像麦肯锡精英一样
将工作速度和工作效率提升到极致
★快速解决工作中所有疑难杂症的“零秒工作术”
★如何更快、更好地完成工作？如何减少时间浪费，让工作进入良性循环？在本书中，活跃于麦肯锡14年的咨询师赤羽雄二告诉读者，“速度”在工作中至关重要，它不仅能帮你提升工作“品质”，还能助你点燃工作的“斗志”。书中更有作者多年工作经验总结得出的提升工作速度的具体做法，让你在工作中先发制人，永远抢占先机。
速度能够解决一切问题
工作效率低下的三大原因：众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作、部门内部协调后的再次协调以及随之而来的庞杂冗杂的资料制作。
提高工作效率的关键在于速度
工作进展缓慢的原因
无法迅速工作
实际上，工作进度缓慢的原因中，比起速度的问题，"没有迅速着手工作，无法着手工作"才是主要原因。
无法专注于应该完成的工作
即使能够做到马上开始工作，常常会因为其他事而分心，应对各方的各种要求而无法专心工作的情况十分常见。
即使想要认真处理每一项工作，也应该狠下心来，从最为重要的工作着手，不被当前的各种情形所左右。
工作缺乏计划，不断滞后
即使能够提前着手工作，集中精力工作，但如果工作缺乏计划，那么工作的推进方式也是拙劣的。
究其原因，恐怕是因为缺乏想象力和预测能力。对于任何工作来说，在什么事件之前应该完成什么工作，为此又该在什么事件之前获取哪些信息，又应该在什么时间之前委托谁来提供这些信息，我们必须一边思考这些问题，一边推进工作。
优柔寡断、犹豫不决
工作进展缓慢的重要原因之一就是优柔寡断。明明可以非常干脆地作出决定，却无法作出决定、犹豫不决。
变得优柔寡断的理由：
- 对于自己的判断没有自信，无法坚持
- 无法收集多少信息，都无法作出决策
- 虽然脑中有一些自己的意见，但出现反对意见的时候，无法准确地归纳自己的意见并做出回应
制作文件和资料的速度慢
在文件和资料的制作上花费过多时间，这可能是工作进展缓慢的首要原因。
在电子邮件上花费大量的时间
处理电子邮件也会花费大量时间。
写邮件速度缓慢的人具有如下特点：
- 只是单纯的打字速度较慢
- 想不出恰当的表达方式，这类人虽然能写会议安排等简单且相对固定的邮件，但在委托工作、道歉、交涉的时候就会不知所措
- 脑中没有根据具体的状况来写邮件的标准，这类人写邮件的时候都是毫无头绪，一边摸索一边写邮件
- 无法预计具体该写多少内容合适，内容总是冗繁不已，这类人缺乏清晰的思路。其很少思考为了什么，以怎样的方式，写怎样的邮件，希望对方做出怎样的回应，邮件内容应该达到怎样的细致程度，所以才冗繁不堪。
会议又多又长
几乎在所有的公司都有不少冗长的会议，或者是大家都不怎么发言、效率低下的会议，或者是漫长得让人快要昏厥的会议。
大量的退回与重做
有些上司明明对员工下达了极其含糊不清的指令，却期待员工能够完全按照自己的意愿来出色的完成工作。
速度能够解决的 5 个问题
一旦速度提升，就能迅速着手该做的工作
对于工作速度慢的人，与其说是推进工作的绝对速度比较慢，倒不如说许多人只是在工作快截止之前才着手。
一旦速度提升，头脑就会越来越灵活
一旦工作速度提升，大脑就会不可思议地变得越来越灵活。
首先，人们会开始思考该做什么，该怎么做。
随后，书面文字也开始如行云流水一般迅速成型，制作资料和文件的工作也突飞猛进。
进而，推进工作的工程中应该把握哪些关键人物，应该和谁保持沟通，类似这样的关键节点(推进项目过程中的及其重要的部分)会越来越清晰。
一旦速度提升，便能多次运用 PDCA 管理循环
工作速度提升后，工作推进得更快，便能比其他人或者是比自己平时更早地运用 PDCA 管理循环。
PDCA 是指 Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进)，是一种管理循环工具。每当运用这种循环工具时，工作的质量都能得到提升。
一旦速度提升，便会充满干劲
工作速度提升后，心中便会充满干劲，原因：
- 工作速度提升后，就能做好各种事前准备，能够更有效率地解决问题
- 工作速度提升后，就能更轻松地准备把握住顾客真实的需求，采取对策的精度也会得到提高
- 工作速度提升后，即使出现了一些小错误也能迅速纠正
速度提升之后，才能发挥出实力
工作速度提升之后，心中涌起干劲，工作也能迎来成功。这样一来，心理上也好，身体上也罢，都能保持轻松愉悦的状态，便能发挥出自己真正的实力。
