一分钟:如何消减代办任务!

今天跟大家分享的书籍《单核工作法图解》事多到事少,拖延变高效。是来自瑞典staffer Noteberg著,大胖译。

作者史蒂夫·诺特伯格拥有it产业,特别是软件开发方面的背景,帮助许多大中型组织以敏捷机翼的步伐成长,教授数万人,如何提高个人生产力。同时也是《番茄工作法图解》的作者。《单核工作法图解》也是作者打磨时间管理方法的又一新作。

这本书的主题是管理时间,战胜拖延。作者通过自身多年的经验,首创了一套简单、灵活而又强大的单核工作法,能行之有效的帮助你加强自制力,集中精力。

这本书轻松易读,引用了大量的前沿研究,也提出了一系列可实践的方法,如果你希望变得卓有成效和高效的做事,这本书就是把做事的方法研究对和研究透的不二之选。如果你也像这本书里介绍的方法一样工作,那么你也应该能收到不错的效果。

本书分为6章,从“消减代办任务”"现在专注一件事""永不拖延""循序渐进""简化协作"和"给创意充电"等方面详述了这一方法,可以帮助我们在日常的工作生活中轻松完成各项任务.这本书不仅适用于高管和上班族,还适用于学生等各类人群,所有想提高办事效率的人都能从本书中获益。今天跟各位分享其中第一个内容“消减代办任务”。

先来做个小测试,看看我们的“时间都去哪儿啦?”:

小测试

面对很多任务的时候,我们的选择如果更有效率,那么我们就没有必要开辟很多新任务,而只要先完成已经既定的任务即可,所以优先处理最重要的任务,而不是最紧急的任务,能让我们一次只专注于一项工作。单核工作法就让我们面对这些问题和挑战时,应用单核工作法的工具提高效率。

首先一起来看一下什么是单核工作法?P1-2页

五项基本概念

※快捷清单是单核工作法的核心。它最多存放5项当前最重要的任务。如果还要添加更多的任务,就必须删掉原有任务。

※单核时段只用于专心处理快捷清单上的一项任务。以全景闹钟作为单核时段的结束。

※全景闹钟应该设置在分针的下一个竖直位置,例如9:00、9:30、10:00, 但距离现在不少于25分钟。在闹钟响铃时,把注意力从单核时段切换到全景时段。

※全景时段期间查看所有的待办任务,并且思考“拉金问题”(Lakein's' question):此时此刻,我的时间最好用来做什么?

※颠倒优先级是指把紧急任务排到重要任务之前,应该避免。完成最重要的任务,我们的长期目标才能实现。

这里提到了“快捷清单、单核时段,全景闹钟,全景时段和颠倒优先级”的5个基本概念。其实是单核工作法当中提高效率的5大工具。

人我们都喜欢追求生产力,甚至每个人都想搞定很多事,面对成堆的任务全部接受去完成,肯定是不现实的,如果不着手进行最重要的任务,事情就不会有任何的进展。如何合理的安排时间,并且从容不迫的工作,甚至找到一种效率更高、产出更多、更有所作为,而不是很辛苦工作的方法就显得尤为重要。

如何让我们的忙碌,更有节奏和成果的展现,但和工作法的这5大基本概念也给了我们基础的方法。

第1步罗列快捷清单。列清单是我们经常会做到的一件事,而在单核工作法上,它要求最多只放5项当前最重要的工作任务。如果超过5项,则需要把其他的删除。

第2步切换全景和单核时段。所有的工作都在全景和单核时段之间切换,那么中间就有稍事休息的时间。聚焦单核时段的工作,并将这项任务聚焦和放大;而全景时段则意味着放眼全局去选择当前最重要的一件事儿。

第3步设置全景闹钟。全景闹钟的设置主要在0和30的时间竖直位置来作为不少于20分钟的时间设定。比如现在是10:10,那么我的下一个全体闹钟设置的点就要在11:00。

第4步是重要优先级。在进行任务重要性优先级排序时,我们应该把重要任务排在前面,紧急任务放在重要任务之后进行排序,只有完成最重要的任务,才能确保我们长期目标的实现,而不是眼前当下最紧急的事情。

依据以上的4步,我们对于这5个概念就有了更清晰的认知,那么请大家回顾一下,在你的过往生活当中,你是如何来设定自己的工作方法的,你的清单上面列的是几个呢?你有按照自己的设置时间段的方式来进行吗?你的优先度是如何排序的?

