的意见和想法,再作决定;出差在外及时报告工作进展,回单位的第一时间先向领导作汇报。这样,你才是一个让人“很放心”的办公室同志呀!

首先,要永远把自己的工作当成最重要的,才能把握沟通的主动性和有效性;其次,对于汇报,永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感,抢着说,追着说,理直气壮地说。

领导虽然拥有比你大的权力,但他仍然是个凡人:领导时常众星捧月、门前车水马龙,但他总有单独面对困难和挫折的时候;领导掌握资源、在物质上极大丰富,但他也有无法掌控的人和事,有最珍视的东西。面对领导,有些地方你应该学会柔软,避开坚硬的伤害;而有些地方你又应该强硬,用风骨赢得他的尊重。

事要干好,更要会汇报。直白点,汇报的本质就是,你只凭借一张嘴,把工作清楚、完整地呈现在领导面前。

了解工作的来龙去脉、方法步骤的方方面面,他对工作的印象,大部分只能依靠你来解释、描述,这就是汇报。

何为好的汇报?出色的汇报应该做到以下几条:

先说结果

要想真正提高工作汇报的效果,首先我们要有果因思维,先汇报结果。如果领导想了解事情的经过,再述说缘由,否则不必过多赘述。

汇报工作要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报,还有些具体的事,可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。

有的只需汇报办理的结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施

汇报应该找准工作重点,抓住领导关注点,搞清楚领导最关心的到底是什么,领导关心的地方我们就具体说、重点说,领导兴趣不大的地方我们就一笔带过。逻辑要清楚,最好有个一二三四。

任何一项工作,都有动因、有开头、有过程、有结果,有谋划、有协调、有落实,有理念、有思路、有方法。

向领导汇报工作,首先要思考领导对这项工作的要求是什么,这项工作目前进展情况如何,还有哪些问题需要解决这几个要素。

拿出方案和办法来

在汇报工作时,最好事先考虑几种解决方案,当场请领导定夺,即使你的方案很粗糙、不成熟,也要大胆提出来供领导参考,毕竟这是你思考的结果,有思考才会有进步,不断地思考才能慢慢积累起解决问题的能力。

忠实的、收敛的落实领导指示和决定是最低纲领,能做到这一点已然不简单,至少可以说已经合格了,甚至也能算是优秀的办公室人。发散的理解和执行领导指示是最高纲领,比忠实高一个层次和位阶,当然前提是发散得正确而非曲解,这需要极高的智慧和深厚的经验支撑。

理解了人类社会这种“想”与“说”的固有落差,我们就能坦然处理,发散性把握领导意图,那不单纯是琢磨领导、猜心思、当蛔虫,曲意逢迎,而是把事情办正确的一种必然。

如果没有头绪,把握不大,就认真按原话落实,发散理解领导意图是一项很高的要求。

已经交代的非常明确的意图,要不折不扣地执行,这是不可动摇的管理原则。

在领导亲自撰写的文稿、批示中,或者领导对秘书及其有关人员草拟材料的修改意见中,领导在各种场合、大小会议上发言、讲话中,往往都凝结着领导对某一问题的思想和观点,从中可以寻摸领导意图的“蛛丝马迹”。

在领导意图形成的过程中,办公室同志“参与”越早越深入,对领导意图的领会就越深刻,执行起来也就越得心应手。

没听清也不敢问领导,早晚要出大娄子。领导做指示时,秘书们在认真记录的同时,一定要对没有领会的问题大胆询问,不必拘谨小心。

其实这种纠结大可不必,不耻下问一直被认为是种美德,不懂上问也绝对是好习惯。不懂不问,想着拖拖再说,或者凭着自己的想象和推测去办事,早晚会跑偏、出大娄子。

提问的时候还要注意:认真思考必须紧紧围绕领导意图的主旨,大胆提问必须使用谦虚探讨的口气。提问,尤其是向领导提问,是一种艺术,会不会提问,一定程度上影响着你在领导心目中的形象

会提问的人不但能如愿以偿地得到上级的指教,还给对方留下“你是一个善于思考、力求进步的人”的好感;不会提问的人不但干扰了上级的工作步调,还给对方留下“怎么这个年轻人不动脑子呢”的担忧。

有个领导曾经对石头说,你的心有多大,决定了你能坐的位置有多高。这个心大,不是说野心,也不是说进取心,说的是包容心。

领导也是人,也有交流的欲望,自然是和谁沟通得越多,对谁感觉上就越亲近。

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