不过过多在意外界要素，只需要彻底专注在如何提升工作速度上，以超快的速度进入 PDCA 管理循环，将精力集中在 PDCA 的各个步骤，那么自然而然就能得出成果，甚至还会摆脱因压力而带来的烦恼，不知不觉便发挥出自己真正的实力。
工作速度能够持续提升
工作中可改进的点是无限的
工作中能够改进的问题点是无穷无尽的，工作上的改进是没有止境的，工作速度也能够不断地提升。
提升工作速度是一件愉快的事
一旦工作速度提升了，心情也会变得比较轻松，脑中便能不断闪现更多的好主意，更能多次应用 PDCA 管理循环。
不断寻找工作中可改进的点，不断提高工作速度，这是一件非常快乐而有意义的事情。
提升工作速度的 8 个原则
原则1 首先形成整体印象
要想提高工作速度，首先对于该项工作必须有整体印象。所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。
一旦有了整体印象，就能清楚判断哪个部分是最重要的，哪个部分不那么重要，哪个部分是必须认真对待的关键节点，哪个部分是危险的过渡阶段。
如果自己就是最终负责人，那就应该自己思考工作的整体框架，在平衡各种要素的同时推进工作。第三者的意见是极其宝贵的，所以还要参考下属和同事的意见。当上司是最终负责人时，自己也要思考工作的整体框架，在充分确认上司的指示之后，再开展工作。
原则2 工作不要过于细致
为了尽快推进工作，不应该过于细致。
工作本身并不是以细致完成为最终目的，它终究要以做出某项成功为目的。为了做出成功，我们才需要某种程度的细致，只需要满足这个条件就够了，"细致"绝对不是一个必要的前提。
原则3 掌握工作的要领
要想提升工作速度，掌握工作的要领是一种有效手段。
所谓掌握工作的要领是指，把握完成工作所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。
首先，你必须想象某项工作进展顺利并已经圆满完成的情形，脑中要有明确的"工作成功的设想"。
对于实现"工作成功的设想"所必需的要素，通过反复在脑中模拟现实来明确工作的运行流程也是非常重要的。
我们必需首先多次缜密地思考必须在什么时间之前做什么事，必须做到什么成都，必须按照什么顺序来做，必须委托谁来完成等问题，然后在头脑中反复模拟现实。
在尚未熟悉某项工作的流程时，应当多多观察工作熟练者的工作状态，思考对方为什么总是能如此熟练地完成工作，他们眼中的工作要领是哪个部分，他们又是如何一步一步完成的，类似这样值得学习的地方数不胜数。
原则4 形成良性循环
为了提升工作速度，应当让工作中的各个部分都进入良性循环。所谓良性循环是指在推进工作的时候，工作本身朝着良好的方向自然发展的状况，另外，周围的相关人士会不断协助自己，各种各样的好事也会接踵而至。
要想形成良性循环，需要掌握几个诀窍：
- 良性循环只会在互相依赖的团队成员和伙伴之间形成。
- 一旦形成良性循环，则应当让良性循环进一步加速朝着更好的方向发展。
- 实际上我们也不应当过于主动地促进良性循环的形成。
原则5 对改善方法本身做改善
任何人，在任何工作中，都希望通过一些改善方法来更加有效地推进工作。在经过这个阶段之后，人们还会意识到"对改善方法本身做出改善"，或者是"寻找特别的改善方法"，让工作速度进一步提升。
原则6 凡事提前
在顺序推进工作方面极其重要的一点，就是将能够完成的工作全部提前完成。所谓"全部提前"是指。即便是计划中的工作，只要是在能够完成的范围之内，都尽量提前一些完成。
提前完成要点：
- 首先要掌握工作的整体流程
- 终止多余的工作和不必要、不紧急的工作。如果能够委托给他人，就彻底委托给他人
- 专注于只有自己才能完成的工作，先把这些工作做好
- 一旦事件开始变得比较宽裕，就一点一点地提前完成其他工作
- 以 3 ～ 6 个月为基准，对工作整体的安排做一次较大的调整
首先如果有什么不明白的地方，就应该坦诚地向上司或前辈询问。
其次，对于多余的工作和不必要、不紧急的工作必须做出调整。
此外。还应该专注于只有自己才能完成的工作。
今天能够完成的事情就在今天完成。就算不是那么紧急的工作，今天能够完成的事也要全部完成。
不建议长时间加班，希望在自己能够接受的有限时间内全力完成工作。这样做才能让自己真正地放松，才能让自己收拾自信，才能让身体分泌肾上腺素，才能让思维更加活跃，发挥出真正的实力。
原则7 凡事先行一步
凡事都比人先行一步，对人的精神是非常有益的。凡事先行一步是指"比别人先行思考应前行的方向"、"比别人先行调查应该调查的信息"、"主动设定会议内容"等等。在别人主要到问题并采取行动之前，你不知不觉就已经进入先行一步的状态。
原则8 尽量避免返工