(跟着要求试一试,不一样的结果哟~!~)

其实我们通过自己的回顾不难发现,在很多时候特别是列清单,我们往往会列的越多越好,而在《单核工作法》中列清单,是要列快捷清单。这个快捷键单就给了我们一个限定,只是5项,所以有数字的限定,其实已经把我们的工作开始聚焦了。

下面请各位将下周自己工作和生活上面的,自己认为最重要的5件事,也来写一写,看看会如何筛选哟~

下面我们重点来讲讲书中第一篇章的内容:如何做到消减待办任务。

请阅读下面的三个内容:

※本周目的把你的专注点放在“为什么”上。在这一周,你最想取得什么进展、得到什么收获、产出什么成果?把首要目的写入一张索引卡片,贴在工作间隔板上。每当迷茫的时

候,本周目的可以提醒你。

※集草器清单收集一些未排序的任务和想法,都是你没有拒绝、但也不会马上做的事情。表格中的每项任务应该包括“目标、利益关系人、进入清单的日期”这三项属性。

※除草是删掉集草器清单里的内容,每个星期都要做。除草是一项必要工作,以便保持清单可读、及时、可靠。你随时都可以根据需要在集草器清单里增加内容,但应该每周做一次批量清理。

在我们的工作和生活中,常常听到有人说自己工作忙。在日程表被会议和其他的硬性时间填满了的时候,我们永远无法完成在会议上承诺的事情,同时在做或者不做的思维模式中,我们丧失了分析问题的能力,优先级排列也变得越来越僵化。

消减待办任务的这三个内容,让我们把本周目的专注集中在某一项成果当中时,你的工作任务就会变得越来越聚焦,而集草清单和除草,则是给我们把工作任务的增加和及时处理的方式来做一次优化。

具体做法可以参考:

首先明确未来一周的目的:

1.列出当前和未来一段时间要做的所有事情,包括大小任务;

2.针对每个特定的事情,进行分析:在接下来的一周,这项任务有哪些具体结果可以达成?比如:完成所有训练营学员作业反馈评估。

3.选择具体可达成的结果中,选出最重要的一项,并把它写在卡片或者便利贴(70X100)的中央,写下一周后的日期,也就是假设要交付的日期。

4.将卡片或者便利贴贴在电脑,或者一抬头就能看到的隔板上,让它提醒你本周目的所在。

其次,每天快捷清单:

每天早晨写出当天最重要的5件短小、可行动的主要任务,做一项删掉一项,切记!最多五项,如果要添加就移除已有的一项哟。

再次,使用集草器清单和除草法

1.收集外来的任务的地方——“集草器清单”。集草器清单分三列:目标、和谁相关、进入清单日期,将所有临时收到的任务都一一罗列在集草器清单上;

2.依据优先级重要为先的考虑,依次进行处理,时间最长却没完成的事件,及时清除;

3.有计划地对集草器清单进行“除草”。每周定期给清单腾出可用空间,以看看本周目的和集草器清单中,从日期上将哪些匹配,或者看上去超级重要但长期不动的任务,进行确认,聚焦本周目的。

最后,固定时间和不可支配时间的安排。

将每周固定的硬时间(一定要在特定时间内执行)提前安排在日程表,将突发或者总是有临时事情的时间划为不可支配时间,比如:总是有人来找,需要为他人提供服务的时间。越在基层岗位,你的时间就越不可支配,因为都被别人占满啦~~

这里提醒各位:在单核工作法中待办清单包括快捷清单和集草器清单,快捷清单始终不能超过5项。集草器清单可以增长,可以随时添加新的内容,但每周的除草活动必须要把它的长度恢复到5项以内。

在实际的工作和生活当中,有的人会说,我有些东西可能以后还会用,能不能先放着啊?其实“有用的多数”很可能是你永远完不成的,等你完成了"关键的少数"之后,新的"关键少数"又会出现,这也就是80/20法则。所谓“有用的多数",其实往往他们并没有什么用处,反而会扰乱你的注意力。消减代办清单的方法可以保护我们的思维,避免无关想法的干扰,从而让你的任务分解在每一周的目的中,更高效地达成。

以上就是给大家分享的《单核工作法》中“消减待办清单”的方法,感兴趣的小伙伴,不妨试着做一下快捷清单、集草器清单和本周目的卡片,欢迎一起交流分享你的高效工作心得~~~

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