返工不仅是花费多余的事件，还会导致团队的使其大幅下降，让工作重新回到正规也并不容易。
如果是初次接手某项工作，则应该先向周末有经验的同事多多请教，理解工作的整体流程，确认好哪个部分会容易出现遗漏。
凡事开头难，如果自己没有什么自信的话，那么频繁地向上司或前辈员工确认也是很重要的。
如果上司或前辈员工在身边，应当立刻告知对方各种不良倾向，用最快的速度采取挽救措施；如果身边没有这样的人，那就应该用领导者的意识来迅速解决。
提升思考速度的方法
通过"A4 纸做笔记"来实现零秒思考
全世界最简单的头脑灵活度训练
A4 纸做笔记：将 A4 纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，正文写 4 ～ 6 行，每行 20 ～ 30 字。花一分钟的时间写完 1 页。
"A4 纸做笔记"提升沟通能力
做笔记还有一个好处，就是平日里脑中会不断闪现各种创意，我们会不自觉地对这些创意进行系统性的整理和深入挖掘。对自己的这些创意的认同感也会更加强烈。对于某些不太明白的问题，通过"A4 纸做笔记"，可以明确应该查询哪些资料，应该询问谁，应该如何联系到可以提供信息的人，这一过程如同行云流水一般不断推进，于是工作的速度会进一步提升。
通过"A4 纸做笔记"消除不安和混乱
每次只要脑中浮现出特别在意的问题，都全部记入笔记里。在意的问题是什么，或到底觉得哪一点不对劲，每当有这些想法的时候都记入笔记里。
每当发生了比较在意的事情都毫无保留地记入笔记中，渐渐地就能意识到自己究竟对什么事情在意，让自己烦闷不堪的事情是什么，以及为什么多这些事感到厌恶。
在不安的情绪中，有不少都是来源于无法把握问题所在，问题的严重程度和问题今后的发展等因素。通过 做笔记，脑中模糊不清的问题会不断减少，可以用一种比较平常心的心态去整理问题。
"A4 纸做笔记"会让头脑更加明晰
通过"A4 纸做笔记"，将惹人烦闷的问题一条一条清楚地记录下来，那么总觉得无法专注于思考的情形，几乎都能得到很好的改善。
用于工作中的把握问题和解决问题的能力
迅速把握问题所在，其重点在于：在平常的生活中就不断思考哪些事件可能导致问题发生。平时什么都不思考的化，那么对问题的发现和把握也会变迟钝。
只要把握问题的要点，看透问题的本质，就能采取根本性的措施迅速解决问题，避免拖延。如果无法看透问题的本质，始终拘泥于问题表象的话，采取的所有措施都会落空，这只会导致事态的不断恶化。
真正能够用于工作中的把握问题和解决问题的能力，是指严格按照自己的职责和责任，根据如何出色完成工作的要领，能够切实履行自己责任的能力。
掌握理清自己的思路、对任何事情都细致思考的能力，才是提高工作速度的关键所在。
带来超常工作速度的假设性思考
假设性思考
如果一直坚持"A4 纸做笔记"，那么心中的烦闷便会烟消云散，即使有什么不解的地方也能够迅速地在脑中做出整理归纳，并快速地思考该问题。
假设性思考，是指针对某个问题有一个大致的理解，"这件事大概是这么回事吧"，或者是指希望建立起自身对于这件事的理解。
假设需要经过验证才能接近正确答案
假设如果不经过验证，就没有任何意义。假设的验证，是通过采访和分析故障信息等手段展开的。
工作速度快的人对于采访对象的判断也是非常迅速的。
任何人都在做假设性思考
进行假设性思考的人确实做出了一个假设，但是在听取他人意见的瞬间，如果有必要，便能马上修改自己以往的意见。
特别上传假设性思考的人，在很多事情都是迅速开始假设的构想、验证、假设的修正、再验证等步骤的。
熟悉假设性思考的方法
假设之前，首先需要熟悉如何做出假设。不仅仅是熟悉，还需要有某种程度的行业知识。如果没有这些知识，假设常常会出现偏差。
如果没有假设性思考，那么在得出结论之前会耗费漫长的时间。
零基础思考
零基础思考是指，对于"本来应该如何解决"或者是"本来必须如何解决"之类的问题，不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。
我们个人也很容易步入利害关系的圈套。个人的利害关系是指，个人可能因为某件事而获取利益，可能因为某件事而造成损失。这样的思考方式，很容易就会在不知不觉间市区客观的判断。有意识地将这些利害关系明确地列出来，抛开这些利害关系再重新思考，思维才能变得更加灵活。
所谓零接触思考，不是指"幼稚的"、"纯粹过激的"或"无视现状的"思考方式。归根结底，我们必须深刻理解现状并大胆构想，清晰地规划处理想的成果和达成目标的步骤。
通过"深入挖掘"探求真相
对什么事都要抱有怀疑的态度
"A4 纸做笔记" 或者是假设性思考和零基础思考，最重要的是深入挖掘听到的内容、考虑的内容、感觉到的内容。在做假设之后，在得出结论前反复问自己"为什么"。
在得出自己的结论之前，反复问自己"为什么"。这个过程可以从根本上来锻炼我们的"分析能力"和"独创性"。
不经过自己的思考便得出结论是非常危险的
对于他人的说过的话全部囫囵吞枣，不经过自己的大脑思考的人，做任何事情都非常危险。因为对事物没有什么深入思考，理解也不全面，这时，根本无法判断别人提供的信息是真是假。
坦诚地听取他人的意见，和对他人的意见囫囵吞枣完全是两码事。所谓坦诚地听取意见，是指没有反感，不会反驳对方，会完整地听取对方所说的话。但是只是听取意见，工作是不可能有所进展的，在听取之后再次确认内容，提出疑问，深入挖掘问题的本质和解决方案，才能算得上是有意义的工作过程。
"深入挖掘"的要点
要做到深入挖掘，其要点在于：始终保持非常谦和的态度，即使感觉对方有些不耐烦，也要单刀直入地持续提问。如果是非常客气的对话氛围，那么工作就无法推进。对方之所以会觉得不耐烦，主要有以下三个原因：
- 是因为人们都不希望因为自己的多话而卷入不必要的麻烦之中。
- 是因为对方工作过于忙碌，很多时候都不在办公室里，觉得这种咨询类的对话太麻烦了。
- 是因为有些人在日常生活里就不怎么喜欢深入思考，被反复提问之后，对于回答问题本身感到很厌烦。
一般人们都任务在别人说话的时候不插话才是符合礼仪的，但实际上，在他人说话的过程中，多问几句"这是为什么呢"，谈话的氛围往往会变得更加热烈。认真地听取，认真地询问，这种情况下对方都会主动提供许多信息，对问题的理解也能有所加深。
首先要认真听取他人的发言，在这个过程中哪怕只是有一个很小的疑问，也希望大家能够有礼貌并且坦率地提出来。然后只需要根据自己的理解将对话的整体流程全部组合在一起。这样做，便能在很大成都上避免对他人的意见囫囵吞枣。
提问时，始终保持感谢和敬意
在提问的过程中，人们常常会有一种高高在上的视角，如果这样的心里有一丝半毫传达给对方，对方马上就会心生厌恶，就算有了解的信息，也不会再提供。在询问的过程中，不要基于对方的价值判断，而必须以一种纯粹的好奇心和诚意，反复提出"切实的"问题。
深入挖掘的流程
不断询问直至建立起自己的理解，就是指的这个过程，在此之前我们都不能有所松懈。这时候，哪怕感觉对方有些不耐烦，只要有任何疑问就应当持续地询问"为什么"，这才是关键所在。
看起来简单，其实需要付出很大努力。如果问题意识和好奇心不够强烈的话，便无法持续提问。
制作工作框架的训练
工作框架要通过会议和讨论才能发挥威力
所谓框架是指用于整理工作的骨架，一般是通过的 2 * 2 或者 3 * 3 格子的形式整理。将多个观点与问题按 2 条轴、四个格子(2 * 2 的情况下)的方式来整理，便能清楚地划分观点和问题。在确认优先顺序的基础上，能够更加有效地开始工作。
工作框架的制作需要多加练习
对于想要进一步成长、获得巨大进步的人来说，能够使用工作框架绝对有很多好处，因此首先必须熟练制作工作框架。
将每天练习制作的工作框架的成功都写上日期，然后好好保存，这就是一种自我成长的过程，同时也会激励自己。
最大程度提升工作速度和效率的技巧
最有效率的收集信息的方法
每天早晚，各花 30 分钟收集信息
若要提升工作速度，那么从根本上强化收集信息的能力是必不可少的。如果具有优秀的收集信息的能力，那么随时都能准确地判断工作的现状并持续性地选择最佳对策。如果不重视收集信息，在错误的方向上一直埋头前进，当发现问题的时候，就很有可能完全跟不上客户需求和行业的动向。
推荐每天早上和晚上，在家各花 30 分钟上网阅读新闻报道。
为什么要在自己家里阅读新闻报道
在自己家里的时候没有什么外界干扰。
通过阅读新闻报道，可以重新审视自己的工作方式和公司的经营方针，并且头脑中会常常有闪现出新的想法。
为什么要限定为 30 分钟
如果不限定时间，那么感兴趣的新闻和有参考价值的新闻会吸引人一直阅读下去。收集信息，归根到底是为了实现自我的成长、确认工作的方向性、提升工作产出的质量，手机本身并不是目的。在有限的时间内手机信息，能够避免淹没在信息的洪水之中，还能够安排好优先顺序的方法。这样依赖，工作的而速度能不断提升。
将重要的新闻报道打印出来
对于特别重要的新闻报道，最好能够打印出来，添加一些笔记，并按照主题分类的话，比起完全通过电脑归档更能够在脑中留下深刻的印象。
利用通勤时间学习英语或读书
利用上班途中，学习英语或阅读电子书籍是更好的选择。
如果不通过阅读书籍来模仿、学习他人的经验，那么就无法理解各种各样的价值观，缺乏对他人的悲伤、喜悦、痛苦的共鸣。
笔记本电脑和大屏幕电脑的使用方法
在办公室、外出办公地点和自己家里的时候，尽量使用同一台笔记本电脑
这样做不仅仅有利于收集信息，在制作资料和通过邮件沟通上也是非常重要的。
在自己家使用大屏幕电脑
比起在任何情况下都只使用一台笔记本电脑，如果希望进一步地提升工作速度，推荐在家中使用大屏幕电脑办公。工作中屏幕的转换和移动都会大幅度地减少。
大屏幕电脑最大的有点，就是能够对页面整体一目了然，所以能够同事参考不同的新闻报道思考，也便于阅读博客中以为的日志。
在自己家中减少使用智能手机和平板电脑
通过自己的笔记本电脑和大屏幕电脑快速地收集信息，其广度和深度都是小型智能设备无法企及的。
数字信息管理工具、谷歌快讯、邮件杂志
要想充分地收集信息，不仅仅需要搜索不明白的单词，最好使用数字信息管理工具来系统地收集信息。
通过数字信息管理工具能够把握自己的不足
这些工具可以将自己感兴趣的新闻报道在每天早上通过邮件杂志的形式发送到自己的邮箱。
将谷歌快讯设定为中文和英文两种语言
谷歌快讯是通过登记自己感兴趣的词汇、相关的公司和服务名称、竞争企业及服务名称，在每天早上自动获取包含这些词汇的新闻报道。
如果需要了解海外信息的动向，就应该把谷歌快讯设定为中文和英文两种语言。只有通过这样的方式，才能收集到工作中所需要的有效信息。
注册 10 个左右的邮件杂志
邮件杂志非常有用，对于收集信息是必不可少的。
注册邮件杂志成功之后，每天早上和每周都能收到自动从服务器发来的邮件杂志，然后可以阅读自己感兴趣的报道。
灵活运用 Facebook 和推特的时间线
不要将 Facebook 理解为朋友之间的社交网络
能够灵活运用 Facebook的人，他们的信息敏锐度都比较高，因为某种意义上 Facebook 上的朋友和自己都比较接近，可以帮助自己手机大量信息。
我们自己也应该积极主动地在 Facebook 上传信息、分享，这样才能够提高自己在平台的存在感，信息也会更加集中地涌向自己。
最好不要将 Facebook 理解为和朋友之间的社交网络。
Facebook 主要功能是一种社交沟通软件，所以最好每天查看几次，通过其私信功能迅速地沟通，但如果随时随地都在查看他人发布的动态，那就会对工作产生不良影响。从收集信息的角度来看，每天早上和每天晚上各花 30 分钟迅速浏览一下他人的时间线。
通过搜索推特用户的个人简介来收集信息
和利用 Facebook 相同，自己也应该积极主动地上传有效信息，通过转发来提高自己的存在感，那么收集到有用信息的可能性会进一步提高。
从收集信息的角度来看，最好只是在每天早上和每天晚上各花 30 分钟时间迅速地浏览朋友发布的动态，便可以充分地收集到有用的信息。
阅读新闻的时候应当半信半疑，有必要时应当查证
在阅读新闻的时候，应当时常保持一种怀疑的态度。
设置搜索结果的显示数量，灵活运用新标签页功能
如果想要进一步提升工作效率，建议把搜索结果的显示数量设定为 100 条。
如果浏览到了优秀的博客日志，会尽量去阅读这位坐着以往所有的日志。
在同一条搜索设置选项中，在"结果标签页"中的"将选中的各个结果在新的标签页中打开"这个选项上打钩并保存。
观看国外的会议视频
在今后越来越重要的尖端领域，对于和美国的顶级企业竞争的人们来说，如果仅仅依靠母语的话，已经无法彻底掌握所有最新的信息，只能将目光投向英语信息。
在这样的领域中，海外召开的各种各样的会议往往会提出很多重要的议题，或者是围绕召开的会议有许多新的动向，很有必要了解这些重要信息。
最好的方式还是去现场参加会议，但并总是有机会前往参加，网络上的各种会议视频就显得弥足珍贵了。
当然，这是以高度的英语能力作为前提的。在全球性的竞争越演越烈的当今社会，掌握能够看懂英文视频的能力，以较快速度阅读英文报道的能力，对提升工作速度变得越来越重要。
参加学习会、研讨会和随后的交流会
对于学习会和研讨会，每个月只要参加 1 ~ 2 次就足够了。这样依赖就能在很多方面得到启发，能够支起一根收集信息的天线。
在很多学习会和研讨会之后，往往还有交流会。
在交流会上碰到某个人，希望和对方深入交谈，并且对方也对自己感兴趣的时候，可以邀请对方参加会议或共进晚餐。应只花费两个小时共进晚餐其实并不容易，但是不论两个人有多么一起相投，都应该尽量避免超过两个半小时以上的交谈。
参加的学习会和研讨会后，在怎样的机会下，遇见了谁，自己的人脉是如何扩展的，将这些信息全部记录下来。这样依赖，对于自己是如何努力地去扩展人脉的，就能更加一目了然，同时也成为一种对自己的激励。此外，在怎样的学习会和研讨会中才能够遇见更多的优秀人才，对于这一点也会把握得更加清楚。
在参加学习会和研讨会的同时，为了确认接下来的时间安排，建议制作一个"学习会和研讨会文件夹"。对于参加过的会议或者准备参加的会议，在其相关的邮件和链接上标注日期然后保存，那么在会议即将开始前再确认自己的时间安排，也非常方便。
经常参加各类展会
为了把握自己关系领域的动向和最新信息，建议经常去参加各类展会。参加展会可以使敏锐度得到提升，还能获得大量新知识，人脉关系也会加速扩展。因为精神上更加放松，所以自我发展的意愿也会更加激烈，即使和现在自己所从事的业务没有直接关联，也能得到上司和同事的信赖。当然工作的范围也会得到迅速的延伸。
如何选择对自己最有益的咨询对象
充满智慧和洞察力的朋友给予我们的灵感与刺激，是其他任何事物都无法替代。
能够称为"什么问题都可以咨询的对象"其实有两个条件。第一条是某种程度上对方比较欢迎来自他人的询问，这种情况下人们回复邮件都会比较快速。当自己非常认真地思考某个问题，表现出虚心学习的态度时，对方一定愿意给予帮助。
通过主动演讲收集信息
参加学习会和研讨会的时候，如果有机会演讲，那最好是把握住这样的机会，但是对于自己希望进一步钻研的专业领域主题，或者是今后希望进一步学习的领域，最后能够通过会议或者研究会去有意识地主动演讲。
半年就能见效的超高效英语学习法
在这个时代，为了收集到足够的信息，英语能力确实变得越来越重要。
听写能力
为了提高听力，建议反复观看对话量非常大的电视连续剧 DVD(推荐<<甜心俏佳人>>)。
练习听力的反复是第一次先看中文字母，第二次只看英语字母，第三次不要看字幕，而是努力去听。因为已经理解了内容，会意外地觉得能够听懂英文对话的内容。
对于不擅长英语的人，建议反复观看第二遍的英语字幕。
最好将联系听力的时间集中在自己喜欢的领域、想要学习的领域，以及关心的领域。如果能同时实现手机信息和强化英语能力的目的，内心就会有充分利用时间后的成就感。如果感觉自己能够听懂一些内容的时候，可以在练习听力的同时尝试跟读，这种方法非常有效，即"影子练习法"。养成习惯听懂一个单词，那么听力能力就会大幅度地提升。
读解能力
要想强化读解能力，最重要的就是增加阅读量。建议阅读以故事为主线的平装本书籍，认真地阅读 10 本左右。读完之后，自己的读解能里会有很大提升。如果不喜欢读书的话，可以使用谷歌快讯，每天阅读 5 ~ 6 篇新闻报道，渐渐地阅读英语也就不再是一件苦差事。
口语能力
要强化口语能力，在外国出差时以及和英语圈国家的上司交流的时候，会常用一些短句。将这些内容事先准备数百条，然后反复阅读，认为这是强化口语能力的最佳捷径。
制作了短句表之后要大声朗读，在实际的社交场合中才不会怯场。如果在实际的对话中听到一些很地道的表达方式时，也应当添加到自己的短语表中。
写作能力
这里的写作能力是指：
- 在 Facebook 和领英等平台上，能够用英语自如地写短信
- 能够用英语写演讲稿
要想强化写作能力，可以选出一些英语为母语的外国友人发送来的邮件，把值得借鉴的部分分门别类地整理好，这样的方法是最快捷有效的。因为按照用途来分门别类地整理，所以哪怕是拼拼凑凑也一定能写出一篇文章。
最重要的就是积累一定的学习量，可以和有相同爱好的朋友一起学习，一起竞争。
短时间内完成制作文件和资料
灵活使用"A4 纸做笔记"法，高质量、快速地完成工作
在制作文件和资料上花费过多的事件，是一种可怕的浪费。
对于想要制作的文件，总之先用 30 ~ 50 页的便笺纸全部写下来
建议不要在意格式，使用"A4 纸做笔记"法，先写一个题目，然后在一分钟内在 1 页纸上写下 4 ~ 6 行、每行 20 ~ 30 字的内容。
在制作 PPT 之前会制作基础方案，而这个步骤就是在制作基础方案之前的一种准备，所以完全没有必要在意格式。
在写好的笔记全部摊开在桌面上，将内容相关的笔记摆在一起
如果写好了 30 ～ 50 页的笔记，就将它们摆放到比较大的桌面上。最普通的摆放模式是将关于问题和课题的笔记放在左侧，将解决方案对策摆在中间，然后将与其相关的具体对策摆在右侧。
针对摆放好的笔记统一制作目录，将笔记整理好再重新书写笔记
在这个时候，所制作的文件和资料的整体印象，就会逐渐地浮现出来。将自己所属部门的文件和资料的各种目录复印几十份，最开始只要模仿就可以了。
在模仿写目录的过程中，自然而然地会发现一些自己可以修改和完善的部分。我们可以修改到自己满意为止。确定了目录以后，根据目录，再次通过记笔记法将各章的内容都写下来。煤业除了原有的 4 ～ 6 行文字，还可以加入一些图表和采访评论的内容，在已知范围内尽量多谢，这样可以更有利于推动今后的工作。
全部写好后再输入到 Word 和 PPT 中
首先写目录，然后是每一个标题，最后在一部分的页面上可以写一些内文。在完成全部的输入之后，然后重新审视一下文件整体，确认一下自己想要传达的信息是否都明确地表达了出来，是不是还有什么遗漏。在为了完善文件而反复检查的过程中，大脑会涌现出各种各样的新的创意。
最终的"发酵"
初次编写结束后，脑中应该涌现了不少新的创意。虽然要继续修改文件整体，但每次修改的时候，都应该回到这一章节的目录和主题内容，确认文件整体是否出现偏差。
做到这一步之后，可以先暂停编写工作，称之为"发酵"。之后可以重新征询别人的意见，从客观的角度再次审视文件的整体构成。
重点在于如何迅速地把握文件的整体印象
将上述内容归纳起来，就是灵活运用记笔记法，不拘泥于格式，迅速地构建起文件的整体结构，应用 PDCA 工具，完成工作的过程。
关于 PPT 的注意事项
平时觉得不错的 PPT 全部放入一个事先设置好的"PPT模板"文件夹中存档，多多模仿。
虚心请教 PPT 制作方面的专家，对方会很乐意传授这些技巧。
跟上司确认整体印象，推进工作
将自己所设想的工作完成概要尽量详细地写下来，然后和上司沟通。
在截止日期之前，做 4 ~ 5 次的进度报告，确认一下自己的文件和上司所期待的内容是否有偏离，或者上司所期待的内容本身是不是有偏离。
制作工作完成概要的方法
如果你是一位上司，在让员工制作文件和资料的时候，从一开始就应该有尽量详细的工作完成概要(用来展示在工作结束的时候，应该形成怎样的成果)。
理解上司和下属的差异
和上司相比，员工所拥有的信息量大概还不到上司的几分之一。
具体步骤
"工作完成概要制作方法"针对上述的上司和员工之间信息量的差异、能力的差异、上司指示的模糊程度等问题，都会有惊人的效果。
为什么工作完成概要的制作如此有效？
如果按照制作方法来推进工作的话，几乎可以完全防止上司和员工之间理解上的偏差。
这种方法对设计和编程业务也很有效
在设计和编程业务中，也可以参考这样的方法。
盲打和快捷键
不要避免盲打
一定要掌握盲打。
多使用快捷键
多使用快捷键对于提升工作速度来说是必不可少的。
通过不断积累这些细小琐碎的努力，你的工作速度会大幅提升。
将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里
在使用 PPT、Word、Excel 等工具制作资料后，将文件名设定为"日期+资料名称"，保存到这份工作专用的文件夹里，同时复制一份到"范文文件夹"里。
频繁地保存文件，避免死机后文件丢失
在使用 Word、PPT 和 Excel 软件写资料的时候，必须有意识地频繁地保存文件。
关掉网络，集中于编写工作
能否将写文件和资料的时间压缩到最短，在很大程度上还取决于写文件时自己是否高度集中。
针对无法集中精神，推荐的方法是关闭网络，专注于写作。建议每天关闭网络几次，每次一个小时左右，如何心无旁骛地写作。
如何高效举行会议
将所有的会议时间减少一半
如果你的职位在某种程度上可以改变公司或者是部门的工作方式，那么建议你从今天开始就将公司所有会议的时间减少一半。
如果要及你不推进会议改革，可以安排一位"会议高效推进负责人"。然后明确每个人的发言到底是提问、意见，还是个人感谢，这样的发言和会议的推进以及目的是否吻合。
将会议的次数和出席人数减少到一半
将参加会议的人数缩减到最低限度，对于快速地推进工作，也是一个非常重要的因素。
出息会议的人员越少，从积极的角度来看，大家的紧张感增加，形成一次有意义的会议。
迅速高效地推进会议的内容
一旦培养出了在会议中迅速高效地推进讨论的能力，那么工作速度就会急剧加快，并且也会越来越顺利。基本的方法如下：
- 让参会人员逐一发表自己的看法
- 对待有不同观点的人的发言要特别强调和引导
- 不要认为发言人的声音越大就越好，要从内容上判断
- 尊重他人的发言
- 如果意见有冲突，确认相同点，整体不同点
- 如果讨论的主题发生了偏移，就引导大家回到同一个范围内讨论
白板可以让会议的效率提高数倍
只要在会议中灵活使用白板，那么会议的速度就一定能加快好几倍。
白板的要点：
- 由会议负责人在白板上书写
- 不要自行随意归纳，尽量将发言的内容如实地记录下来
- 不太明白的时候，要坦率地再次确认，然后写下来
- 归纳要点，补充完善
- 用手指着记录下来的内容，向本人确认
- 整理议题和将要采取的行动
- 关于论点上的偏差，要当场通过图示的方式说明相同点和不同点
板书拍照作为会议纪要
在会议结束的时候，会议纪要也自动生成。用智能手机给板书拍照，然后将照片发给所有的参会人员。
白板笔的选择也有讲究
正确的使用白板笔的话，会议的效率就会发生巨大的改变。
掌握了写邮件的技巧，就掌握了时间
收到邮件后必须立刻回信
要向迅速并且出色地回复邮件，除了为人处世外还有以下的要点：
- 选择接受邮件的软件
- 文件夹的分类
- 不要设置优先顺序
- 提高写邮件的速度
- 对于比较复杂的邮件内容，留到第二天早上再发送
对于难以开口的邮件内容，也要迅速回复
对于想要提高工作速度的人来说，即使是难以说出口的内容也要迅速而坦率地写进邮件。
不论对方有问题还是自己有问题，为了将顺势降低到最低限度，我们都应当把需要传达的信息用非常妥当的语句坦率地传达给对方。
由于自己的过错而造成对方损失的时候，最好是能够当道歉和谢罪。
对于复杂的内容，应当直接沟通
比起邮件，有时候直接对话会更加有效，并且解决问题的速度也会更快。例如以下情况：
- 问题的情况、背景都很复杂，如果用邮件传达可能要写出长篇大论
- 通过邮件反而可能导致误解产生的时候
- 虽然自己觉得写封邮件就可以解决问题，但是对方却不这么认为，甚至会变得有些恼怒
- 委托对方做一些事情的时候
- 直接对话的时候很顺利，一旦用邮件，对方就变得有些吹毛求疵的时候
登记 200 ～ 300 个用户词汇
要向大幅提升书写邮件和文件的速度，登记用户词汇是关键。最好登记 200 ～ 300 个用户词汇，那么输入的速度就会快得惊人，让人愉快轻松地工作。
将邮件按照类型和日期先后顺序统一保管
按照提供咨询服务的对象企业和主题分类，设置了多个文件夹，将发送的邮件、PPT 文件、PDF 文件、图片、URL 超链接等统一保存在里面，然后将这些文件夹以容易查找的方式放在电脑的桌面上。
日期一定要卸载文件名的左端。
邮件也应当保存在范文文件夹里
在编写邮件并发送之后，如果觉得这封邮件今后还可以用于委托、告知、说明等用途，就应该保存在"范文文件夹"里。
基于同样的想法，保存的网页、博客等也制作成了 URL 超链接，然后按照主题保存在不同的文件夹里。
区别使用邮件发送清单和社交软件
灵活使用邮件发送清单和建立讨论小组
通过邮件发送清单和建立讨论小组这样的网络工具，成员之间的沟通会变得更加顺畅。团队和项目的目的以及进度过程、推进方法的重点等，都能得到充分共享，推进工作的过程中也避免了不少分歧。
通过 Facebook 小组功能，轻松创建网络社区
Facebook 小组是指 Facebook 用户之间形成讨论小组，并进行沟通的一种网络系统。
将 Facebook 专页看作企业的官方网站
Facebook 专页，从沟通的角度来看和 Facebook 小组是相近的，但是形式上不需要提交参加申请，只需要在页面上点"赞"，就可以称为这个专页的关注者。
消除沟通上的障碍
认真倾听他人的发言能够更快速地推进工作
只需要认真地倾听他人的发言，便能够更快速地推进工作，没有比这更简单的方法了。
将想要表达的信息归纳成 3 ~ 4 个重点
在会议上发言的时候，或者是一对一地传达信息的时候，先简单地归纳要点，然后再开口说话比较稳妥。说是归纳，只需要写下 3 ~ 4 个重点就足够了。
应该传达的信息，要直接传达
将应该传达的信息直接传达给对方的话，工作速度就会提升。自己的需求、要求和不满的地方全部都准确地传达给了对方，便能减少多余的工作。
通过书面形式共享意见一致的内容
要快速推进工作，就必须将意见一致的内容当场写下来，再念一边，向对方确认是否存在理解上的偏差。
通过书面形式确认，有三个重要的理由：
- 即使认为意见达成一致的时候，其实和对方的理解仍然存在差异
- 某些问题上达成了一致，过了一段时间之后对方的记忆就变得模糊，只会记住对他自己有利的事情
- 在某些问题上达成了一致，过了一段时间之后自己的激励就变得模糊，只会记得对自己有利的事情
"居高临下"的态度是万恶的根源
在沟通上最常见、最严重的问题就是"居高临下"的态度。这里的"居高临下"的态度是指，想当然地认为自己处在更有优势的地位，露出轻视对方的表情，说一些轻视对方的话。
避免"居高临下"地和人接触，需要获取自信。
积极的反馈
做事特别利落的人，一般都很擅长积极地反馈。所谓积极地反馈是指，在员工和团队成员获得出色的成果时，给予表演和感谢，或者慰劳大家。
重点在于不论是什么情况，都要表现出积极乐观的态度。
避免和某类人打交道
避免和以下三种人打交道：
- 确实合不来的人
- 充满恶意的人
- 有些病态的人
